Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

utworzone przez Marcin Żmigrodzki

Zainspirowany pytaniem jednego ze znajomych/klientów uznałem, że przyszedł najwyższy czas, aby dowiedzieć się, co w trawie bzyczy w obszarze systemów wspierających zarządzanie pracą małych zespołów projektowych. Poniżej dokonałem podsumowania i krótkiego porównania popularnych systemów z tej kategorii. Oceny dokonywałem w oparciu o osobiste doświadczenia korzystania z takich narzędzi oraz praktyk organizowania zespołów projektowych.

Możecie też zobaczyć zbiorczą ocenę tych i innych recenzowanych narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym w sortowanej tabeli.

Podsumowując znalezione rozwiązania, można dojść do wniosku, że:

1. Interface przeglądarkowy zdominował sposób korzystania. A przecież jeszcze ćwierć wieku temu dostępne były jedynie systemy oparte o tekstowe, ewentualnie graficzne aplikacje desktopowe. 😉 Za moich czasów… Wyjątkiem są coraz częściej dostępne aplikacje mobilne uzupełniające rozwiązanie webowe.
2. Jednym ze źródeł inspiracji dla tych rozwiązań jest MS Project, a właściwie ekran z wykresem Gantta i listą zadań. Owe zadania na osi czasu czasem pokazuje się w formie klasycznego Gantta, a czasem są to odświeżone layouty jak w przypadku Monday z użyciem wielu kolorów. Alternatywnym sposobem prezentacji jest terminarz.
3. Drugim głównym źródłem inspiracji jest tablica zadań wywiedziona z metodyki Kanban. Tutaj króluje Trello, ale nie tylko. W wielu przypadkach tablica zadań jest uzupełnieniem systemu do obiegu tzw. ticketów, czyli zamówień na wykonanie zadań.

Po kilku wyszukiwaniach w Google wynotowałem sobie do dalszej analizy takie systemy, jak: Asana, Basecamp, Bitrix, Harvest, Monday, Nosbe, Nutcache. Systemów do takich zadań jest oczywiście dużo więcej, ale ja ograniczyłem się do tych, z których mogę skorzystać za darmo (przynajmniej przez pewien okres), oferują dostęp do wspólnego środowiska dla wielu członków zespołu oraz ich celem jest przede wszystkim zarządzanie zadaniami (choć niektóre z nich wykonują też inne rzeczy, jak zarządzanie dokumentacją). Wykluczyłem z poniższego porównania duże systemy korporacyjne, które umożliwiają zarządzanie projektami i portfelami w wielkich organizacjach. Z resztą tej klasy rozwiązania i tak na ogół nie są dostępne za darmo online. Pominąłem również systemy służące do komunikacji lub wspólnego edytowania dokumentów, wszak za pomocą Google Docs też można zarządzać zespołem, ale chodziło mi raczej o dedykowane narzędzia.

Dla wyliczenia kosztów przyjąłem trzy przypadki użycia:

1. Indywidualny użytkownik zarządzający kilkunastoma projektami naraz.
2. Niewielki zwinny zespół do 9 osób (tyle sugeruje Scrum Guide) prowadzący wspólnie do 20 projektów.
3. Średniej wielkości firma posiadająca do 30 osób i zarządzająca naraz 50 projektami.

Aby łatwiej było porównać poszczególne pakiety przyjąłem koszt rocznego użytkowania.

Asana

Przeznaczenie

Narzędzie to dedykowane jest do małych zespołów, prowadzących nieusturkturalizowane projekty (zwinne), w których zarządza się przede wszystkim listą zadań, a w przypadku płatnych funkcji również harmonogramem i pracochłonnością. Punktem wyjścia w Asanie jest moja własna lista zadań, które następnie mogą być komponentami większych całości (projektów). Do zadań można dodawać wiele informacji, a jeszcze więcej, gdy zapłacę, jednak po kilku godzinach pracy mam jednak nieprzyjemne wrażenie bałaganu na ekranie.

Asana jest tanim narzędziem w porównaniu do konkurencji, jednak należy być czujnym. Bowiem mnóstwo funkcji wymaga przełączenia się na płatny abonament, który nadal nie jest bardzo drogi.

Ciekawą funkcją przydatną dla menadżera działu lub PMO jest możliwość przeglądania obciążenia i dostępności ludzi w czasie. Ta oraz kilka innych funkcji predestynują Asanę do wykorzystania przez szefów działów, a nie tylko członków zespołów, co jest plusem.

