Wizualizacja procesów – czyli co zrobić, gdy pracownicy mają co rano amnezję

Wstajesz rano, docierasz do pracy, siadasz za biurkiem i nagle wszystko zapominasz. Jeszcze przed chwilą wiedziałeś, po co wyszedłeś z domu, co będziesz robił, o której zrobisz sobie przerwę na piątą herbatę, a kiedy obejrzysz drugą połowę Youtube’a. Teraz patrzysz tępo w dłonie na blacie, zastanawiając się, do kogo należą i skąd się wzięła ta obrączka na palcu.

Miałeś tak kiedy? Czy twoi koledzy sprawiają rano wrażenie, jakby byli źle posadzoną na ziemii pietruszką i szwendają się po grządce tam i z powrotem? To znaczy zielonym w tą drugą stronę.

Pewnie nie. 🙂 Ale metafora codziennej amnezji pomaga łatwiej sobie uświadomić, jaką wartość daje wizualizacja w zarządzaniu. Stanowisko pracy powinno być tak zaprojektowane, aby człowiek wiedział, co gdzie ma odłożyć, czego od niego się oczekuje i kiedy mamy problem w procesie, a kiedy wszystko jest w porządku. Powinno być tak nawet, gdyby stracił pamięć tego, jak przebiega proces i jaka jest jego rola w nim. Wystarczy spojrzeć na biurko, ekran systemu informatycznego, gniazdo produkcyjne na hali i zadać sobie pytanie, czy gdybym był zupełnie nowym pracownikiem, potrafiłbym się odnaleźć w tym miejscu. Jeżeli zacząłbym od pytania się, o co tu chodzi i co ja teraz mam robić, to znaczy, że praca na stanowisku nie jest wystarczająco przejrzysta. Jeżeli zaś od razu zauważyłbym pudełko z rysunkiem, co mam zrobić z elementami znajdującymi się w nim, dostrzegłbym narzędzia leżące w wyznaczonych miejscach, a po lewej pudełko z napisem „Tu wrzucaj” i zdjęciem wyrobu gotowego, to odnalezienie się byłoby znacznie łatwiejsze. Jeżeli jeszcze do tego przed sobą miałbym zdjęcia typowych wad oraz schematy poszczególnych operacji, jeśli w pudle z produktami gotowymi widziałbym podziałkę czasową, pokazującą, w jakim tempie powinienem je napełniać, to już naprawdę poranna amnezja nie byłaby żadną wymówką.

Wizualizacja jest polecana przez rozmaite szkoły: Lean, Six Sigma, Scrum, techniki kreatywne. Pod hasłem wizualizacja kryje się dziesiątki różnych sztuczek, np.: tablica cieni, sprint board, sygnalizacja z kanban, diagram rybiej ości, mapa myśli, karty kontrolne procesów, zdjęcia wadliwie wykonanych części, kolorami oznaczone strefy hali produkcyjnej. W jednej z firm stosowane są kolorowe pudełka oznaczające dni tygodnia. Dzięki temu pracownicy wiedzą, że w poniedziałek, który jest niebieski, nie powinno pojawić się czerwone pudło ze środy. W innej firmie segregatory oklejono kolorowym pasem taśmy klejącej. Taśmę przyklejono do grzbietów segregatorów pod kątem, dzięki temu, gdy segregator nie zostanie odstawiony na miejsce, od razu widać to po taśmie.

Do napisania tego artykułu zainspirował mnie regał, który zobaczyłem w hotelu Wenderedu we Wrocławiu (na zdjęciu). W każdej przegródce znajdowały się papiery meldunkowe danego pokoju. Hotel jest wyposażony w system informatyczny, jednak wdrożył prosty system wizualizacji. W przegródkach oprócz dokumentów znajdowały się kartki zielone, żółte i czerwone. Okazało się, że zielony oznacza „pokój posprzątany”, żółty to „pokój zajęty”, a czerwony „pokój czekający na posprzątanie”. Dalej już jesteście pewnie sami sobie wyobrazić, jak taki proces działa. Proste i przejrzyste narzędzie.

Czy kiedyś pracowałeś w tak przejrzystym środowisku pracy, jak to opisane powyżej? Zanim zaczniemy wrażać techniki wizualizacyjne warto uporządkować i „sprocesowić” zestaw zadań. Czyli doprowadzić zadania wykonywane przez ludzi do powtarzalnych sekwencji. Dopiero przy powtarzalnych sekwencjach kroków można się zastanawiać, jak przejrzyście je zobrazować, aby pracownicy nie musieli zgadywać, co teraz mam zrobić i w jaki sposób.

Podsumowując, jakie są korzyści z dobrej wizualizacji miejsca pracy i procesu:

• skrócenie czasu szukania i zastanawiania się, co ja mam robić,
• mniej błędów związanych z pominięciem jakiego zadania,
• większa świadomość całego zespołu, jak funkcjonuje proces.

Czytaj również w artykule Lean w domu i zagrodzie