Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 3

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 3

Przedstawiam kolejną paczkę narzędzi pomagających w zarządzaniu małym zespołem. Tym razem na warsztat wziąłem Acelo, ActiveCollab, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Blossom i Binfire.

Accelo

Przeznaczenie

Accelo za punkt wyjścia bierze klienta, dla którego realizujemy projekty i mniejsze zlecenia. Do klienta można dopisywać projekty i zadania, które następnie są obciążane kosztami. W efekcie jest to raczej system do zarządzania firmą projektową niż projektami.

Accelo pretenduje to bycia swego rodzaju ERP dla firmy projektowej małej lub średniej wielkości. Dla korporacyjnych klientów i dużych projektów jest moim zdaniem jednak zbyt ubogie. W mniejszym stopniu jest to jednak narzędzie do zarządzania zespołem projektowym.

To rozwiązanie spisze się przede wszystkim w firmach, które realizują wiele zleceń na rzecz wielu klientów, które są rozliczane w trybie Time&Material, a jednocześnie zarządza projektami w innym narzędziu.

Główne funkcje

  • Zarządzanie klientem i kontaktami z nim.
  • Rejestrowanie zapytań, kontraktów, rozliczeń z klientem.
  • Podstawowa zarządzanie zakresem i czasem w projekcie.
  • Przypusywanie ludzi, stawek i kosztów do zadań.
  • Wystawianie faktur za prace.
  • Zarządzanie zgłoszeniami od klienta.
  • Zarządzanie wydatkami w projektach.
  • Śledzenie obciążenia zasobów ludzkich.
  • Raporty finansowe, np. analiza dochodowości firmy, kosztów ludzi etc.
  • Prosty lejek sprzedażowy.
  • Tablica Kanban z wieloma funkcjami filtrowania.
  • Śledzenie czasu realizacji zadań.
  • Monitorowanie zadań wybranego człowieka.
  • Prosta tablica ogłoszeniowa.
  • Karty pracy ludzi.
  • Przesyłanie wiadomości między użytkownikami.

Plusy

  • Ciekawie rozwiązane zarządzanie klientami na projekty.
  • Monitorowanie kosztów projektów na poziomie firmy.
  • Elementy zarządzania portfelem projektów.
  • Bardzo ciekawie rozwiązana funkcja kart pracy, można je wyświetlić dziennie, tygodniowo, rejestrować na podstawie deklaracji i czas rzeczywisty. Możemy mieć wiele timerów w jednym zadaniu, włączać je, zawieszać i uruchamiać dowolnie.

Minusy

  • System jest dość rozbudowany przez co nauka jego obsługi może trochę zająć.
  • System w wymiarze zarządzania zadaniami mógłby być nieco bardziej ergonomiczny.
  • Brak wielu typowych funkcji zarządzania projektem kaskadowym i zwinnym. Z obszaru zwinnego jest właściwie tylko tablica Kanban, jednak dość złożona.
  • Ze względu na złożoność i konieczność włączenia pracowników z wielu obszarów organizacji raczej nie da się go używać z marszu. Rozwiązanie wymaga wdrażania i szkolenia.

Koszt

  1. Nie ma sensu używać tego narzędzia w wariancie indywidualnym. W takiej sytuacji całkowicie wystarczy nam arkusz kalkulacyjny lub prosty systemik typu Harvest.
  2. W wariancie 9-osobowego zespołu system kosztuje w skali roku 33 700 zł.
  3. Dla firmy posiadającej 30 osób koszt roczny wyniesie ok. 114 000 zł. i jest to całkiem drogie narzędzie w porównaniu do innych.

ActiveCollab

Przeznaczenie

Mam problem z oceną tego pakietu. Nie jest to ani oprogramowania do zarządzania projektem kaskadowym, bo brakuje podstawowych funkcjonalności, jak ustrukturalizowany zakres, wykres Gantta ze ścieżką krytyczną, precyzyjniejsze liczenie budżetu. Nie jest to też narzędzie dla zespołów zwinnych, bo nie ma przejrzystej listy zadań w postaci choćby Kanbana. System niespecjalnie wspiera też po prostu zarządzanie zadaniami. Moje wrażenie jest takie, że twórcy postanowili stworzyć perfekcyjny kompromis, który nie zapewnia żadnego typowego rozwiązania, ale załatwia dużo spraw po trochu. Jest tutaj nawet opcja tworzenia szacunków kosztów projektów, która najwyraźniej nie jest połączona spójnym workflow z normalnym projektem. Jednak, jak na oprogramowanie do zarządzania porfelem projektów brakuje tu mnóstwa narzędzi kontrolnych i planistycznych.

Główną cechą wyróżniającą jest możliwość zaimportowania danych o projektach z bardzo wielu konkurencyjnych platform. Tylko… nie rozumiem, w jakim celu ktoś miałby migrować z tamtych rozwiązań do Activecollaba.

Negatywnie oceniam to narzędzie, bo prawdę mówiąc, nie wiem, dla kogo ono jest adresowane. Być może robię krzywdę Activecollab, bo z opisów na stronie wynika, że to oprogramowanie ma bardzo wiele opcji, ale ja ich nie znalazłem w trialu.

Główne funkcje

  • Dwupoziomowa struktura zakresu prac.
  • Lista dyskusyjna w projekcie.
  • Zarządzanie dokumentami w projekcie.
  • Rejestrowanie wydatków w projekcie.
  • Widok kalendarza dla zadań pojedynczych ludzi i zespołów.
  • Tworzenie faktur do projektu.
  • Raport obciążenia ludzi w projektach.
  • Tworzenie ofert.
  • Migracja danych z innych platform.