Główne funkcje

• Lista zadań, które mogą, ale nie muszą tworzyć projekt.
• Pojedyncze zadanie może mieć datę, załączniki, podzadania (jednak nie ma co liczyć pełną możliwość tworzenia WBS), zadania cykliczne.
• Przesyłanie wiadomości między uczestnikami projektu.
• Kanban board dla projektu.
• Szablony typowych projektów z różnych branż.
• Widok Gantta z ciekawym sposobem wizualizacji, kto kiedy jest zajęty.
• Widok terminarza.
• Możliwość prowadzenia dyskusji wokół statusów projektu.
• Tworzenie formularzy jako zadań do wypełnienia przez członków zespołu.
• Dwupoziomowa struktura podziału prac z możliwością wstawiania kamieni milowych.
• Zarządzanie dokumentami.
• Monitorowanie cudzych zadań w osobnym module.

Plusy

• Duża ilość rzeczy, które można załączyć do zadania.
• Różne widoki dla projektu: Gantt, terminarz, kanban.
• Asanę wyróżnia moduł zarządzania portfelem inwestycji oraz możliwość monitorowania dostępności zespołu. Jednak ten moduł wymaga wykupienia płatnego dostępu do Asany.
• Niskie koszty użytkowania dla podstawowych funkcji.
• Funkcje nadzorowania cudzych zadań.

Minusy

• Poczucie zabałaganienia ekranu.
• Zaskakujące jest to, że co chwila okazuje się, że pewna funkcja wymaga płacenia. Przykładowo za darmo mogę dodać datę końca zadania, ale dodanie już daty startu jest płatne.
• Raportowanie ograniczone do obciążenia ludzi pracą.
• Niewielkie wsparcia kaskadowych projektów.
• Nie znalazłem funkcji pozwalających na import/eksport danych o projektach.

Koszt

1. W wariancie indywidualnym Asana jest darmowa! Choć należy zauważyć, że ta wersja nie ma bardzo wielu funkcji i szybko może się okazać, że musimy zmigrować na płatną wersję.
2. W wariancie małego, 9-osobowego zespołu też jest darmowa!
3. Dopiero w wariancie dla średniej firmy zatrudniającej 30 osób w projektach kosztuje 594 zł. rocznie, co czyni ją niezwykle tanim rozwiązaniem.

Basecamp

Przeznaczenie

Basecamp to środowisko, które chyba w największym stopniu wspiera komunikowanie się członków zespołu ze sobą. Funkcji dyskutowania, komentowania, oznaczania jest tu naprawdę wiele. Ponadto narzędzie nie zniechęca złożonością, w kwadrans można rozeznać się na tyle, aby rozpocząć w nim efektywną pracę. Odnoszę wrażenie, że punktem wyjścia w Basecamp jest człowiek i to, co chce innym przekazać.

Jednak brakuje tu twardszych narzędzi związanych z nadzorem postępu prac i raportowaniem. Wydaje się zatem dedykowane do małych, samoorganizujących się zespołów, które nie potrzebują kontroli, a za to chcą dużo ze sobą rozmawiać.

Główne funkcje

• Dyskusje.
• Tablica ogłoszeń.
• Lista zadań powiązanych z projektem.
• Możliwość wstawiania zdarzeń niebędących zadaniami.
• Automat to dystrybucji pytań do zespołu i zbierania odpowiedzi.
• Zarządzanie dokumentami.
• Wiele funkcji pozwalających na zarządzanie czasem zadań.
• Widok kalendarza, uproszczonej tablicy Kanban (to oryginalne rozwiązanie Basecampa).
• Integracja z kalendarzami zewnętrznymi, np. Google Calendar.

Plusy

• Rozbudowane funkcje komunikowania się członków zespołu.
• Przyjemne uporządkowanie ekranu.
• Narzędzie bardzo proste w użyciu.
• Możliwość integrowania się w wymiarze komunikacji z innym serwisami za pomocą tzw. chatbotów.

Minusy

• Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
• Brak zarządzania innymi obszarami projektów oprócz listy zadań i odpowiedzialności. Generalnie funkcje zarządzania za wyjątkiem listy zadań są tutaj mocno ograniczone.

Koszt

1. W wariancie indywidualnego użycia Basecamp nic nie kosztuje.
2. Dla małego zespołu cena tego rozwiązania wynosi rocznie ok. 4000 zł.
3. Podobnie dla średniej firmy będzie ono kosztować rocznie ok. 4000 zł.

