Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 3

Przedstawiam kolejną paczkę narzędzi pomagających w zarządzaniu małym zespołem. Tym razem na warsztat wziąłem Acelo, ActiveCollab, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Blossom i Binfire.

Accelo

Przeznaczenie

Accelo za punkt wyjścia bierze klienta, dla którego realizujemy projekty i mniejsze zlecenia. Do klienta można dopisywać projekty i zadania, które następnie są obciążane kosztami. W efekcie jest to raczej system do zarządzania firmą projektową niż projektami.

Accelo pretenduje to bycia swego rodzaju ERP dla firmy projektowej małej lub średniej wielkości. Dla korporacyjnych klientów i dużych projektów jest moim zdaniem jednak zbyt ubogie. W mniejszym stopniu jest to jednak narzędzie do zarządzania zespołem projektowym.

To rozwiązanie spisze się przede wszystkim w firmach, które realizują wiele zleceń na rzecz wielu klientów, które są rozliczane w trybie Time&Material, a jednocześnie zarządza projektami w innym narzędziu.

Główne funkcje

• Zarządzanie klientem i kontaktami z nim.
• Rejestrowanie zapytań, kontraktów, rozliczeń z klientem.
• Podstawowa zarządzanie zakresem i czasem w projekcie.
• Przypusywanie ludzi, stawek i kosztów do zadań.
• Wystawianie faktur za prace.
• Zarządzanie zgłoszeniami od klienta.
• Zarządzanie wydatkami w projektach.
• Śledzenie obciążenia zasobów ludzkich.
• Raporty finansowe, np. analiza dochodowości firmy, kosztów ludzi etc.
• Prosty lejek sprzedażowy.
• Tablica Kanban z wieloma funkcjami filtrowania.
• Śledzenie czasu realizacji zadań.
• Monitorowanie zadań wybranego człowieka.
• Prosta tablica ogłoszeniowa.
• Karty pracy ludzi.
• Przesyłanie wiadomości między użytkownikami.

Plusy

• Ciekawie rozwiązane zarządzanie klientami na projekty.
• Monitorowanie kosztów projektów na poziomie firmy.
• Elementy zarządzania portfelem projektów.
• Bardzo ciekawie rozwiązana funkcja kart pracy, można je wyświetlić dziennie, tygodniowo, rejestrować na podstawie deklaracji i czas rzeczywisty. Możemy mieć wiele timerów w jednym zadaniu, włączać je, zawieszać i uruchamiać dowolnie.

Minusy

• System jest dość rozbudowany przez co nauka jego obsługi może trochę zająć.
• System w wymiarze zarządzania zadaniami mógłby być nieco bardziej ergonomiczny.
• Brak wielu typowych funkcji zarządzania projektem kaskadowym i zwinnym. Z obszaru zwinnego jest właściwie tylko tablica Kanban, jednak dość złożona.
• Ze względu na złożoność i konieczność włączenia pracowników z wielu obszarów organizacji raczej nie da się go używać z marszu. Rozwiązanie wymaga wdrażania i szkolenia.

Koszt

1. Nie ma sensu używać tego narzędzia w wariancie indywidualnym. W takiej sytuacji całkowicie wystarczy nam arkusz kalkulacyjny lub prosty systemik typu Harvest.
2. W wariancie 9-osobowego zespołu system kosztuje w skali roku 33 700 zł.
3. Dla firmy posiadającej 30 osób koszt roczny wyniesie ok. 114 000 zł. i jest to całkiem drogie narzędzie w porównaniu do innych.