Plusy

  • Możliwość przeniesienia danych z konkurencyjnych rozwiązań do tego.

Minusy

  • Brak precyzyjnie zdefiniowanego odbiorcy i modelu użycia tego narzędzia.
  • Dziwnie dobrany zakres funkcjonalności.

Koszt

  • Koszt na jednego użytkownika to 300 zł. rocznie, jednak nie widzę powodu, dla którego ktoś miałby z tego korzystać dla osobistych potrzeb.
  • Dla małego zespołu to 2 700 zł. rocznie.
  • Dla średniej firmy to 9 000 zł. rocznie

Avaza

Przeznaczenie

Avaza to przyjemne w użyciu i całkiem rozbudowane narzędzie do zarządzania firmą projektową. Skupiono się przede wszystkim na funkcjonalności planowania i kontroli projektów z poziomu firmy, a w mniejszym na współpracy zespołu projektowego. System potrafi rejestrować koszty, czas pracy oraz postęp realizacji zadań. Generuje faktury i gromadzi informacje o płatnościach. Na koniec wyświetla kilkadziesiąt raportów głównie finansowych.

Samo prowadzenie projektu zostało sprowadzone do listy zadań, które mogą zostać zgrupowane w sekcje i wzbogacone o informacje na temat dat, kosztów, zużycia ludzi.

Avaza zatem jest adresowana przede wszystkim do średniej wielkości firmy, które zarabiają na projektach.

Główne funkcje

  • Dodawanie zadań do zakresu na dwóch poziomach.
  • Tablica Kanban, choć nieco ograniczona w dostosowaniu do potrzeb.
  • Uproszczony wykres Gantta
  • Komentowanie zadań, ustalanie dat, dodawanie załączników, ale brak zależności między zadaniami.
  • Planowanie i rozliczanie czasu pracy w zadaniach.
  • Podgląd własnych zadań i kalendarza zespołu.
  • Timer rejestrujący rzeczywisty czas pracy w zadaniu.
  • Rejestrowanie wydatków w zadaniach.
  • Generowanie ofert, całkiem przyjemnie zaprojektowane.
  • Fakturowanie i rejestrowanie płatności.
  • Rozbudowany moduł raportowy!

Plusy

  • Bardzo rozbudowane raportowanie.
  • Rejestrowanie czasu pracy i kosztów w projektach.
  • Podstawowe funkcje zarządzania projektami.

Minusy

  • Brak podstawowych funkcji zarządzania projektem zwinnym, jak Sprinty i raporty.
  • Bardzo uproszczone zarządzanie projektem kaskadowym, brak na przykład większości typowych funkcji Gantta.
  • Niewiele funkcji komunikacji w zespole.
  • Brak dokumentowania projektu.

Koszt

  • W przypadku indywidualnego korzystania Avaza kosztuje 0 zł.
  • Dla małego zespołu będzie to koszt na poziomie 4 300 zł. rocznie.
  • Zaś dla średniej wielkości firmy to koszt 16 460 zł. rocznie.

Azendoo

Przeznaczenie

Azendoo to moim zdaniem system dedykowany do zarządzania niewielkim zespołem lub firmą składającą się z kilku małych zespołów. Zawiera głównie funkcje realizujące podejście Kanban do zarządzania pracą zespołu.

Azendoo jest solidnie napisane, choć na rynku można znaleźć wiele takich narzędzi. Nie znajduje tutaj żadnego wyróżnika w stosunku do ofert konkurencji.

Główne funkcje

  • Tablica Kanban z możliwością ustawiania deadline zadania, dodawania podzadań, komentowania zadań.
  • Tablica aktywności.
  • Widok kalendarza.
  • Burnup chart.
  • Zestawienie obciążenia pracą zespołu.

Plusy

  • Prosty interface, choć widziałem bardziej dopracowane GUI.
  • Ciekawie opracowany widok aktywności w projekcie.
  • Wykres wypalania.
  • Śledzenie błędów.

Minusy

  • Brak wsparcia projektów kaskadowych.
  • Brak raportowania projektów, elementarne raportowanie zespołu.

Koszt

  1. Dla indywidualnych osób Azendoo kosztuje 360 zł. rocznie.
  2. Dla małego zespołu koszt tej aplikacji to 7 290 zł. rocznie.
  3. Dla średniej firmy to roczny koszt 24 300 zł.

Backlog

Przeznaczenie

Backlog niestety dużą część funkcji pokazuje dopiero od poziomu płatnych wersji, więc jedynie mogłem się domyślać. Ogólne wrażenie jest takie, że to system dedykowany do średniej wielkości zespołów pracujących w trybie kaskadowym. Wbrew nazwie aplikacji nie znalazłem nigdzie klasycznego Backlogu takiego, np. jak w Taiga albo chociaż Trello.

Główne funkcje

  • Widok Gantta (dostępny tylko w płatnej wersji).
  • Zarządzanie zagadnieniami w projekcie.
  • Dokumentowanie projektu w formie wikipedii.
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Burndown chart (dostępny w płatnej wersji).

Plusy

  • Na poziomie darmowym aplikacja nie oferuje zbyt wiele.

Minusy

  • Zgodnie z założeniami powyższych recenzji nie oceniam funkcji, których sam nie widziałem. Więc głównym minusem jest to, że w darmowej wersji po prostu niewiele jest dostępne.
  • Funkcji w wersji darmowej jest raczej niewiele i uznałbym Backlog za jedno z mniejszym narzędzi na rynku.