Bitrix

Przeznaczenie

Bitrix przypomina najbardziej MS Projecta spośród wymienionych tu narzędzi. To oznacza, że w większym stopniu wspiera projekty o ustrukturalizowanej liście zadań niż te zwinne. Jednak do wspomnianego narzędzia brakuje mu bardziej rozbudowanego modułu raportowego oraz zarządzania kosztami projektów. Wniosek – jeżeli prowadzisz kaskadowy projekt, w którym koszty materiałów, środków trwałych, usług obcych nie są istotne, to być może jest to narzędzie dla Ciebie.

Główne funkcje

• Zarządzanie zadaniami.
• Wykres Gantta z zależnościami między zadaniami.
• Widok kalendarza.
• Wprowadzanie dowolnie wielu zagłębień w zakresie (WBS).
• Zarządzanie dokumentami.
• Prosty moduł do prowadzenia dyskusji.
• Uproszczona tablica Kanban.
• Moduł raportowy ze śledzeniem kalendarza ludzi i ich obciążenia pracą
• Rejestrowanie spotkań.

Plusy

• Wsparcie dla projektów kaskadowych.
• Możliwość wpisania WBS, choć mogłoby to być nieco bardziej ergonomicznie wykonane.
• Dodatkowe narzędzia zarządzania firmą dostępne z tej samej platformy.

Minusy

• Trochę na siłę połączenie podejścia Ganttowego i Kanbanowego do pokazywania zadań.
• Jak na zwinne prowadzenie projektu w małym zespole, to jest za mało intuicyjny. Potrzeba dużo kliknięć, aby wykonać nawet proste operacje.
• Nadal jest to zubożony MS Project.
• Dłuższa krzywa uczenia się ze względu na wielość funkcji.
• Brak zarządzania innymi obszarami projektów niż zadania, praca i harmonogram.
• Ograniczone możliwości raportowania stanu projektu.

Koszt

1. W wariancie indywidualnego korzystania Bitrix jest za darmo, ale podobnie jak w Asanie, dotyczy to podstawowych funkcji.
2. W wariancie małego zespołu również jest za darmo.
3. W wariancie średniej firmy już trzeba zapłacić od 3 348 zł. do 6 710 zł. rocznie w zależności od zakresu funkcji, które potrzebujemy.

Harvest

Przeznaczenie

To relatywnie malutki systemik, ale całkiem atrakcyjny. Przeznaczony jest do bardzo konkretnej funkcji, śledzenia pracy w zadania w projekcie po to, aby można było później je rozliczyć z klientem. Sądzę, że jest szczególnie przydatny przy rozliczaniu własnej pracy, ewentualnie pracy małego samoorganizującego się zespołu. Zespołu, którym nie trzeba zarządzać, bo wie, co robić, ale potrzebuje wykazać zrealizowane godzinki dla celów fakturowania.

Główne funkcje

1. Dodawanie projektów i płaskiej listy zadań w nich.
2. Rejestrowanie pracy w zadania w trybie rzeczywistym.
3. Integracja z kalendarzem Google’a dla celów rejestracji czasu pracy.
4. Różne typy rozliczania pracy: T&M, FP, darmowa praca.
5. Raportowanie kosztów pracy w projekcie.
6. Śledzenie rentowności projektu.
7. Możliwość wprowadzania wielu parametrów kontraktu.
8. Rejestrowanie innych kosztów osobowych, np. podróży, spotkań.
9. Możliwość importowania i eksportowania danych o projekcie.
10. Generowanie faktur sprzedażowych z projektu, choć nie uwzględniają one polskich przepisów w tym względzie. 🙂

Plusy

• Zarządzanie pracą i kosztem z niej wynikającym projektu.
• Monitorowanie marżowości projektu.
• Bardzo proste narzędzie w obsłudze, w kwadrans człowiek wie, jak z niego korzystać.
• Możliwość potraktowania tej aplikacji jako uzupełnienia szeregu innych systemów do zarządzania projektami, jak Asana, Trello, Basecamp.

Minusy

• Ograniczony zakres zarządzania projektami tylko do kosztów pracy.
• Relatywnie wysoki koszt, bowiem Harvest w większości przypadków wymaga jeszcze dokupienia pełnego systemu zarządzania projektami.

