Projekt niezależnie od własnej struktury organizacyjnej „zanurzony” jest w środowisku biznesowym. Należą do niego przede wszystkim organizacja, w której jest wykonywany, osoby zainteresowane projektem spoza organizacji, uwarunkowania prawne, kulturowe, społeczne i wiele innych. Elementem otoczenia są również warunki fizyczne, jak np. pogoda, ukształtowanie terenu, topografia budynku biurowego lub hali produkcyjnej, architektura informacyjna systemów informatycznych.
Otoczenie projektu dzieli się na dwa rodzaje:
- Bliższe – mamy na nie wpływ, choć samo może wywierać jeszcze większy wpływ na projekt. Przykładowo może to być prezes, procedury firmowe, dostawca, klient, system w organizacji. Tym otoczeniem możemy zarządzać i dla tego otoczenia tworzy się tzw. macierz udziałowców.
- Dalsze – nie mamy na nie wpływu, np. prawo, urzędy publiczne (ważne przy projektach budowlanych :)), Unia Europejska, a nawet konkurencja. Takie otoczenie możemy jedynie obserwować i starać się przewidywać jego zachowania, natomiast trudno mówić o zarządzaniu nim.
Część elementów otoczenia to ludzie, których charakteryzuje pewne nastawienie do projektu, nazywamy ich udziałowcami lub interesariuszami projektu. Tych o największym wpływie na nasz projekt bierzemy pod uwagę przy okazji analizy udziałowców.
Tym krótkim wpisem kończymy rozdział na temat zarządzania udziałowcami projektu.