Koszt

  1. Na poziomie indywidualnym Backlog nic nie kosztuje.
  2. Dla małego zespołu Backlog kosztować będzie 1 680 zł. rocznie.
  3. Dla średniej wielkości firmy trzeba zaplanować budżet na poziomie 4 800 zł. rocznie.

Casual

Przeznaczenie

Wyróżniającą cechą Casual jest graficzne przedstawienie listy zadań w formie diagramu sieciowego. System pozwala na zaplanowanie zadań, przypisanie dat i ludzi a następnie ładną prezentację zakresu projektu. Niestety brakuje w nim innych funkcjonalności spotykanych w systemach tej klasy, jak raportowanie, widok kalendarza, Gantta, czy Kanbana.

System raczej nadaje się do pracy indywidualnej lub małego zespołu, gdy konieczne jest przejrzyste zaprezentowanie zakresu prac. Nie przyda się on raczej w sytuacji, gdy potrzebny jest nadzór nad ludźmi lub analiza efektywności prac. Przykładowo zadania można odznaczać tylko albo niewykonane, albo wykonane, bez stanów pośrednich w rodzaju 35%.

Główne funkcje

  • Lista zadań.
  • Komentowanie zadań.
  • Strukturalizacja zakresu za pomocą diagramu sieciowego.
  • Alokowanie zasobów do zadań.
  • Załączanie dokumentów do zadań.

Plusy

  • Silną stroną jest prostota systemu.
  • Wizualizacja struktury prac.

Minusy

  • Casual robi bardzo niewiele ponad prezentację struktury zakresu.

Koszt

  1. Dla pojedynczego użytkownika system kosztuje 336 zł. na rok.
  2. Mały zespół będzie musiał zapłaci rocznie 1 680 zł.
  3. Średniej wielkości firma musi przygotować się na koszt 6 384 zł. rocznie.

Planless

Przeznaczenie

Bardzo przyjemne narzędzie. Centralnym punktem jest lista zadań, które można przypisać do zespołu i wyświetlić w postaci uproszczonego Gantta. Ciekawym rozwiązaniem obecnym w dużym systemach PMIS jest możliwość przypisania kompetencji do zadania, a dopiero potem konkretnego człowieka. Kompetencja może mieć stawkę kosztową, ale nie mamy na nią limitu dostępności.

Z uwagi na fakt, że Gantt jest faktycznie mocno uproszczony, system nie nadaje się do zarządzania większymi kaskadowymi projektami, jednak plusem jest to, że dzięki temu narzędzie łatwo opanować. Planless to narzędzie adresowane do małych zespołów i małych firm, ale podoba mi się, że bardzo spójnie zaprojektowano funkcjonalność w kontekście celu wykorzystania tego programu. Muszę dodać, że Planless jest ewidentnie zaprojektowany pod małe zespoły pracujące w trybie Time&Material, nie ma tutaj innych kosztów zadań.

Główne funkcje

  • Dodawanie zadań, do których można toczyć dyskusje, planować daty i pracochłonność.
  • Rejestrowanie czasu pracy.
  • Zarządzanie użytkownikami i umiejętnościami.
  • Rozliczanie kosztów projektów.
  • Dodawania zdarzeń (zadań bez kosztów).

Plusy

  • Prostota i wysoka ergonomia narzędzia.
  • Płaska taryfa niezależnie od liczby użytkowników.

Minusy

  • Mała liczba funkcji związanych ze współpracą.
  • Brak funkcji kontroli projektów oprócz jedynie rozliczania kosztów.
  • Brak tablicy Kanban.
  • Bardzo prosty wykres Gantta.

Koszt

  • Dla pojedynczego użytkownika system w skali roku kosztować będzie 2 100 zł.
  • Dla zespołu będzie to koszt ok. 2 100 zł. rocznie.
  • A dla średniej wielkości firmy to 2 100 zł. rocznie

Jak widać stawka za używanie narzędzia jest płaska, co czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem przede wszystkim dla średniej wielkości firm.

Tym kończymy trzecią część przeglądu narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym i nie tylko. Na liście mam jeszcze: Binfire, Freedcamp, Favro, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Maistertask, Ntask, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Teamup, Tempo, TestbenchTodoist, Todo, Twist, Upwave, VabotuZenkit, Zoho. Jak widać całkiem dużo mi jeszcze zostało 🙂 Kto by pomyślał, że ten rynek jest tak rozdrobniony.

Równolegle postanowiłem stworzyć tabelkę, która w sposób syntentyczny porówna wszystkie analizowane narzędzie. Możecie ją znaleźć pod tym adresem: Porównanie narzędzi.

Porównanie narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Porównanie narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Poniżej znajdziecie podsumowanie narzędzi wspierających zarządzanie małym zespołem projektowym. Utworzyłem prostą tabelkę według kluczowych kryteriów, którą dla wygody można sortować, więc możecie szybko znaleźć najciekawsze systemy z perspektywy różnych kryteriów.

Przedstawione oceny oczywiście są subiektywne, jednak dokonałem ich na podstawie analizy kilkudziesięciu dostępnych w internecie narzędzi. Wydaje mi się, że mam całkiem szeroki ogląd na to, jak można wesprzeć mały zespół.

Poniższe oceny narzędzi do zarządzania projektami są oparte na napisanych wcześniej recenzjach, które można znaleźć tutaj: Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 1, część 2, część 3.

