Swięta już za nami (piszę ten tekst 26 grudnia), grubszy o parę ciast i pierogów oraz jedno spostrzeżenie, którym chciałbym się podzielić.
Niesamowicie dynamiczny i decyzyjny menadżer to silny sprzymierzenie kierownika projektu. Jednak zdarza się, że dynamizm przeradza się w raptowność działania. Co tutaj przytoczono pod nazwą syndromu Swiętego Mikołaja.
Jak jest strategia owego dobrotliwego staruszka z perspektywy klienta. Czasem zebrać, a czasem zignorować zapotrzebowanie konsumenta. Następnie w na sztywno wyznaczonym terminie zrealizować dostawę i zniknąć, nie biorąc odpowiedzialności za rezultaty. Nawet, jeżeli prezentem jest jakieś paskudne lub uprzykrzające życie zwierzę (w moim przypadku mops spełnia oba te warunki), to Mikołaj może odejść w glorii i dumie z dobrze spełnionego obowiązku. Wszak spotkamy się dopiero za rok.
Spotkałem kilka razy szalenie decyzyjnego sponsora, który bez namysłu potrafił „pomóc”.
– Czego znowu nie możesz załatwić? – sponsor Mikołaj zapytał niegrzecznego kierownika projektu.
– Próbuje uzyskać wsparcie działu finansowego, ale ciągle mówią, że są zajęci. – nieostrożnie odparł zapytany.
I już w tym momencie czerwony telefon (a jaki kolor ma mieć Mikołaj?) łączy z szefem działu finansowego, wielkim, nieokrzesanym elfem, który właśnie kończył rok budżetowy. I jak co roku narzekał, że szczyt dostaw jest w grudniu. Właściwie to jedyny miesiąc, kiedy są realizowane jakiekolwiek dostawy, toteż planowanie zamknięcia roku w tym samym momencie jest szaleństwem. Ale cóż – tradycja!
– Zyczę sobie, abyś właśnie dzisiaj pomógł kierownikowi tego projektu. On jest dla nas najważniejszy.
– Rozumiem szefie, ale mamy zamknięcie roku oraz projekty Y i Z, które podobno są najważniejsze.
– Oczywiście, że są. Nie robimy nie ważnych rzeczy, nie bądź głuptasem. Jesteśmy przecież dobrze zorganizowanym przedsiębiorstwem. Nie komplikuj, tylko tu przyjdź.
Chwilę później dyrektor finansowy zostaje zbesztany w obecności kierownika projektu, po czym wychodzi wściekły. Na to Mikołaj uśmiecha się do sprawcy zamieszania.
– Załatwione! – poklepanie po plecach. – Co się mówi?
– Dziękuję… – kierownik projektu może tylko westchnąć.
Nie zdążył wspomnieć szefowi, że jego projekt może spokojnie poczekać dwa tygodnie, że naprawdę zgadza się z dyrektorem, że zamknięcie roku jest ważniejsze i że teraz dopiero będzie miał problemy w pozyskaniu wsparcia działu finansowego. Ale cóż, szef pomógł, jak umiał.
Sponsor to na ogół wysoko umocowany menadżer, do którego nie dotrą konsekwencje jego czynów. Ponadto obarczony jest szerokim zakresem obowiązków, co utrudnia szczegółowy wgląd w każdą sytuację. To może spowodować zawężenie perspektywy, w konsekwencji dużą łatwość podejmowania decyzji.
Taki zapał sponsora może też wynikać z paniki. Miałem przyjemność obserwować kiedyś projekt wdrożenia trudnego systemu finansowego, którego głównym problemem był brak analizy wymagań i dobrego zdefiniowania zakresu. Natomiast sponsor postanowił się wcielić w rolę św. Mikołaja i pewnego dnia zakupił pierwszy z brzegu system. Zrobił to, bo zbieranie wymagań tak bardzo się przedłużało, że trzeba było temu niezdarnemu kierownikowi projektu pomóc. No i ów kierownik, jak i cały zespół, jak i paru dyrektorów będących pod wpływem owego systemu okazało skrajną niewdzięczność za taki prezent. Projekt zaś spóźnił się jeszcze bardziej i stał się źródłem dziesiątków interesujących konfliktów, ale to temat na zupełnie inną opowieść.
Podsumowując, wcale nie chcę narzekać na zbyt rączego sponsora. Sponsor to naprawdę najlepszy przyjaciel projektu. I wiele razy widziałem, jak ratował trudne sytuacje. Wręcz zapytany ostatnio przez znajomego, co zrobić, gdy sponsor w ogóle nie interesuje się projektem, byłem bezradny. Skoro nawet sponsorowi nie zależy na przedsięwzięciu, to po co je realizować? Nie chcę również narzekać na Swiętego Mikołaja, wszak właśnie spotkamy się już za rok.
