Pracując nad liczbami w projekcie Six Sigma możecie natknąć się na problem jak na te dane spojrzeć. Z doświadczenia wiem, że generalnie można wyróżnić dwa podejścia do takiej analizy: płytkie i głębokie. Poniżej postaram się opisać oba przypadki.

Wyobraźmy sobie, że otrzymaliśmy na etapie DEFINE dane z procesu (z jednego miesiąca). Wcześniej w wywiadzie z właścicielem procesu/sponsorem uzyskaliśmy informacje, że proces ten powinien być realizowany w ciągu 5 dni (w 5 dniu powinna być zrobiona ostatnia sprawa) roboczych od otrzymania sprawy i że obecnie jest problem bo mamy dużo spraw po terminie. Jako kierownicy projektu musimy przekształcić to „dużo” w liczby, dane i fakty. Zacznijmy od analizy płytkiej. Postanowiliśmy przygotować wykres kołowy, który pokaże terminowość:

I co z tego można wyczytać ? Odpowiedź brzmi, że dokładnie tyle ile właściciel procesu/sponsor powiedział czyli, że „mamy duży problem”. Żadna głębsza analiza na tej podstawie nie jest możliwa, a na tym etapie często nie ma możliwości dłuższych obserwacji w GEMBIE (z jap. miejsce wykonywania pracy).
Z ratunkiem (o ile posiadamy odpowiednio przygotowane dane źródłowe) przychodzi nam w tym przypadku histogram. Histogram to graficzny sposób prezentacji rozkładu ustalonej cechy. Korzystając z takich samych danych jak do budowy wykresu kołowego przygotowujemy właśnie histogram:

W pionie (Frequency) widzimy ilość spraw, a w linii poziomej mamy kolejne dni w których sprawy są rozpatrywane (np. w dniu przyjścia sprawy czyli 0 rozpatrywanych jest ich 10). Przede wszystkich w oczy może się rzucać to, że większość spraw robiona jest w 10 dniu, czyli dwukrotnie przekroczony jest termin. Dodatkowo z histogramu wynika, że proces jest ułożony w taki sposób, że sprawy rozpatrywane są w 1,3 dniu, a później ilość rozpatrywanych spraw spada, aż do 10 dnia. Najmniej spraw realizowanych jest w 0 i 7 dniu. Zdarza się również, że sprawy są realizowane prawie po 3 miesiącach od ich przyjścia, a kilkanaście przypadków było obsłużonych powyżej miesiąca. Po zebraniu pierwszych ogólnych informacji z procesu na podstawie:

  • rozmowy ze sponsorem,
  • pogłębionej analizy danych,
  • rozmowy z zespołem projektowym,
  • budowy ogólnego obrazu procesu.

Kierownik projektu może przeprowadzać dalszą analizę, zadając dużo bardziej konkretne pytanie o system pracy, przebieg procesu, organizację stanowisk, przyczyny specjalne itp. Jak widać korzystając z tych samych danych, ale patrząc na nie w różny sposób, można osiągnąć diametralnie różne efekty. Dlatego też polecam proste narzędzia graficzne analizy danych  na etapie DEFINE, gdyż budowanie wiedzy przy ich pomocy może pozwolić dużo szybciej osiągnąć zamierzony efekt.
PS. Dane pochodzą z rzeczywistego projektu i jestem bardzo ciekaw Waszych teorii na temat „Dlaczego sprawy  rozpatrywane są w większości w 10-tym dniu skoro deadline w procesie to 5-ty dzień ?”. Swoje pomysły zostawcie we wpisach, a ja za kilka dni udzielę prawidłowej odpowiedzi (o ile taka nie padnie wcześniej).
Jerzy Łukomski

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany

Share This