Nazwa Cena dla 1 użytkownika [rocznie zł] Cena dla zespołu 9 ludzi [rocznie zł] Cena dla 30 osobowej firmy [rocznie zł] Ergonomia (1-5) Użyteczność dla zwinnych (1-5) Użyteczność dla kaskadowych (1-5) Użyteczność dla pracy zadaniowej (1-5) Czas uczenia się [h]
Kanboard 0 0 0 3 4 0 2 1
Openproject 1111 2227 6682 3 2 3 1 3
Proofhub 2160 4272 4272 3 4 2 3 2
Taiga 240 2160 7200 4 5 0 2 2
Trello 0 4315 14385 5 4 0 4 0.5
Clickup 0 2172 12765 5 5 0 2 1
Wrike 2350 4704 35700 4 3 4 2 4
Asana 0 0 594 3 4 3 2 6
Basecamp 0 4000 4000 3 3 1 3 3
Bitrix 0 0 6710 3 2 3 1 5
Harvest 518 4500 15552 4 3 0 0 1
Monday 816 3792 19152 4 4 3 2 3
Nozbe 228 2388 2388 4 3 2 4 2
Nutcache 430 2880 8640 4 4 1 3 3
Planless 2100 2100 2100 5 3 1 4 0.5
Activecollab 300 2700 9000 2 2 1 1 2
Accelo 33700 114000 3 3 3 1 8
Avaza 0 4300 16460 4 2 3 0 5
Azendoo 360 7290 24300 3 3 0 3 1
Backlog 0 1680 4800 3 3 3 2 3
Casual 336 1680 6384 4 2 0 2 0.5
Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 2

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 2

W poprzedniej części omówiłem 7 narzędzi wspierających współpracę i komunikację w niewielkim zespole projektowym. Obiecałem też, że będzie kontynuacja tej analizy, bowiem narzędzi na rynku jest dużo więcej. W odpowiedzi na publikację otrzymałem kilka kolejnych narzędzi, o których warto opowiedzieć. Na liście teraz mam: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Clickup, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Openproject, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proofhub, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taiga, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, TestbenchTodoistTrello, Todo, Twist, Upwave, Wrike, VabotuZenkit, Zoho.

Możecie też zobaczyć zbiorczą ocenę tych i innych recenzowanych narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym w sortowanej tabeli.

Kryteria doboru na listę przyjąłem takie:

  • System jest dostępny w formule trial lub za darmo i mogę go osobiście poklikać.
  • System przede wszystkim służy do zarządzania zespołem w projekcie. Oferuje dostęp dla wielu użytkowników, ma zadania i rejestrowanie ich postępu.
  • Wykluczyłem systemy, który przeznaczeniem jest praca grupowa, ale niekoniecznie w projektach oraz wszelkie systemy wspólnego tworzenia dokumentów.
  • Wykluczyłem duże systemy korporacyjne, które i tak nie są dostępne za darmo, a w trialu, bo wymagają etapu wdrażania w organizacji i są na ogół drogie.

Dla wyliczenia kosztów przyjąłem trzy przypadki użycia i obliczałem wydatki w skali roku:

  1. Indywidualny użytkownik zarządzający kilkunastoma projektami naraz.
  2. Niewielki zwinny zespół do 9 osób (tyle sugeruje Scrum Guide) prowadzący wspólnie do 20 projektów.
  3. Średniej wielkości firma posiadająca do 30 osób i zarządzająca naraz 50 projektami.

W końcu każdy z systemów opisałem krótko według tej samej struktury: przeznaczenie, główne funkcje, plusy, minusy, koszt. W tej części analizy wezmę na tapetę Kanboard, Taiga, Trello, ………………………….

Kanboard

Przeznaczenie

Kanboard jest systemem darmowym i open source!. Jeszcze raz, jest za darmo jak pyły w powietrzu i WordPress. Szybko się go instaluje (mi zajęło to kilka minut) i robi to, co sugeruje nazwa. Obsługuje tablicę Kanban z tuzinami uzupełniających funkcji. Można na przykład zdefiniować dwuwymiarową tablicę, podzieloną na tory pływackie.

Moim zdaniem świetnie nada się do niewielkiego zespołu pracującego razem niekoniecznie w projekcie. Po prostu pracującego razem, w którym ludzie mogą wymieniać się zadaniami i w którym warto pokazywać wszystkim członkom zespołu aktualny stan prac.

Główne funkcje

  • Tablica zadań Kanban.
  • Wiele atrybutów zadań: kategorie, tagi, daty, kolory, statusy, etc.
  • Zarządzanie dostępami użytkowników.
  • Definiowanie podzadań.
  • Załączanie dokumentów do zadań.
  • Możliwość podziału tablicy na dodatkowe potoki.
  • Komentowanie zadań.
  • Widok listy moich zadań.

Plusy

  • Za darmo z otwartym kodem.
  • Łatwa instalacja i rozpoczęcie pracy na własnym serwerze.
  • Wiele atrybutów przy zadaniach.
  • Dwuwymiarowa tablica Kanban.

Minusy

  • Nieco surowo wygląda interface i mógłby być bardziej przyjazny i dopracowany. Z doświadczenia wiem, że tego aspektu nie można bagatelizować.
  • Dla korporacji brak wsparcia może być pewnym wyzwaniem.
  • Brak innych funkcji zarządzania projektami poza Kanbanem.
  • Brak raportowania postępu prac.