ActiveCollab

Przeznaczenie

Mam problem z oceną tego pakietu. Nie jest to ani oprogramowania do zarządzania projektem kaskadowym, bo brakuje podstawowych funkcjonalności, jak ustrukturalizowany zakres, wykres Gantta ze ścieżką krytyczną, precyzyjniejsze liczenie budżetu. Nie jest to też narzędzie dla zespołów zwinnych, bo nie ma przejrzystej listy zadań w postaci choćby Kanbana. System niespecjalnie wspiera też po prostu zarządzanie zadaniami. Moje wrażenie jest takie, że twórcy postanowili stworzyć perfekcyjny kompromis, który nie zapewnia żadnego typowego rozwiązania, ale załatwia dużo spraw po trochu. Jest tutaj nawet opcja tworzenia szacunków kosztów projektów, która najwyraźniej nie jest połączona spójnym workflow z normalnym projektem. Jednak, jak na oprogramowanie do zarządzania porfelem projektów brakuje tu mnóstwa narzędzi kontrolnych i planistycznych.

Główną cechą wyróżniającą jest możliwość zaimportowania danych o projektach z bardzo wielu konkurencyjnych platform. Tylko… nie rozumiem, w jakim celu ktoś miałby migrować z tamtych rozwiązań do Activecollaba.

Negatywnie oceniam to narzędzie, bo prawdę mówiąc, nie wiem, dla kogo ono jest adresowane. Być może robię krzywdę Activecollab, bo z opisów na stronie wynika, że to oprogramowanie ma bardzo wiele opcji, ale ja ich nie znalazłem w trialu.

Główne funkcje

• Dwupoziomowa struktura zakresu prac.
• Lista dyskusyjna w projekcie.
• Zarządzanie dokumentami w projekcie.
• Rejestrowanie wydatków w projekcie.
• Widok kalendarza dla zadań pojedynczych ludzi i zespołów.
• Tworzenie faktur do projektu.
• Raport obciążenia ludzi w projektach.
• Tworzenie ofert.
• Migracja danych z innych platform.

Plusy

• Możliwość przeniesienia danych z konkurencyjnych rozwiązań do tego.

Minusy

• Brak precyzyjnie zdefiniowanego odbiorcy i modelu użycia tego narzędzia.
• Dziwnie dobrany zakres funkcjonalności.

Koszt

• Koszt na jednego użytkownika to 300 zł. rocznie, jednak nie widzę powodu, dla którego ktoś miałby z tego korzystać dla osobistych potrzeb.
• Dla małego zespołu to 2 700 zł. rocznie.
• Dla średniej firmy to 9 000 zł. rocznie

Avaza

Przeznaczenie

Avaza to przyjemne w użyciu i całkiem rozbudowane narzędzie do zarządzania firmą projektową. Skupiono się przede wszystkim na funkcjonalności planowania i kontroli projektów z poziomu firmy, a w mniejszym na współpracy zespołu projektowego. System potrafi rejestrować koszty, czas pracy oraz postęp realizacji zadań. Generuje faktury i gromadzi informacje o płatnościach. Na koniec wyświetla kilkadziesiąt raportów głównie finansowych.

Samo prowadzenie projektu zostało sprowadzone do listy zadań, które mogą zostać zgrupowane w sekcje i wzbogacone o informacje na temat dat, kosztów, zużycia ludzi.

Avaza zatem jest adresowana przede wszystkim do średniej wielkości firmy, które zarabiają na projektach.

Główne funkcje

• Dodawanie zadań do zakresu na dwóch poziomach.
• Tablica Kanban, choć nieco ograniczona w dostosowaniu do potrzeb.
• Uproszczony wykres Gantta
• Komentowanie zadań, ustalanie dat, dodawanie załączników, ale brak zależności między zadaniami.
• Planowanie i rozliczanie czasu pracy w zadaniach.
• Podgląd własnych zadań i kalendarza zespołu.
• Timer rejestrujący rzeczywisty czas pracy w zadaniu.
• Rejestrowanie wydatków w zadaniach.
• Generowanie ofert, całkiem przyjemnie zaprojektowane.
• Fakturowanie i rejestrowanie płatności.
• Rozbudowany moduł raportowy!

Plusy

• Bardzo rozbudowane raportowanie.
• Rejestrowanie czasu pracy i kosztów w projektach.
• Podstawowe funkcje zarządzania projektami.