Koszt

1. Dla użycia indywidualnego trzeba założyć koszt 518 zł. rocznie.
2. Dla małego zespołu jest to ponad 4 500 zł. rocznie.
3. Dla średniej firmy koszt roczny wyniesie 15 552 zł.

Monday.com (po znajomości załączam link do polskiego integratora Deviniti)

Przeznaczenie

Głównym ekranem jest tutaj lista zadań z pokolorowanymi statusami w różnych aspektach (zadanie może mieć wiele różnych statusów). Tą listę można następnie prezentować na różne sposoby, co ułatwia korzystanie ludziom przyzwyczajonych do widoku kalendarza lub tablicy kanban.

Monday to moim zdaniem system dedykowany do średniej wielkości firm i zespołów, które równolegle prowadzą wiele nieustrukturalizowanych, czytaj zwinnych, projektów. Monday pozwala na komunikację między członkami, obserwację wykonywanych zadań i śledzeń postępu na bazie statusów zadań. Oferuje również widok klasycznego Gantta, czy kalendarza. To zaskakująco rozbudowane narzędzie z dużą ilością funkcji ukrytych na początku. W trakcie używania człowiek odkrywa, co jeszcze można tu zrobić.

Dość rozbudowane jest ostatusowanie zadań, na czym przede wszystkim opiera się monitorowanie postępu projektu.

Jednak Monday raczej nie nadaje się do projektów, w których istotne jest rozliczanie marży, kosztów innych niż pracy ludzkiej, czy wprowadzenie ustrukturalizowanego zakresu. Zadania można zgrupować do kategorii, czyli dostępne są dwa poziomy strukturalizacji zakresu.

Główne funkcje

• Lista projektów składających się z zadań.
• Przesyłanie wiadomości.
• Możliwość konfigurowania swojej strony, tzw. dashboardu.
• Prezentacja statusów zadań w dość orginalny, ale czytelny sposób.
• Szybka migracja danych o zadaniach z innych popularnych systemów.
• Integracja z kilkudziesięcioma popularnymi rozwiązaniami!
• Wiele widoków: tablica kanban, kalendarz, Gantt

Plusy

• Przejrzysty i estetyczny interface użytkownika, po prostu miło się patrzy na ten system.
• Duże możliwości integracji i importu danych.
• Przyjemna aplikacja mobilna.
• Prezentowanie stanu projektu na wiele różnych sposobów.

Minusy

• Wysoka cena, szczególnie w wariancie indywidualnym i średniej firmy.
• Brak zarządzania innymi aspektami projektów niż zakres i harmonogram.
• Słabe wsparcie kaskadowych projektów.
• Potrzeba około dnia czasu, aby nauczyć się korzystać ze wszystkich funkcji.

Koszt

Koszty musiałem przeliczyć z dolarów amerykańskich i wynoszą one dla poszczególnych wariantów, jak poniżej:

• Indywidualny użytkownik rocznie zapłaci 816 zł.
• Mały zespół do 9 członków to koszt 3 792 zł. (tutaj cena jest rozróżniona po ilości GB zużytych w aplikacji).
• Średnia firma będzie musiała wydać conajmniej 19 152 zł. rocznie, a może nawet 35 040 zł. rocznie, jeżeli potrzebuje więcej miejsca na dysku.

Nozbe

Przeznaczenie

System dostępny jest przez przeglądarkę i aplikację mobilną. Dedykowany do niewielkich zespołów zarządzających przede wszystkim wymiarem pracy ludzkiej oraz zadaniami. Jego centralnym obiektem jest zadanie, które można grupować w projekty. Zadanie ma ograniczoną dość listę atrybutów, co z jednej strony upraszcza to rozwiązanie, a z drugiej ogranicza jego zastosowania.

Wydaje mi się, że najbardziej z tego narzędzia skorzystają niewielkie zespoły oraz specjaliści organizujący własne zadania. Choć w tym drugim przypadku znam bardziej rozbudowane i ergonomiczne narzędzia, jak np. Evernote. Nozbe poradzi sobie raczej ze zwinnym projektem albo zbiorem luźno powiązanych zadań.

Główne funkcje

• Lista projektów zdefiniowanych jako zbiór zadań.
• Lista zadań z możliwością określenia terminu, pracochłonności, kategorii, osób zaangażowanych.
• Widok kalendarza z naniesionymi zadaniami

Plusy

• Krótka krzywa uczenia się.
• Wygodna w użyciu aplikacja mobilna.
• Integracja kalendarza z zewnętrznymi usługami, jak Google Calendar
• Możliwość prowadzenia dyskusji wokół zadań, choć ta funkcja w konkurencyjnych pakietach zaprojektowana jest dużo bardziej atrakcyjnie.