Koszt

We wszystkich wariantach koszt wynosi zero 🙂

Openproject

Przeznaczenie

To jeden większych z pośród omawianych systemów, których moim zdaniem zatrzymał się w pół kroku do wielkości. Stara się wesprzeć zarówno projekty zwinne, jak i kaskadowe. Jednak z kaskadowymi wychodzi mu to dużej lepiej niż ze zwinnymi.

Openproject jest adresowany raczej do średniej wielkości firm prowadzących kaskadowe projekty, ale głównie w aspekcie harmonogramu. Warstwa kosztów jest potraktowana powierzchownie, a o EVM można zapomnieć. Nie wyobrażam sobie użycia go do zarządzania własnymi zadaniami, są prostsze i tańsze rozwiązania do takich celów. Z drugiej strony średnia firma od projektów kaskadowych zwykle ma potrzeby bilansowania zasobów, monitorowania ich efektywności i wiarygodności prognoz, przewidywania zysków na projekcie i tutaj tego nie znajdziemy.

Główne funkcje

  • Ustrukturalizowany zakres w reszcie pozwalający na wiele poziomów zagłębień! Jak widać z mojej analizy to rzadkie w tej klasie rozwiązań.
  • Wykres Gantta pozwalający na drag&drop oraz pilnujący logicznych zależności. Przydatna sprawa w projektach kaskadowych.
  • Widok kamieni milowych w projekcie.
  • Filtrowanie zadań na wiele różnych sposobów, przydatne przy większych projektach.
  • Różne raporty podsumowujące projekt w tym prosty raport kosztów.
  • Proste zarządzanie zgłoszeniami błędów, które mogą stać się pakietami roboczymi.
  • Tablica zadań Kanban, choć nie było dla mnie jasne, w jaki sposób zmiana statusu zadania na tablicy wpływa na postęp projektu na Gantt. Być może zadanie niezależnie może mieć status z Kanban i terminy oraz procent wykonania z Gantta. Jeżeli tak, to używanie obu tych funkcjonalności naraz jest dla mnie niezasadne.
  • Możliwość dołączania atrybutów do zadań, ludzi, terminów, zależności logicznych, załączników, ale brakuje dyskusji.
  • Tablica ogłoszeń w projekcie.
  • Dokumentacja projektu w formie uproszczonej wikipedii.
  • Zarządzanie użytkownikami.

Plusy

  • Dobre wsparcie dla projektów kaskadowych, nie idealne, ale dobre. W tym możliwość elastycznej strukturalizacji prac, filtrowania zadań, dodawania kamieni milowych, zależności między zadaniami.
  • Fajne wiki przeznaczone do dokumentowania projektu.
  • Przejrzysty interface, choć ergonomia pracy z Ganttem mogłaby być lepsza.
  • Dużo funkcji związanych z dokumentowanie projektu.

Minusy

  • Mało rozbudowane funkcje komunikacyjne w zespole.
  • Brak planów bazowych co w przypadku kontroli projektów kaskadowych wydaje się istotnym wymogiem.
  • Za mało raportów kontroli kondycji projektu.
  • Słabe wsparcie projektów zwinnych. Tablica Kanban jest dość prosta i symbolicznie powiązana z Ganttem.,
  • Ograniczone wsparcie zarządzania kosztami i marżą projektu.

Koszt

  1. Dla pojedynczej osoby jest to rozwiązanie dość drogie, bo 1 111 zł. rocznie.
  2. Dla małego zespołu roczny koszt wyniesie 2 227 zł.
  3. Dla średniej wielkości firmy projektowej koszt to 6 682 zł. rocznie.

Proofhub

Przeznaczenie

Nowością w Profhub jest możliwość dodawania wielu list zadań, każda z własną tablicą Kanban z różnymi statusami. Punktem wyjścia jest tutaj właśnie lista zadań, która zawiera w sobie tablicę, ale z drugiej strony może być prezentowana na Gantt tak, jak pokazywane są w MS Project zadania sumaryczne. Jest to ciekawa próba połączenia świata kaskadowego ze zwinnym.

Proofhub to narzędzie, które w ciekawy sposób łączy wykres Gantta z zależnościami między zadaniami i tablice Kanban. Jednak nie sposób mieć wszystkiego, toteż zadania nie są pilnowane, czy spełniają zadane warunki z diagramu sieciowego. Brakuje również możliwości wprowadzenia ustrukturalizowanego zakresu (za pomocą tablic można zasymulować dwa poziomy dekompozycji WBS, np. produkty projektu i zadania je dostarczające). Moim zdaniem to zgrabne narzędzie do małych i średnich projektów, w których struktura podziału prac nie jest istotna i nie trzeba zarządzać kosztami, ani pracochłonnością. Podejrzewam, że przy większej liczbie zadań może pojawić się bałagan, jednak zasada: jedna tablica = jeden projekt mocno porządkuje współpracę.

Profhub jest promowany jako narzędzie do zarządzania firmą realizującą wiele projektów naraz, jednak w takiej sytuacji zabrakło mi repozytorium dokumentów, zarządzania kosztami, ofertowania, planowania bazowego projektu, analizy odchyleń na harmonogramie i koszcie, zarządzania zmianami.

Główne funkcje

  • Prowadzenie dyskusji w ramach zespołu.
  • Tablica zadań Kanban.
  • Wiele tablic w jednym projekcie.
  • Śledzenie czasu pracy nad zadaniami.
  • Komentowanie zadań.
  • Atrybuty zadań, np. ważność, załączniki, daty
  • Określanie procentowo stopnia zaawansowania zadania.
  • Filtrowanie widoku Gantta po różnych kryteriach.
  • Raporty burnup, statusów zadań.
  • Widok kalendarza.
  • Proste zarządzanie dokumentami.
  • Zarządzanie dostępami do projektów.