Minusy

• Brak podstawowych funkcji zarządzania projektem zwinnym, jak Sprinty i raporty.
• Bardzo uproszczone zarządzanie projektem kaskadowym, brak na przykład większości typowych funkcji Gantta.
• Niewiele funkcji komunikacji w zespole.
• Brak dokumentowania projektu.

Koszt

• W przypadku indywidualnego korzystania Avaza kosztuje 0 zł.
• Dla małego zespołu będzie to koszt na poziomie 4 300 zł. rocznie.
• Zaś dla średniej wielkości firmy to koszt 16 460 zł. rocznie.

Azendoo

Przeznaczenie

Azendoo to moim zdaniem system dedykowany do zarządzania niewielkim zespołem lub firmą składającą się z kilku małych zespołów. Zawiera głównie funkcje realizujące podejście Kanban do zarządzania pracą zespołu.

Azendoo jest solidnie napisane, choć na rynku można znaleźć wiele takich narzędzi. Nie znajduje tutaj żadnego wyróżnika w stosunku do ofert konkurencji.

Główne funkcje

• Tablica Kanban z możliwością ustawiania deadline zadania, dodawania podzadań, komentowania zadań.
• Tablica aktywności.
• Widok kalendarza.
• Burnup chart.
• Zestawienie obciążenia pracą zespołu.

Plusy

• Prosty interface, choć widziałem bardziej dopracowane GUI.
• Ciekawie opracowany widok aktywności w projekcie.
• Wykres wypalania.
• Śledzenie błędów.

Minusy

• Brak wsparcia projektów kaskadowych.
• Brak raportowania projektów, elementarne raportowanie zespołu.

Koszt

1. Dla indywidualnych osób Azendoo kosztuje 360 zł. rocznie.
2. Dla małego zespołu koszt tej aplikacji to 7 290 zł. rocznie.
3. Dla średniej firmy to roczny koszt 24 300 zł.

Backlog

Przeznaczenie

Backlog niestety dużą część funkcji pokazuje dopiero od poziomu płatnych wersji, więc jedynie mogłem się domyślać. Ogólne wrażenie jest takie, że to system dedykowany do średniej wielkości zespołów pracujących w trybie kaskadowym. Wbrew nazwie aplikacji nie znalazłem nigdzie klasycznego Backlogu takiego, np. jak w Taiga albo chociaż Trello.

Główne funkcje

• Widok Gantta (dostępny tylko w płatnej wersji).
• Zarządzanie zagadnieniami w projekcie.
• Dokumentowanie projektu w formie wikipedii.
• Zarządzanie dokumentami.
• Burndown chart (dostępny w płatnej wersji).

Plusy

• Na poziomie darmowym aplikacja nie oferuje zbyt wiele.

Minusy

• Zgodnie z założeniami powyższych recenzji nie oceniam funkcji, których sam nie widziałem. Więc głównym minusem jest to, że w darmowej wersji po prostu niewiele jest dostępne.
• Funkcji w wersji darmowej jest raczej niewiele i uznałbym Backlog za jedno z mniejszym narzędzi na rynku.

Koszt

1. Na poziomie indywidualnym Backlog nic nie kosztuje.
2. Dla małego zespołu Backlog kosztować będzie 1 680 zł. rocznie.
3. Dla średniej wielkości firmy trzeba zaplanować budżet na poziomie 4 800 zł. rocznie.

Casual

Przeznaczenie

Wyróżniającą cechą Casual jest graficzne przedstawienie listy zadań w formie diagramu sieciowego. System pozwala na zaplanowanie zadań, przypisanie dat i ludzi a następnie ładną prezentację zakresu projektu. Niestety brakuje w nim innych funkcjonalności spotykanych w systemach tej klasy, jak raportowanie, widok kalendarza, Gantta, czy Kanbana.