Minusy

• Brak możliwości ustrukturyzowania zakresu projektu.
• Brak narzędzi kontroli postępu pracy
• Brak zarządzania wieloma obszarami projektu za wyjątkiem zakresu oraz elementów czasu.
• Brak statusowania, choćby prostego workflow dla zadań.
• Brak wsparcia kaskadowych projektów.
• Brak raportowania projektów.

Koszt

• Nozbe w wariancie indywidualnym jest darmowy tylko do poziomu 5 projektów. To moim zdaniem mało, ja na konkurencyjnym narzędziu mam zarejestrowanych około 30 projektów, w tym aktywnie realizowanych jest kilkanaście. Przy większej liczbie projektów kosztuje 228 zł. + vat rocznie. 
• Dla zwinnego zespołu będzie już kosztował 2388 zł. + vat rocznie.
• Podobna cena, tj. 2388 zł. netto rocznie, jest do zapłacenia przez średniej wielkości firmę.

Nutcache

Przeznaczenie

Nutcache to połączenie Trello z Harvestem (swoją drogą faktycznie można zintegrować oba te systemy). Nadaje się zatem raczej dla zwinnych projektów. Jednak jeżeli twoja firma zarabia na sprzedawaniu pracy swoim klientom i robi to w projektach zwinnych lub luźnych zadaniach, np. konsulting, szkolenia, to Nutcache może być świetnym rozwiązaniem do zarządzania całymi kontraktami, a nie tylko projektami.

Główne funkcje

• Tablica Kanban.
• Rejestrowanie czasu pracy przy zadaniach.
• Zarządzanie kosztami w projekcie zwinnym (na bazie godzin pracy).
• Rejestrowanie pracochłonności i związanych z tym kosztów zadań.
• Pokazywanie realizacji budżetu projektu.
• Widok kalendarza.
• Rejestrowanie innych wydatków w projekcie.
• Zarządzanie zewnętrznymi wykonawcami zadań.
• Zarządzanie płatnościami i fakturami.
• Raportowanie kosztów.
• Raportowanie zysków i marżowości kontraktów oraz klientów.

Plusy

• Bardzo rozbudowana i intuicyjnie działająca tablica Kanban.
• Ciekawą funkcją jest możliwość zastosowania wielu tablic zadań w ramach jednego projektu.
• Śledzenie czasu i kosztów pracy.
• Obsługa całego cyklu życia kontraktu od wprowadzenia parametrów umowy, przez zaplanowanie zadań, przez rejestrowanie pracy, po rozliczenia z wykonawcami i klientem, aż do rejestrowania płatności.

Minusy

• Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
• Brak ustrukturalizowanego zakresu.
• Brak zarządzania harmonogramem zgodnie ze ścieżką krytyczną i innymi aspektami projektu.
• Ograniczone wsparcie dla zdalnej komunikacji w zespole.

Koszt

1. Dla indywidualnego użytkownika roczny koszt użycia wynosi 430 zł.
2. Dla małego zespołu wychodzi rocznie 2 880 zł.
3. Dla średniej firmy za rok korzystania z Nutcache wyjdzie 8 640 zł.

Z dotychczas przeanalizowanych najbardziej rozbudowany jest Bitrix, choć subiektywnie oceniam, że jest mało intuicyjny i stoi trochę w rozkroku między podejściem kaskadowym i zwinnym, tak trochę „dobra zmiana”, ani dobra, ani zmiana. Najprzyjemniejszy w użyciu był Harvest, co wynikało z jego niewielkiego rozmiaru i konkretnie zdefiniowanego przeznaczenia. Dla projektów zwinnych najbardziej podobała mi się Nutcache, a zaraz po nim Monday (drugie miejsce wynika z oryginalnego podejścia do projektów, z który musiałbym się oswoić). Dla kaskadowych nie znalazłem niczego wyjątkowo interesującego.

W kolejnej części przeanalizuję jeszcze takie systemy, jak Openproject, Productboard, Productive, Smartsheet, Scoro, Testbench, Todoist, Trello.

Powyższe komentarze i oceny są całkowicie subiektywne i ich zbieżność z rzeczywistymi systemami informatycznymi jest całkowicie zamierzona.