Producent komunikuje, że są dostępne funkcje związane z rozliczaniem prac, ale w wersji trial nie mogłem ich zobaczyć niestety, więc nie oceniam.

Plusy

  • Schludny interface bez nadmiaru informacji.
  • Wiele list zadań w ramach jednego projektu.
  • Podstawowe raportowanie postępu prac, obciążenia zasobów.
  • Planowanie i monitorowanie czasu prostego projektu.

Minusy

  • Wykres Gantta ma ograniczona funkcjonalność ze względu na konieczność powiązania z tablicami kanbanowymi.
  • Interface aplikacji reagował z irytującym opóźnieniem. Za każdym razem, gdy kliknąłem musiałem odczekać pół sekundy lub dłużej na zapisanie się stanu. To czasem powodowało wykonywanie tej samej czynności podwójnie. Wiecie, jak to jest z guzikiem od windy, która jedzie za wolno, albo włącznikiem świateł na przejściu dla pieszych? Naciskamy go sto razy, aby szybciej zareagował.
  • Brak wymiary kosztowego za wyjątkiem rejestrowania godzin w zadaniach.
  • Skoro już jest Gantt i zależności między zadaniami, to oczekiwałbym, że będzie dało się ustawiać go za pomocą drag&drop. Jednak nie jest to tutaj takie intuicyjne.

Koszt

Cena Proofhuba jest zróżnicowana według dostępnych funkcji a nie skali użycia.

  1. W wariancie indywidualnym wybrałbym wersję podstawową Proofhub i wówczas kosztuje rocznie ok. 2 160 zł.
  2. W wariancie małego zespołu potrzebowałbym dodatkowych funkcji i wtedy musiałbym zapłacić 4 272 zł. rocznie.
  3. Podobnie było w przypadku średniej firmy – 4 272 zł. rocznie.

Taiga

Przeznaczenie

Taiga oferuje dwa predefiniowane tryby pracy: Scrum i Kanban. Funkcje systemu są precyzyjnie ustawione pod te dwie metodyki. Z jednej strony upraszcza to korzystanie, model użycia jest dość oczywisty, z drugiej zaś strony czyni narzędzie mniej uniwersalnym. Przykładowo korzystanie w modelu Scrum powoduje, że zaczynamy od wypełnienia listy Product Backlogu historyjkami, a każda historyjka może mieć w punktach wycenioną złożoność, można nawet osobno wycenić UX, frontend etc.

Podsumowując Taiga jest dobrze zaplanowanym narzędziem dla zespołów agile’owych w projektach developerskich korzystających ze Scrum lub Kanban. Podoba mi się tak precyzyjne zaplanowanie sposobu użycia. Choć pewnie ogranicza to krąg potencjalnych użytkowników. To może być fajne narzędzie do współpracy na linii product owner – zespół.

Główne funkcje

  • Backlog z historyjkami.
  • Możliwość głosowania na historyjki, wyceny w storypointach,
  • Dodawanie wielu atrybutów i podzadań do historyjek.
  • Zarządzanie sprintami.
  • Kanban board dla sprintu.
  • Przypisywanie zadań do historyjek na kanbanie.
  • Zarządzanie zgłoszeniami, błędami, pytaniami.
  • Filtrowanie zadań i zgłoszeń po różnych kryteriach.
  • Moduł dokumentowania projektu inspirowany wikipedią.
  • Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
  • Raportowanie velocity sprintu.

Plusy

  • Jednoznacznie określony model użycia aplikacji – Scrum lub Kanban według jasno zaplanowanych funkcji. Wierne oddanie założeń tych metodyk.
  • Schludny i przejrzysty interface użytkownika.
  • Narzędzie robi to, do czego zostało zaprojektowane.

Minusy

  • Jednoznacznie określony model użycia, co powoduje, że zespołom nie będącym aż tak wiernym Scrumowi lub Kanbanowi może być niewygodnie korzystać z tego narzędzia.
  • Jak na system Kanban, to mógłby być nieco bardziej intuicyjny. Moim zdaniem przydałby się końcowy sznyt, tu automatyczny zapis po naciśnięciu enter, tam możliwość dodawania zadań w konkretnej kolumnie, albo oglądania dyskusji wprost na tablicy.
  • Nie znalazłem raportu burndown, cumullative flow diagram, czy burnup.
  • Skoro adresatem są zespoły Scurmowe, to przydałoby się wsparcie komunikacji w sytuacji, gdy taki zespół działa w rozproszeniu.

Koszt

  1. Przy użyciu osobistym Taiga jest darmowa, ale małym haczykiem. Otóż dopuszczalny jest tylko jeden prywatny projekt, jak rozumiem reszta jest widoczna na zewnątrz. Wersja bardziej dyskretna kosztuje 240 zł. rocznie.
  2. W przypadku małego zespołu Taiga rocznie kosztować będzie 2 160 zł.
  3. Dla średniej firmy to wydatek rzędu 7 200 zł. na rok. Producent sugeruje upusty od 30 użytkowników, ale nie precyzuje jakie, więc ich nie uwzględniałem w wyliczeniach.

