Jakiś czas temu zacząłem się zastanawiać nad naturą zadań, jakie są wykonywane w organizacjach. Po co rozróżniamy zadania procesowe, projektowe, działania ad hoc, rutynowe itd. Przyszła mi do głowy pewna cecha występująca z różnym nasileniem w różnych miejscach, która pozwala na wyróżnienie różnych typów zadań.
Sądzę, że warto przed rozpoczęciem pracy zadać sobie jedno strasznie 🙂 ważne pytanie, z jakiego typu zadaniem mam do czynienia.
Praca z perspektywy zarządzania ma różną naturę. Jednym z głównych kryteriów moim zdaniem jest tzw. „dystans planowania”, czyli czas pomiędzy zaplanowaniem zadania do wykonania, a rozpoczęciem pracy. Ów dystans planowania jest czynnikiem odróżniającym działanie ad hoc, procesowe i projekt.
Działanie Ad Hoc
Gdy zaczynamy działać w momencie, w którym dowiadujemy się o konieczności działania mamy do czynienia z improwizacją. Takie sytuacje występują, gdy coś nieprzewidzianego się zdarzy: katastrofa, nagła konieczność, nowatorska okazja, atak afgańskich partyzantów itp. Nie ma wówczas czasu na planowanie i trzeba po prostu działać. Gdy wybucha pożar trzeba biec po wiadro z wodą, gdy psuje się krytyczny system lub maszyna, trzeba ją naprawić natychmiast. Odstęp między momentem zaplanowania pracy a rozpoczęcia jej wykonywania wynosi zera albo niemal zero. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy przewidujemy możliwość wystąpienia awarii i w ramach prewencji przygotowujemy się do tego wcześniej.
Praca procesowa
Gdy z góry planujemy, co zrobimy, gdy np. wybuchnie pożar lub zepsuje się urządzenie, albo po prostu do sklepu wejdzie klient z reklamacją ewentualnie nowym zamówieniem, mamy do czynienia z procesem. Odstęp między zaplanowaniem sekwencji działań, a rozpoczęciem ich wykonywania może wynieść wiele miesięcy lub lat. Przykładowo plany działań w razie awarii mogą leżeć lata w sejfie do czasu, gdy katastrofa wystąpi. Dzięki temu, że schemat postępowania w określonej sytuacji (np. gdy przyjdzie faktura za delegację lub klient zamówi nowy samochód w salonie) jest dosyć stały, można sobie pozwolić na sformalizowanie go i wielokrotne stosowanie w podobnych sytuacjach. Opłaca się ponieść wysiłek zapisania procesu, bo później wielokrotnie może być wykonywany według tego samego planu. Ale nie zawsze schemat postępowania jest niezmienny.
Praca w projekcie
Zdarza się, że z jednej strony ze względu na złożoność, koszty i współzależność prac warto je zaplanować, a jednocześnie ów zestaw działań jest unikalny dla nas, np. po raz pierwszy remontujemy kuchnię, wdrażamy system. Aby pogodzić ów paradoks wprowadzono zarządzanie projektowe. Odstęp planowania wówczas wynosi od kilku miesięcy (rzadziej lat ze względu na innowacyjność projektów) do kilku dni. Ciekawe jest to, że dystans planowania jest jednym z podstawowych założeń różnych metodyk projektowych. Na przykład Agile zakłada planowanie na okrągło (nawet codziennie) na podstawie informacji zwrotnej otrzymywanej od klienta z poprzedniej wersji. PRINCE2 zakłada, że przy dużym dystansie, np. na początku projektu, precyzja planowania jest mała, a w miarę jak zbliża się termin realizacji zadań (etapu) konieczne jest bardziej szczegółowe ich przeplanowanie.
Na koniec warto pamiętać, że sam PMBOK jako jedną z trzech kluczowych cech projektów podaje progresywne planowanie. Czyli innymi słowy, trzymanie dystansu planowania w pewnych stałych granicach.