System raczej nadaje się do pracy indywidualnej lub małego zespołu, gdy konieczne jest przejrzyste zaprezentowanie zakresu prac. Nie przyda się on raczej w sytuacji, gdy potrzebny jest nadzór nad ludźmi lub analiza efektywności prac. Przykładowo zadania można odznaczać tylko albo niewykonane, albo wykonane, bez stanów pośrednich w rodzaju 35%.

Główne funkcje

• Lista zadań.
• Komentowanie zadań.
• Strukturalizacja zakresu za pomocą diagramu sieciowego.
• Alokowanie zasobów do zadań.
• Załączanie dokumentów do zadań.

Plusy

• Silną stroną jest prostota systemu.
• Wizualizacja struktury prac.

Minusy

• Casual robi bardzo niewiele ponad prezentację struktury zakresu.

Koszt

1. Dla pojedynczego użytkownika system kosztuje 336 zł. na rok.
2. Mały zespół będzie musiał zapłaci rocznie 1 680 zł.
3. Średniej wielkości firma musi przygotować się na koszt 6 384 zł. rocznie.

Planless

Przeznaczenie

Bardzo przyjemne narzędzie. Centralnym punktem jest lista zadań, które można przypisać do zespołu i wyświetlić w postaci uproszczonego Gantta. Ciekawym rozwiązaniem obecnym w dużym systemach PMIS jest możliwość przypisania kompetencji do zadania, a dopiero potem konkretnego człowieka. Kompetencja może mieć stawkę kosztową, ale nie mamy na nią limitu dostępności.

Z uwagi na fakt, że Gantt jest faktycznie mocno uproszczony, system nie nadaje się do zarządzania większymi kaskadowymi projektami, jednak plusem jest to, że dzięki temu narzędzie łatwo opanować. Planless to narzędzie adresowane do małych zespołów i małych firm, ale podoba mi się, że bardzo spójnie zaprojektowano funkcjonalność w kontekście celu wykorzystania tego programu. Muszę dodać, że Planless jest ewidentnie zaprojektowany pod małe zespoły pracujące w trybie Time&Material, nie ma tutaj innych kosztów zadań.

Główne funkcje

• Dodawanie zadań, do których można toczyć dyskusje, planować daty i pracochłonność.
• Rejestrowanie czasu pracy.
• Zarządzanie użytkownikami i umiejętnościami.
• Rozliczanie kosztów projektów.
• Dodawania zdarzeń (zadań bez kosztów).

Plusy

• Prostota i wysoka ergonomia narzędzia.
• Płaska taryfa niezależnie od liczby użytkowników.

Minusy

• Mała liczba funkcji związanych ze współpracą.
• Brak funkcji kontroli projektów oprócz jedynie rozliczania kosztów.
• Brak tablicy Kanban.
• Bardzo prosty wykres Gantta.

Koszt

• Dla pojedynczego użytkownika system w skali roku kosztować będzie 2 100 zł.
• Dla zespołu będzie to koszt ok. 2 100 zł. rocznie.
• A dla średniej wielkości firmy to 2 100 zł. rocznie

Jak widać stawka za używanie narzędzia jest płaska, co czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem przede wszystkim dla średniej wielkości firm.

Tym kończymy trzecią część przeglądu narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym i nie tylko. Na liście mam jeszcze: Binfire, Freedcamp, Favro, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, Jira,  Kanbantool, Maistertask, Ntask, Paymo, Productboard, Productive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, Smartsheet, Scoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Teamup, Tempo, Testbench, Todoist, Todo, Twist, Upwave, Vabotu,  Zenkit, Zoho. Jak widać całkiem dużo mi jeszcze zostało 🙂 Kto by pomyślał, że ten rynek jest tak rozdrobniony.

Równolegle postanowiłem stworzyć tabelkę, która w sposób syntentyczny porówna wszystkie analizowane narzędzie. Możecie ją znaleźć pod tym adresem: Porównanie narzędzi.