Trello

Przeznaczenie

Trello to chyba najpopularniejszy system wspierający zwinne projekty. Świetna ergonomia, niska cena i dotrzymywanie obietnic zadecydowały o sukcesie tego narzędzia. Trello nie udaje nawet, że robi coś innego niż tablica zadań Kanban, ale robi to naprawdę dobrze.

Główne funkcje

  • Tablica Kanban
  • Tablica Kanban
  • Tablica Kanban
  • A ponadto zadania mogą mieć załączniki, można prowadzić wokół nich dyskusje, mogą mieć terminy, atrybuty rożnych rodzajów.
  • Dużo pluginów rozszerzających możliwości Trello, np. wspomniany juz Harvest.

Plusy

  • Ergonomia!
  • Krótka krzywa uczenia się, która zajmuje minutę.
  • Dobrze opracowana tablica Kanban.

Minusy

  • Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
  • Przy dużych projektach zwinnych może pojawiać się bałagan ze względu na dużą liczbę zadań.
  • Brak zarządzania innymi obszarami za wyjątkiem zadań i ich statusów. Zarządzanie czasem jest naprawdę szczątkowe.
  • Brak raportów stanu projektu, kondycji, podsumowań etc.

Koszt

  1. Dla indywidualnego użytkownika jest całkowicie za darmo. Pewne funkcje związane z konfigurowaniem są płatne na poziomie 180 zł. rocznie, jednak nigdy ich nie potrzebowałem.
  2. Dla małego zwinnego zespołu też jest za darmo. Ja prowadziłem w tym narzędziu kilkadziesiąt projektów i nigdy nie system nawet nie sugerował, że za coś trzeba będzie płacić. Limitem jest 10 tablic dla zespołu naraz. Jeżeli potrzebujemy funkcji premium, to jest to 4 315 zł. rocznie na 9-osobowy zespół.
  3. Średniej wielkości firma zapłaci już 14 385 zł. rocznie.

Clickup

Przeznaczenie

Clickup jest ewidentnie zaprojektowany pod zespoły zwinne. Mamy tu punkty zadań, sprinty, tablicę zadań i dokumentację projektu. Przyjemne narzędzie do konkretnych celów.

Główne funkcje

  • Kanban board, lista zadań z priorytetami, widok terminarza.
  • Podgląd listy sprintów z ich zakresem.
  • Integracja z różnymi aplikacjami uzupełniającymi funkcjonalność: kalendarze, śledzenie czasu pracy, zarządzanie dokumentami.
  • Moduł przesyłania wiadomości między członkami zespołu.
  • Załączanie plików, podzadań, atrybutów do zadań na tablicy.
  • Moduł zarządzania celami członków zespołu.
  • Ekran z listą moich projektów i ich postępem.
  • Moduł tworzenia dokumentacji projektu.
  • Zarządzanie dokumentami.

Plusy

  • Ergonomiczny interface działający płynnie.
  • Przyjemne zarządzanie zakresem sprintów.
  • Silne wsparcie dla projektów zwinnych, szczególnie Scrumowych.
  • Integrowalność z wieloma systemami zewnętrznymi.

Minusy

  • Brak wsparcia projektów kaskadowych.
  • Brak możliwości strukturalizacji zakresu za wyjątkiem podzadań w ramach zadania.
  • Brak harmonogramu z datami i zależnościami między zadaniami.
  • Brak zarządzania kosztami, choć jest możliwość integracji z Harvest.

Koszt

  1. W wariancie indywidualnych Clickup nic nie kosztuje, jednak będzie miał ograniczoną funkcjonalność.
  2. Dla zespołu zwinnego koszt wyniesie 2 127 zł. rocznie.
  3. Dla średnie firmy koszt jest już większy, bo konieczne może okazać się dokupienie dodatkowych funkcjonalności, moim zdaniem wyjdzie w skali roku ok. 12 765 zł.

Wrike

Przeznaczenie

To najprzyjemniejsze w użyciu narzędzie do zarządzania kaskadowym projektem, jakie analizowałem na potrzeby niniejszego porównania. Drag&drop na Gantt działa intuicyjnie i szybko, można tworzyć zagłębienia struktury podziału prac, zależności między zadaniami itd. Dużo fajniejsze w użyciu niż Openproject opisany powyżej.

Podsumowując, jeśli firma zarządza projektami kaskadowymi i nie jest dla niej istotne monitorowanie kosztów i zarządzanie baseline’ami, to jest to świetne narzędzie. Prawdopodobnie raporty umożliwiają kontrolę kondycji projektu, ale niestety nie miałem szansy ich zobaczyć, bo są zablokowane w wersji trial. Zwinne projekty, mimo funkcji tablicy Kanban, nie są najlepiej wspierane w Wrike.

Główne funkcje

  • Widok Gantta z wygodnym interface drag&drop.
  • Strukturalizacja zakresu prac.
  • Widok Kanban, listy zadań.
  • Zarządzanie dokumentami przy zadaniach.
  • Osobista lista zadań.
  • Szablony zadań.
  • Moduł komunikacji przez przesyłanie sobie wiadomości.
  • Osobista tablica Kanban.
  • Raportowanie jest dostępne, ale nie widziałem go na własne oczy, bo jest dostępne tylko w wersji płatnej.

Plusy

  • Intuicyjny interface, szczególnie przyjemnie korzysta się z wykresu Gantta.
  • Ustrukturalizowany zakres.
  • Funkcje zarządzania portfelem i pulą zasobów, jednak nie mogłem z nich bezpośrednio skorzystać, bo są płatne.

Minusy

  • Brak zarządzania kosztem i marżowością projektów, chyba, że nie udało mi się do nich dotrzeć.
  • Słabe wsparcie dla projektów zwinnych.
  • Brak zarządzania dokumentacją projektów.
  • Ograniczone wsparcie dla komunikacji w projekcie. To raczej narzędzie dedykowane do zespołów zlokalizowanych w jednym miejscu, albo komunikujących się za pomocą innych narzędzi.

Koszt

  1. W wariancie osobistym nie zalecałbym używania tego narzędzia, już lepiej kupić sobie MS Project. Szczególnie, że najtańsza wersja kosztuje 2 350 zł. rocznie.
  2. W wariancie małego zespołu korzystanie kosztuje ok. 4 704 zł. rocznie.
  3. Dla średniego przedsiębiorstwa koszt wynosi w skali roku 35 700 zł.

Podsumowanie

Przeanalizowałem 14 platform do zarządzania współpracą zespołów w projektach. Po drodze okazało się, że krajobraz takich aplikacji jest dużo większy niż sądziłem. Znalazłem ich około 60! Jest z czego wybierać. Sądzę, że trzeba rozróżnić, czy szukamy systemu do projektów kaskadowych, czy zwinnych. Trudno o dobre połączenie. W przypadku kaskadowych najbardziej dotąd podobał mi się Wrike ze względu na ergonomię i ilość funkcji. Dla projektów zwinnych wybór i podobieństwo systemów do siebie jest dużo większe, moje typy to Trello i Clickup w przypadku płatnych oraz Kanboard w przypadku darmowych.

Do przejrzenia zostało mi jeszcze sporo: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, TestbenchTodoist, Todo, Twist, Upwave, VabotuZenkit, Zoho. Obiecuje, że w miarę wolnego czasu będę kontynuował moją misję.

Artysta w projekcie

Artysta w projekcie

artysta w projekcieCzasem zdarza się trafić na ciekawy typ współpracownika w projekcie. Ktoś, kto na pytanie, jak ci idzie to zadanie, wznosi się na wyżyny euforii, opiewając rozpracowywany właśnie problem techniczny albo roztaczając wizję świata, gdy jego wiekopomne dzieło zostanie już ukończone. Taki entuzjazm i dążenie do perfekcji bywa zaraźliwe i inspirujące dla wszystkich poddanych magii. Zdarza się, że w nudnym projekcie potrafi nadać większy sens nawet kopaniu rowu, czy rysowaniu raportów sprzedaży na 347 slajdzie prezentacji dla anonimowych decydentów z egzotycznego kraju, w którym pomarańcze rosną na ulica a ludzie noszą dziwaczne czapki.

Ale…

(więcej…)

Praca zespołowa – druga garść sprawdzonych naukowo zależności

Praca zespołowa – druga garść sprawdzonych naukowo zależności

Obiecałem, że przekopię jeszcze źródła literaturowe i opublikuje kolejną porcję zweryfikowanych faktów. Ich weryfikacja odbywała się głównie na dwa sposoby. Albo badacze analizowali zachowanie zespołów w trakcie eksperymentów związanych ze współpracą. My sami przeprowadziliśmy taki eksperyment przy okazji symulacji Baza na Marsie, o czym wielokrotnie wspominaliśmy. Tego typu eksperymenty mają postać symulacji, w których grupa ludzi musi osiągnąć jakiś wspólny cel, na przykład obrona bazy wojskowej przed atakiem, zbudowanie domu, rozegranie gry strategicznej w prowadzenie firmy. Drugi sposób to obserwacja pracowników w rzeczywistych organizacjach, jak korporacje, szpitale, wojsko. Następnie zbieranie informacji ankietowej o odczuciach związanych z pracą i efektywności zespołów.

Niektóre z poniższych pewnie okażą się dla was oczywiste i zgodne z doświadczeniem, jak to, że lider jest w stanie skutecznie wpływać na efektywność zespołu. Inne, przynajmniej dla mnie były zaskakujące, jak na przykład to, że wcale nie zorientowanie na relacje w zespole, ale zorientowanie na zadania i ich rezultat wpływ na pozytywny klimat wspierający współpracę w innowacyjnych zadaniach.

(więcej…)

Skoordynowana improwizacja, czyli commander’s intent

Skoordynowana improwizacja, czyli commander’s intent

intencja dowódcyNieprzewidywalność biznesu rośnie. Dla działań powtarzalnych lub rutynowych możemy organizować zespoły w procesy lub po prostu delegować ludziom zadania. Gdy obszar, w którym działamy jest przewidywalny. Ale nieprzewidywalność rośnie. Zatem możemy zaplanować kroki do zrealizowania w ramach innowacyjnego przesięwzięcia i starać się ich trzymać. Bo wierzymy, że plan jest dobry, a wykonanie powinno za nim podążać. Uruchamiamy projekt kaskadowy. Jednak nieprzewidywalność rośnie. Możemy w takiej sytuacji z grubsza zdefiniować wizję produktu finalnego i na bieżąco specyfikować najbliższe zadania. Jednocześnie możemy starać się wyzwolić w zespole inicjatywę, aby sam wskazywał lepsze kierunku prac. Staramy się być zwinni w odpowiedzi na nieprzewidywalność, która nadal rośnie. W końcu może sprecyzować wizję sukcesu, zbudować kulturę efektywnego improwizowania i gromadzić wiedzę na różnych poziomach organizacji. O tym jest poniższy tekst, o zamiarze dowódcy, choć po polsku już nie brzmi tak profesjonalnie.

(więcej…)

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany