Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 3

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 3

Przedstawiam kolejną paczkę narzędzi pomagających w zarządzaniu małym zespołem. Tym razem na warsztat wziąłem Acelo, ActiveCollab, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Blossom i Binfire.

Accelo

Przeznaczenie

Accelo za punkt wyjścia bierze klienta, dla którego realizujemy projekty i mniejsze zlecenia. Do klienta można dopisywać projekty i zadania, które następnie są obciążane kosztami. W efekcie jest to raczej system do zarządzania firmą projektową niż projektami.

Accelo pretenduje to bycia swego rodzaju ERP dla firmy projektowej małej lub średniej wielkości. Dla korporacyjnych klientów i dużych projektów jest moim zdaniem jednak zbyt ubogie. W mniejszym stopniu jest to jednak narzędzie do zarządzania zespołem projektowym.

To rozwiązanie spisze się przede wszystkim w firmach, które realizują wiele zleceń na rzecz wielu klientów, które są rozliczane w trybie Time&Material, a jednocześnie zarządza projektami w innym narzędziu.

Główne funkcje

  • Zarządzanie klientem i kontaktami z nim.
  • Rejestrowanie zapytań, kontraktów, rozliczeń z klientem.
  • Podstawowa zarządzanie zakresem i czasem w projekcie.
  • Przypusywanie ludzi, stawek i kosztów do zadań.
  • Wystawianie faktur za prace.
  • Zarządzanie zgłoszeniami od klienta.
  • Zarządzanie wydatkami w projektach.
  • Śledzenie obciążenia zasobów ludzkich.
  • Raporty finansowe, np. analiza dochodowości firmy, kosztów ludzi etc.
  • Prosty lejek sprzedażowy.
  • Tablica Kanban z wieloma funkcjami filtrowania.
  • Śledzenie czasu realizacji zadań.
  • Monitorowanie zadań wybranego człowieka.
  • Prosta tablica ogłoszeniowa.
  • Karty pracy ludzi.
  • Przesyłanie wiadomości między użytkownikami.

Plusy

  • Ciekawie rozwiązane zarządzanie klientami na projekty.
  • Monitorowanie kosztów projektów na poziomie firmy.
  • Elementy zarządzania portfelem projektów.
  • Bardzo ciekawie rozwiązana funkcja kart pracy, można je wyświetlić dziennie, tygodniowo, rejestrować na podstawie deklaracji i czas rzeczywisty. Możemy mieć wiele timerów w jednym zadaniu, włączać je, zawieszać i uruchamiać dowolnie.

Minusy

  • System jest dość rozbudowany przez co nauka jego obsługi może trochę zająć.
  • System w wymiarze zarządzania zadaniami mógłby być nieco bardziej ergonomiczny.
  • Brak wielu typowych funkcji zarządzania projektem kaskadowym i zwinnym. Z obszaru zwinnego jest właściwie tylko tablica Kanban, jednak dość złożona.
  • Ze względu na złożoność i konieczność włączenia pracowników z wielu obszarów organizacji raczej nie da się go używać z marszu. Rozwiązanie wymaga wdrażania i szkolenia.

Koszt

  1. Nie ma sensu używać tego narzędzia w wariancie indywidualnym. W takiej sytuacji całkowicie wystarczy nam arkusz kalkulacyjny lub prosty systemik typu Harvest.
  2. W wariancie 9-osobowego zespołu system kosztuje w skali roku 33 700 zł.
  3. Dla firmy posiadającej 30 osób koszt roczny wyniesie ok. 114 000 zł. i jest to całkiem drogie narzędzie w porównaniu do innych.

ActiveCollab

Przeznaczenie

Mam problem z oceną tego pakietu. Nie jest to ani oprogramowania do zarządzania projektem kaskadowym, bo brakuje podstawowych funkcjonalności, jak ustrukturalizowany zakres, wykres Gantta ze ścieżką krytyczną, precyzyjniejsze liczenie budżetu. Nie jest to też narzędzie dla zespołów zwinnych, bo nie ma przejrzystej listy zadań w postaci choćby Kanbana. System niespecjalnie wspiera też po prostu zarządzanie zadaniami. Moje wrażenie jest takie, że twórcy postanowili stworzyć perfekcyjny kompromis, który nie zapewnia żadnego typowego rozwiązania, ale załatwia dużo spraw po trochu. Jest tutaj nawet opcja tworzenia szacunków kosztów projektów, która najwyraźniej nie jest połączona spójnym workflow z normalnym projektem. Jednak, jak na oprogramowanie do zarządzania porfelem projektów brakuje tu mnóstwa narzędzi kontrolnych i planistycznych.

Główną cechą wyróżniającą jest możliwość zaimportowania danych o projektach z bardzo wielu konkurencyjnych platform. Tylko… nie rozumiem, w jakim celu ktoś miałby migrować z tamtych rozwiązań do Activecollaba.

Negatywnie oceniam to narzędzie, bo prawdę mówiąc, nie wiem, dla kogo ono jest adresowane. Być może robię krzywdę Activecollab, bo z opisów na stronie wynika, że to oprogramowanie ma bardzo wiele opcji, ale ja ich nie znalazłem w trialu.

Główne funkcje

  • Dwupoziomowa struktura zakresu prac.
  • Lista dyskusyjna w projekcie.
  • Zarządzanie dokumentami w projekcie.
  • Rejestrowanie wydatków w projekcie.
  • Widok kalendarza dla zadań pojedynczych ludzi i zespołów.
  • Tworzenie faktur do projektu.
  • Raport obciążenia ludzi w projektach.
  • Tworzenie ofert.
  • Migracja danych z innych platform.

Plusy

  • Możliwość przeniesienia danych z konkurencyjnych rozwiązań do tego.

Minusy

  • Brak precyzyjnie zdefiniowanego odbiorcy i modelu użycia tego narzędzia.
  • Dziwnie dobrany zakres funkcjonalności.

Koszt

  • Koszt na jednego użytkownika to 300 zł. rocznie, jednak nie widzę powodu, dla którego ktoś miałby z tego korzystać dla osobistych potrzeb.
  • Dla małego zespołu to 2 700 zł. rocznie.
  • Dla średniej firmy to 9 000 zł. rocznie

Avaza

Przeznaczenie

Avaza to przyjemne w użyciu i całkiem rozbudowane narzędzie do zarządzania firmą projektową. Skupiono się przede wszystkim na funkcjonalności planowania i kontroli projektów z poziomu firmy, a w mniejszym na współpracy zespołu projektowego. System potrafi rejestrować koszty, czas pracy oraz postęp realizacji zadań. Generuje faktury i gromadzi informacje o płatnościach. Na koniec wyświetla kilkadziesiąt raportów głównie finansowych.

Samo prowadzenie projektu zostało sprowadzone do listy zadań, które mogą zostać zgrupowane w sekcje i wzbogacone o informacje na temat dat, kosztów, zużycia ludzi.

Avaza zatem jest adresowana przede wszystkim do średniej wielkości firmy, które zarabiają na projektach.

Główne funkcje

  • Dodawanie zadań do zakresu na dwóch poziomach.
  • Tablica Kanban, choć nieco ograniczona w dostosowaniu do potrzeb.
  • Uproszczony wykres Gantta
  • Komentowanie zadań, ustalanie dat, dodawanie załączników, ale brak zależności między zadaniami.
  • Planowanie i rozliczanie czasu pracy w zadaniach.
  • Podgląd własnych zadań i kalendarza zespołu.
  • Timer rejestrujący rzeczywisty czas pracy w zadaniu.
  • Rejestrowanie wydatków w zadaniach.
  • Generowanie ofert, całkiem przyjemnie zaprojektowane.
  • Fakturowanie i rejestrowanie płatności.
  • Rozbudowany moduł raportowy!

Plusy

  • Bardzo rozbudowane raportowanie.
  • Rejestrowanie czasu pracy i kosztów w projektach.
  • Podstawowe funkcje zarządzania projektami.

Minusy

  • Brak podstawowych funkcji zarządzania projektem zwinnym, jak Sprinty i raporty.
  • Bardzo uproszczone zarządzanie projektem kaskadowym, brak na przykład większości typowych funkcji Gantta.
  • Niewiele funkcji komunikacji w zespole.
  • Brak dokumentowania projektu.

Koszt

  • W przypadku indywidualnego korzystania Avaza kosztuje 0 zł.
  • Dla małego zespołu będzie to koszt na poziomie 4 300 zł. rocznie.
  • Zaś dla średniej wielkości firmy to koszt 16 460 zł. rocznie.

Azendoo

Przeznaczenie

Azendoo to moim zdaniem system dedykowany do zarządzania niewielkim zespołem lub firmą składającą się z kilku małych zespołów. Zawiera głównie funkcje realizujące podejście Kanban do zarządzania pracą zespołu.

Azendoo jest solidnie napisane, choć na rynku można znaleźć wiele takich narzędzi. Nie znajduje tutaj żadnego wyróżnika w stosunku do ofert konkurencji.

Główne funkcje

  • Tablica Kanban z możliwością ustawiania deadline zadania, dodawania podzadań, komentowania zadań.
  • Tablica aktywności.
  • Widok kalendarza.
  • Burnup chart.
  • Zestawienie obciążenia pracą zespołu.

Plusy

  • Prosty interface, choć widziałem bardziej dopracowane GUI.
  • Ciekawie opracowany widok aktywności w projekcie.
  • Wykres wypalania.
  • Śledzenie błędów.

Minusy

  • Brak wsparcia projektów kaskadowych.
  • Brak raportowania projektów, elementarne raportowanie zespołu.

Koszt

  1. Dla indywidualnych osób Azendoo kosztuje 360 zł. rocznie.
  2. Dla małego zespołu koszt tej aplikacji to 7 290 zł. rocznie.
  3. Dla średniej firmy to roczny koszt 24 300 zł.

Backlog

Przeznaczenie

Backlog niestety dużą część funkcji pokazuje dopiero od poziomu płatnych wersji, więc jedynie mogłem się domyślać. Ogólne wrażenie jest takie, że to system dedykowany do średniej wielkości zespołów pracujących w trybie kaskadowym. Wbrew nazwie aplikacji nie znalazłem nigdzie klasycznego Backlogu takiego, np. jak w Taiga albo chociaż Trello.

Główne funkcje

  • Widok Gantta (dostępny tylko w płatnej wersji).
  • Zarządzanie zagadnieniami w projekcie.
  • Dokumentowanie projektu w formie wikipedii.
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Burndown chart (dostępny w płatnej wersji).

Plusy

  • Na poziomie darmowym aplikacja nie oferuje zbyt wiele.

Minusy

  • Zgodnie z założeniami powyższych recenzji nie oceniam funkcji, których sam nie widziałem. Więc głównym minusem jest to, że w darmowej wersji po prostu niewiele jest dostępne.
  • Funkcji w wersji darmowej jest raczej niewiele i uznałbym Backlog za jedno z mniejszym narzędzi na rynku.

Koszt

  1. Na poziomie indywidualnym Backlog nic nie kosztuje.
  2. Dla małego zespołu Backlog kosztować będzie 1 680 zł. rocznie.
  3. Dla średniej wielkości firmy trzeba zaplanować budżet na poziomie 4 800 zł. rocznie.

Casual

Przeznaczenie

Wyróżniającą cechą Casual jest graficzne przedstawienie listy zadań w formie diagramu sieciowego. System pozwala na zaplanowanie zadań, przypisanie dat i ludzi a następnie ładną prezentację zakresu projektu. Niestety brakuje w nim innych funkcjonalności spotykanych w systemach tej klasy, jak raportowanie, widok kalendarza, Gantta, czy Kanbana.

System raczej nadaje się do pracy indywidualnej lub małego zespołu, gdy konieczne jest przejrzyste zaprezentowanie zakresu prac. Nie przyda się on raczej w sytuacji, gdy potrzebny jest nadzór nad ludźmi lub analiza efektywności prac. Przykładowo zadania można odznaczać tylko albo niewykonane, albo wykonane, bez stanów pośrednich w rodzaju 35%.

Główne funkcje

  • Lista zadań.
  • Komentowanie zadań.
  • Strukturalizacja zakresu za pomocą diagramu sieciowego.
  • Alokowanie zasobów do zadań.
  • Załączanie dokumentów do zadań.

Plusy

  • Silną stroną jest prostota systemu.
  • Wizualizacja struktury prac.

Minusy

  • Casual robi bardzo niewiele ponad prezentację struktury zakresu.

Koszt

  1. Dla pojedynczego użytkownika system kosztuje 336 zł. na rok.
  2. Mały zespół będzie musiał zapłaci rocznie 1 680 zł.
  3. Średniej wielkości firma musi przygotować się na koszt 6 384 zł. rocznie.

Planless

Przeznaczenie

Bardzo przyjemne narzędzie. Centralnym punktem jest lista zadań, które można przypisać do zespołu i wyświetlić w postaci uproszczonego Gantta. Ciekawym rozwiązaniem obecnym w dużym systemach PMIS jest możliwość przypisania kompetencji do zadania, a dopiero potem konkretnego człowieka. Kompetencja może mieć stawkę kosztową, ale nie mamy na nią limitu dostępności.

Z uwagi na fakt, że Gantt jest faktycznie mocno uproszczony, system nie nadaje się do zarządzania większymi kaskadowymi projektami, jednak plusem jest to, że dzięki temu narzędzie łatwo opanować. Planless to narzędzie adresowane do małych zespołów i małych firm, ale podoba mi się, że bardzo spójnie zaprojektowano funkcjonalność w kontekście celu wykorzystania tego programu. Muszę dodać, że Planless jest ewidentnie zaprojektowany pod małe zespoły pracujące w trybie Time&Material, nie ma tutaj innych kosztów zadań.

Główne funkcje

  • Dodawanie zadań, do których można toczyć dyskusje, planować daty i pracochłonność.
  • Rejestrowanie czasu pracy.
  • Zarządzanie użytkownikami i umiejętnościami.
  • Rozliczanie kosztów projektów.
  • Dodawania zdarzeń (zadań bez kosztów).

Plusy

  • Prostota i wysoka ergonomia narzędzia.
  • Płaska taryfa niezależnie od liczby użytkowników.

Minusy

  • Mała liczba funkcji związanych ze współpracą.
  • Brak funkcji kontroli projektów oprócz jedynie rozliczania kosztów.
  • Brak tablicy Kanban.
  • Bardzo prosty wykres Gantta.

Koszt

  • Dla pojedynczego użytkownika system w skali roku kosztować będzie 2 100 zł.
  • Dla zespołu będzie to koszt ok. 2 100 zł. rocznie.
  • A dla średniej wielkości firmy to 2 100 zł. rocznie

Jak widać stawka za używanie narzędzia jest płaska, co czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem przede wszystkim dla średniej wielkości firm.

Tym kończymy trzecią część przeglądu narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym i nie tylko. Na liście mam jeszcze: Binfire, Freedcamp, Favro, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Maistertask, Ntask, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Teamup, Tempo, TestbenchTodoist, Todo, Twist, Upwave, VabotuZenkit, Zoho. Jak widać całkiem dużo mi jeszcze zostało 🙂 Kto by pomyślał, że ten rynek jest tak rozdrobniony.

Równolegle postanowiłem stworzyć tabelkę, która w sposób syntentyczny porówna wszystkie analizowane narzędzie. Możecie ją znaleźć pod tym adresem: Porównanie narzędzi.

Porównanie narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Porównanie narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Poniżej znajdziecie podsumowanie narzędzi wspierających zarządzanie małym zespołem projektowym. Utworzyłem prostą tabelkę według kluczowych kryteriów, którą dla wygody można sortować, więc możecie szybko znaleźć najciekawsze systemy z perspektywy różnych kryteriów.

Przedstawione oceny oczywiście są subiektywne, jednak dokonałem ich na podstawie analizy kilkudziesięciu dostępnych w internecie narzędzi. Wydaje mi się, że mam całkiem szeroki ogląd na to, jak można wesprzeć mały zespół.

Poniższe oceny narzędzi do zarządzania projektami są oparte na napisanych wcześniej recenzjach, które można znaleźć tutaj: Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 1, część 2, część 3.

Nazwa Cena dla 1 użytkownika [rocznie zł] Cena dla zespołu 9 ludzi [rocznie zł] Cena dla 30 osobowej firmy [rocznie zł] Ergonomia (1-5) Użyteczność dla zwinnych (1-5) Użyteczność dla kaskadowych (1-5) Użyteczność dla pracy zadaniowej (1-5) Czas uczenia się [h]
Kanboard 0 0 0 3 4 0 2 1
Openproject 1111 2227 6682 3 2 3 1 3
Proofhub 2160 4272 4272 3 4 2 3 2
Taiga 240 2160 7200 4 5 0 2 2
Trello 0 4315 14385 5 4 0 4 0.5
Clickup 0 2172 12765 5 5 0 2 1
Wrike 2350 4704 35700 4 3 4 2 4
Asana 0 0 594 3 4 3 2 6
Basecamp 0 4000 4000 3 3 1 3 3
Bitrix 0 0 6710 3 2 3 1 5
Harvest 518 4500 15552 4 3 0 0 1
Monday 816 3792 19152 4 4 3 2 3
Nozbe 228 2388 2388 4 3 2 4 2
Nutcache 430 2880 8640 4 4 1 3 3
Planless 2100 2100 2100 5 3 1 4 0.5
Activecollab 300 2700 9000 2 2 1 1 2
Accelo 33700 114000 3 3 3 1 8
Avaza 0 4300 16460 4 2 3 0 5
Azendoo 360 7290 24300 3 3 0 3 1
Backlog 0 1680 4800 3 3 3 2 3
Casual 336 1680 6384 4 2 0 2 0.5

Kolejna edycja Szkoły PM w listopadzie

Zapraszamy na jedenastą edycję Szkoły PM, która odbędzie się we Wrocławiu. Szkoła Project Managera to intensywne studia podyplomowe z zakresu zarządzania projektami organizowane w centrum szkoleniowym Wender Edu we Wrocławiu. W ramach programu oferujemy wiele symulacji i praktycznych ćwiczeń pomagających zdobyć praktyczne umiejętności przydatne w zawodzie kierownika projektu.

W ramach Szkoły PM dostępne są takie nasze symulacje, jak: Massawa, Mayday Mayday, Baza na Marsie, Scrumdroid.

Szkoła PM organizowana jest w partnerstwie z Wyższą Szkołą Bankową we Wrocławiu oraz firmą Moderator.

Napisz do nas, jeżeli jesteś zainteresowany na e-mail szkolenia@octigo.pl.

Więcej o Szkole PM możesz przeczytać tutaj.

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 2

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 2

W poprzedniej części omówiłem 7 narzędzi wspierających współpracę i komunikację w niewielkim zespole projektowym. Obiecałem też, że będzie kontynuacja tej analizy, bowiem narzędzi na rynku jest dużo więcej. W odpowiedzi na publikację otrzymałem kilka kolejnych narzędzi, o których warto opowiedzieć. Na liście teraz mam: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Clickup, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Openproject, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proofhub, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taiga, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, TestbenchTodoistTrello, Todo, Twist, Upwave, Wrike, VabotuZenkit, Zoho.

Możecie też zobaczyć zbiorczą ocenę tych i innych recenzowanych narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym w sortowanej tabeli.

Kryteria doboru na listę przyjąłem takie:

  • System jest dostępny w formule trial lub za darmo i mogę go osobiście poklikać.
  • System przede wszystkim służy do zarządzania zespołem w projekcie. Oferuje dostęp dla wielu użytkowników, ma zadania i rejestrowanie ich postępu.
  • Wykluczyłem systemy, który przeznaczeniem jest praca grupowa, ale niekoniecznie w projektach oraz wszelkie systemy wspólnego tworzenia dokumentów.
  • Wykluczyłem duże systemy korporacyjne, które i tak nie są dostępne za darmo, a w trialu, bo wymagają etapu wdrażania w organizacji i są na ogół drogie.

Dla wyliczenia kosztów przyjąłem trzy przypadki użycia i obliczałem wydatki w skali roku:

  1. Indywidualny użytkownik zarządzający kilkunastoma projektami naraz.
  2. Niewielki zwinny zespół do 9 osób (tyle sugeruje Scrum Guide) prowadzący wspólnie do 20 projektów.
  3. Średniej wielkości firma posiadająca do 30 osób i zarządzająca naraz 50 projektami.

W końcu każdy z systemów opisałem krótko według tej samej struktury: przeznaczenie, główne funkcje, plusy, minusy, koszt. W tej części analizy wezmę na tapetę Kanboard, Taiga, Trello, ………………………….

Kanboard

Przeznaczenie

Kanboard jest systemem darmowym i open source!. Jeszcze raz, jest za darmo jak pyły w powietrzu i WordPress. Szybko się go instaluje (mi zajęło to kilka minut) i robi to, co sugeruje nazwa. Obsługuje tablicę Kanban z tuzinami uzupełniających funkcji. Można na przykład zdefiniować dwuwymiarową tablicę, podzieloną na tory pływackie.

Moim zdaniem świetnie nada się do niewielkiego zespołu pracującego razem niekoniecznie w projekcie. Po prostu pracującego razem, w którym ludzie mogą wymieniać się zadaniami i w którym warto pokazywać wszystkim członkom zespołu aktualny stan prac.

Główne funkcje

  • Tablica zadań Kanban.
  • Wiele atrybutów zadań: kategorie, tagi, daty, kolory, statusy, etc.
  • Zarządzanie dostępami użytkowników.
  • Definiowanie podzadań.
  • Załączanie dokumentów do zadań.
  • Możliwość podziału tablicy na dodatkowe potoki.
  • Komentowanie zadań.
  • Widok listy moich zadań.

Plusy

  • Za darmo z otwartym kodem.
  • Łatwa instalacja i rozpoczęcie pracy na własnym serwerze.
  • Wiele atrybutów przy zadaniach.
  • Dwuwymiarowa tablica Kanban.

Minusy

  • Nieco surowo wygląda interface i mógłby być bardziej przyjazny i dopracowany. Z doświadczenia wiem, że tego aspektu nie można bagatelizować.
  • Dla korporacji brak wsparcia może być pewnym wyzwaniem.
  • Brak innych funkcji zarządzania projektami poza Kanbanem.
  • Brak raportowania postępu prac.

Koszt

We wszystkich wariantach koszt wynosi zero 🙂

Openproject

Przeznaczenie

To jeden większych z pośród omawianych systemów, których moim zdaniem zatrzymał się w pół kroku do wielkości. Stara się wesprzeć zarówno projekty zwinne, jak i kaskadowe. Jednak z kaskadowymi wychodzi mu to dużej lepiej niż ze zwinnymi.

Openproject jest adresowany raczej do średniej wielkości firm prowadzących kaskadowe projekty, ale głównie w aspekcie harmonogramu. Warstwa kosztów jest potraktowana powierzchownie, a o EVM można zapomnieć. Nie wyobrażam sobie użycia go do zarządzania własnymi zadaniami, są prostsze i tańsze rozwiązania do takich celów. Z drugiej strony średnia firma od projektów kaskadowych zwykle ma potrzeby bilansowania zasobów, monitorowania ich efektywności i wiarygodności prognoz, przewidywania zysków na projekcie i tutaj tego nie znajdziemy.

Główne funkcje

  • Ustrukturalizowany zakres w reszcie pozwalający na wiele poziomów zagłębień! Jak widać z mojej analizy to rzadkie w tej klasie rozwiązań.
  • Wykres Gantta pozwalający na drag&drop oraz pilnujący logicznych zależności. Przydatna sprawa w projektach kaskadowych.
  • Widok kamieni milowych w projekcie.
  • Filtrowanie zadań na wiele różnych sposobów, przydatne przy większych projektach.
  • Różne raporty podsumowujące projekt w tym prosty raport kosztów.
  • Proste zarządzanie zgłoszeniami błędów, które mogą stać się pakietami roboczymi.
  • Tablica zadań Kanban, choć nie było dla mnie jasne, w jaki sposób zmiana statusu zadania na tablicy wpływa na postęp projektu na Gantt. Być może zadanie niezależnie może mieć status z Kanban i terminy oraz procent wykonania z Gantta. Jeżeli tak, to używanie obu tych funkcjonalności naraz jest dla mnie niezasadne.
  • Możliwość dołączania atrybutów do zadań, ludzi, terminów, zależności logicznych, załączników, ale brakuje dyskusji.
  • Tablica ogłoszeń w projekcie.
  • Dokumentacja projektu w formie uproszczonej wikipedii.
  • Zarządzanie użytkownikami.

Plusy

  • Dobre wsparcie dla projektów kaskadowych, nie idealne, ale dobre. W tym możliwość elastycznej strukturalizacji prac, filtrowania zadań, dodawania kamieni milowych, zależności między zadaniami.
  • Fajne wiki przeznaczone do dokumentowania projektu.
  • Przejrzysty interface, choć ergonomia pracy z Ganttem mogłaby być lepsza.
  • Dużo funkcji związanych z dokumentowanie projektu.

Minusy

  • Mało rozbudowane funkcje komunikacyjne w zespole.
  • Brak planów bazowych co w przypadku kontroli projektów kaskadowych wydaje się istotnym wymogiem.
  • Za mało raportów kontroli kondycji projektu.
  • Słabe wsparcie projektów zwinnych. Tablica Kanban jest dość prosta i symbolicznie powiązana z Ganttem.,
  • Ograniczone wsparcie zarządzania kosztami i marżą projektu.

Koszt

  1. Dla pojedynczej osoby jest to rozwiązanie dość drogie, bo 1 111 zł. rocznie.
  2. Dla małego zespołu roczny koszt wyniesie 2 227 zł.
  3. Dla średniej wielkości firmy projektowej koszt to 6 682 zł. rocznie.

Proofhub

Przeznaczenie

Nowością w Profhub jest możliwość dodawania wielu list zadań, każda z własną tablicą Kanban z różnymi statusami. Punktem wyjścia jest tutaj właśnie lista zadań, która zawiera w sobie tablicę, ale z drugiej strony może być prezentowana na Gantt tak, jak pokazywane są w MS Project zadania sumaryczne. Jest to ciekawa próba połączenia świata kaskadowego ze zwinnym.

Proofhub to narzędzie, które w ciekawy sposób łączy wykres Gantta z zależnościami między zadaniami i tablice Kanban. Jednak nie sposób mieć wszystkiego, toteż zadania nie są pilnowane, czy spełniają zadane warunki z diagramu sieciowego. Brakuje również możliwości wprowadzenia ustrukturalizowanego zakresu (za pomocą tablic można zasymulować dwa poziomy dekompozycji WBS, np. produkty projektu i zadania je dostarczające). Moim zdaniem to zgrabne narzędzie do małych i średnich projektów, w których struktura podziału prac nie jest istotna i nie trzeba zarządzać kosztami, ani pracochłonnością. Podejrzewam, że przy większej liczbie zadań może pojawić się bałagan, jednak zasada: jedna tablica = jeden projekt mocno porządkuje współpracę.

Profhub jest promowany jako narzędzie do zarządzania firmą realizującą wiele projektów naraz, jednak w takiej sytuacji zabrakło mi repozytorium dokumentów, zarządzania kosztami, ofertowania, planowania bazowego projektu, analizy odchyleń na harmonogramie i koszcie, zarządzania zmianami.

Główne funkcje

  • Prowadzenie dyskusji w ramach zespołu.
  • Tablica zadań Kanban.
  • Wiele tablic w jednym projekcie.
  • Śledzenie czasu pracy nad zadaniami.
  • Komentowanie zadań.
  • Atrybuty zadań, np. ważność, załączniki, daty
  • Określanie procentowo stopnia zaawansowania zadania.
  • Filtrowanie widoku Gantta po różnych kryteriach.
  • Raporty burnup, statusów zadań.
  • Widok kalendarza.
  • Proste zarządzanie dokumentami.
  • Zarządzanie dostępami do projektów.

Producent komunikuje, że są dostępne funkcje związane z rozliczaniem prac, ale w wersji trial nie mogłem ich zobaczyć niestety, więc nie oceniam.

Plusy

  • Schludny interface bez nadmiaru informacji.
  • Wiele list zadań w ramach jednego projektu.
  • Podstawowe raportowanie postępu prac, obciążenia zasobów.
  • Planowanie i monitorowanie czasu prostego projektu.

Minusy

  • Wykres Gantta ma ograniczona funkcjonalność ze względu na konieczność powiązania z tablicami kanbanowymi.
  • Interface aplikacji reagował z irytującym opóźnieniem. Za każdym razem, gdy kliknąłem musiałem odczekać pół sekundy lub dłużej na zapisanie się stanu. To czasem powodowało wykonywanie tej samej czynności podwójnie. Wiecie, jak to jest z guzikiem od windy, która jedzie za wolno, albo włącznikiem świateł na przejściu dla pieszych? Naciskamy go sto razy, aby szybciej zareagował.
  • Brak wymiary kosztowego za wyjątkiem rejestrowania godzin w zadaniach.
  • Skoro już jest Gantt i zależności między zadaniami, to oczekiwałbym, że będzie dało się ustawiać go za pomocą drag&drop. Jednak nie jest to tutaj takie intuicyjne.

Koszt

Cena Proofhuba jest zróżnicowana według dostępnych funkcji a nie skali użycia.

  1. W wariancie indywidualnym wybrałbym wersję podstawową Proofhub i wówczas kosztuje rocznie ok. 2 160 zł.
  2. W wariancie małego zespołu potrzebowałbym dodatkowych funkcji i wtedy musiałbym zapłacić 4 272 zł. rocznie.
  3. Podobnie było w przypadku średniej firmy – 4 272 zł. rocznie.

Taiga

Przeznaczenie

Taiga oferuje dwa predefiniowane tryby pracy: Scrum i Kanban. Funkcje systemu są precyzyjnie ustawione pod te dwie metodyki. Z jednej strony upraszcza to korzystanie, model użycia jest dość oczywisty, z drugiej zaś strony czyni narzędzie mniej uniwersalnym. Przykładowo korzystanie w modelu Scrum powoduje, że zaczynamy od wypełnienia listy Product Backlogu historyjkami, a każda historyjka może mieć w punktach wycenioną złożoność, można nawet osobno wycenić UX, frontend etc.

Podsumowując Taiga jest dobrze zaplanowanym narzędziem dla zespołów agile’owych w projektach developerskich korzystających ze Scrum lub Kanban. Podoba mi się tak precyzyjne zaplanowanie sposobu użycia. Choć pewnie ogranicza to krąg potencjalnych użytkowników. To może być fajne narzędzie do współpracy na linii product owner – zespół.

Główne funkcje

  • Backlog z historyjkami.
  • Możliwość głosowania na historyjki, wyceny w storypointach,
  • Dodawanie wielu atrybutów i podzadań do historyjek.
  • Zarządzanie sprintami.
  • Kanban board dla sprintu.
  • Przypisywanie zadań do historyjek na kanbanie.
  • Zarządzanie zgłoszeniami, błędami, pytaniami.
  • Filtrowanie zadań i zgłoszeń po różnych kryteriach.
  • Moduł dokumentowania projektu inspirowany wikipedią.
  • Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
  • Raportowanie velocity sprintu.

Plusy

  • Jednoznacznie określony model użycia aplikacji – Scrum lub Kanban według jasno zaplanowanych funkcji. Wierne oddanie założeń tych metodyk.
  • Schludny i przejrzysty interface użytkownika.
  • Narzędzie robi to, do czego zostało zaprojektowane.

Minusy

  • Jednoznacznie określony model użycia, co powoduje, że zespołom nie będącym aż tak wiernym Scrumowi lub Kanbanowi może być niewygodnie korzystać z tego narzędzia.
  • Jak na system Kanban, to mógłby być nieco bardziej intuicyjny. Moim zdaniem przydałby się końcowy sznyt, tu automatyczny zapis po naciśnięciu enter, tam możliwość dodawania zadań w konkretnej kolumnie, albo oglądania dyskusji wprost na tablicy.
  • Nie znalazłem raportu burndown, cumullative flow diagram, czy burnup.
  • Skoro adresatem są zespoły Scurmowe, to przydałoby się wsparcie komunikacji w sytuacji, gdy taki zespół działa w rozproszeniu.

Koszt

  1. Przy użyciu osobistym Taiga jest darmowa, ale małym haczykiem. Otóż dopuszczalny jest tylko jeden prywatny projekt, jak rozumiem reszta jest widoczna na zewnątrz. Wersja bardziej dyskretna kosztuje 240 zł. rocznie.
  2. W przypadku małego zespołu Taiga rocznie kosztować będzie 2 160 zł.
  3. Dla średniej firmy to wydatek rzędu 7 200 zł. na rok. Producent sugeruje upusty od 30 użytkowników, ale nie precyzuje jakie, więc ich nie uwzględniałem w wyliczeniach.

Trello

Przeznaczenie

Trello to chyba najpopularniejszy system wspierający zwinne projekty. Świetna ergonomia, niska cena i dotrzymywanie obietnic zadecydowały o sukcesie tego narzędzia. Trello nie udaje nawet, że robi coś innego niż tablica zadań Kanban, ale robi to naprawdę dobrze.

Główne funkcje

  • Tablica Kanban
  • Tablica Kanban
  • Tablica Kanban
  • A ponadto zadania mogą mieć załączniki, można prowadzić wokół nich dyskusje, mogą mieć terminy, atrybuty rożnych rodzajów.
  • Dużo pluginów rozszerzających możliwości Trello, np. wspomniany juz Harvest.

Plusy

  • Ergonomia!
  • Krótka krzywa uczenia się, która zajmuje minutę.
  • Dobrze opracowana tablica Kanban.

Minusy

  • Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
  • Przy dużych projektach zwinnych może pojawiać się bałagan ze względu na dużą liczbę zadań.
  • Brak zarządzania innymi obszarami za wyjątkiem zadań i ich statusów. Zarządzanie czasem jest naprawdę szczątkowe.
  • Brak raportów stanu projektu, kondycji, podsumowań etc.

Koszt

  1. Dla indywidualnego użytkownika jest całkowicie za darmo. Pewne funkcje związane z konfigurowaniem są płatne na poziomie 180 zł. rocznie, jednak nigdy ich nie potrzebowałem.
  2. Dla małego zwinnego zespołu też jest za darmo. Ja prowadziłem w tym narzędziu kilkadziesiąt projektów i nigdy nie system nawet nie sugerował, że za coś trzeba będzie płacić. Limitem jest 10 tablic dla zespołu naraz. Jeżeli potrzebujemy funkcji premium, to jest to 4 315 zł. rocznie na 9-osobowy zespół.
  3. Średniej wielkości firma zapłaci już 14 385 zł. rocznie.

Clickup

Przeznaczenie

Clickup jest ewidentnie zaprojektowany pod zespoły zwinne. Mamy tu punkty zadań, sprinty, tablicę zadań i dokumentację projektu. Przyjemne narzędzie do konkretnych celów.

Główne funkcje

  • Kanban board, lista zadań z priorytetami, widok terminarza.
  • Podgląd listy sprintów z ich zakresem.
  • Integracja z różnymi aplikacjami uzupełniającymi funkcjonalność: kalendarze, śledzenie czasu pracy, zarządzanie dokumentami.
  • Moduł przesyłania wiadomości między członkami zespołu.
  • Załączanie plików, podzadań, atrybutów do zadań na tablicy.
  • Moduł zarządzania celami członków zespołu.
  • Ekran z listą moich projektów i ich postępem.
  • Moduł tworzenia dokumentacji projektu.
  • Zarządzanie dokumentami.

Plusy

  • Ergonomiczny interface działający płynnie.
  • Przyjemne zarządzanie zakresem sprintów.
  • Silne wsparcie dla projektów zwinnych, szczególnie Scrumowych.
  • Integrowalność z wieloma systemami zewnętrznymi.

Minusy

  • Brak wsparcia projektów kaskadowych.
  • Brak możliwości strukturalizacji zakresu za wyjątkiem podzadań w ramach zadania.
  • Brak harmonogramu z datami i zależnościami między zadaniami.
  • Brak zarządzania kosztami, choć jest możliwość integracji z Harvest.

Koszt

  1. W wariancie indywidualnych Clickup nic nie kosztuje, jednak będzie miał ograniczoną funkcjonalność.
  2. Dla zespołu zwinnego koszt wyniesie 2 127 zł. rocznie.
  3. Dla średnie firmy koszt jest już większy, bo konieczne może okazać się dokupienie dodatkowych funkcjonalności, moim zdaniem wyjdzie w skali roku ok. 12 765 zł.

Wrike

Przeznaczenie

To najprzyjemniejsze w użyciu narzędzie do zarządzania kaskadowym projektem, jakie analizowałem na potrzeby niniejszego porównania. Drag&drop na Gantt działa intuicyjnie i szybko, można tworzyć zagłębienia struktury podziału prac, zależności między zadaniami itd. Dużo fajniejsze w użyciu niż Openproject opisany powyżej.

Podsumowując, jeśli firma zarządza projektami kaskadowymi i nie jest dla niej istotne monitorowanie kosztów i zarządzanie baseline’ami, to jest to świetne narzędzie. Prawdopodobnie raporty umożliwiają kontrolę kondycji projektu, ale niestety nie miałem szansy ich zobaczyć, bo są zablokowane w wersji trial. Zwinne projekty, mimo funkcji tablicy Kanban, nie są najlepiej wspierane w Wrike.

Główne funkcje

  • Widok Gantta z wygodnym interface drag&drop.
  • Strukturalizacja zakresu prac.
  • Widok Kanban, listy zadań.
  • Zarządzanie dokumentami przy zadaniach.
  • Osobista lista zadań.
  • Szablony zadań.
  • Moduł komunikacji przez przesyłanie sobie wiadomości.
  • Osobista tablica Kanban.
  • Raportowanie jest dostępne, ale nie widziałem go na własne oczy, bo jest dostępne tylko w wersji płatnej.

Plusy

  • Intuicyjny interface, szczególnie przyjemnie korzysta się z wykresu Gantta.
  • Ustrukturalizowany zakres.
  • Funkcje zarządzania portfelem i pulą zasobów, jednak nie mogłem z nich bezpośrednio skorzystać, bo są płatne.

Minusy

  • Brak zarządzania kosztem i marżowością projektów, chyba, że nie udało mi się do nich dotrzeć.
  • Słabe wsparcie dla projektów zwinnych.
  • Brak zarządzania dokumentacją projektów.
  • Ograniczone wsparcie dla komunikacji w projekcie. To raczej narzędzie dedykowane do zespołów zlokalizowanych w jednym miejscu, albo komunikujących się za pomocą innych narzędzi.

Koszt

  1. W wariancie osobistym nie zalecałbym używania tego narzędzia, już lepiej kupić sobie MS Project. Szczególnie, że najtańsza wersja kosztuje 2 350 zł. rocznie.
  2. W wariancie małego zespołu korzystanie kosztuje ok. 4 704 zł. rocznie.
  3. Dla średniego przedsiębiorstwa koszt wynosi w skali roku 35 700 zł.

Podsumowanie

Przeanalizowałem 14 platform do zarządzania współpracą zespołów w projektach. Po drodze okazało się, że krajobraz takich aplikacji jest dużo większy niż sądziłem. Znalazłem ich około 60! Jest z czego wybierać. Sądzę, że trzeba rozróżnić, czy szukamy systemu do projektów kaskadowych, czy zwinnych. Trudno o dobre połączenie. W przypadku kaskadowych najbardziej dotąd podobał mi się Wrike ze względu na ergonomię i ilość funkcji. Dla projektów zwinnych wybór i podobieństwo systemów do siebie jest dużo większe, moje typy to Trello i Clickup w przypadku płatnych oraz Kanboard w przypadku darmowych.

Do przejrzenia zostało mi jeszcze sporo: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, JiraKanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Paymo, ProductboardProductive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, SmartsheetScoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, TestbenchTodoist, Todo, Twist, Upwave, VabotuZenkit, Zoho. Obiecuje, że w miarę wolnego czasu będę kontynuował moją misję.

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym

Zainspirowany pytaniem jednego ze znajomych/klientów uznałem, że przyszedł najwyższy czas, aby dowiedzieć się, co w trawie bzyczy w obszarze systemów wspierających zarządzanie pracą małych zespołów projektowych. Poniżej dokonałem podsumowania i krótkiego porównania popularnych systemów z tej kategorii. Oceny dokonywałem w oparciu o osobiste doświadczenia korzystania z takich narzędzi oraz praktyk organizowania zespołów projektowych.

Możecie też zobaczyć zbiorczą ocenę tych i innych recenzowanych narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym w sortowanej tabeli.

Podsumowując znalezione rozwiązania, można dojść do wniosku, że:

  1. Interface przeglądarkowy zdominował sposób korzystania. A przecież jeszcze ćwierć wieku temu dostępne były jedynie systemy oparte o tekstowe, ewentualnie graficzne aplikacje desktopowe. 😉 Za moich czasów… Wyjątkiem są coraz częściej dostępne aplikacje mobilne uzupełniające rozwiązanie webowe.
  2. Jednym ze źródeł inspiracji dla tych rozwiązań jest MS Project, a właściwie ekran z wykresem Gantta i listą zadań. Owe zadania na osi czasu czasem pokazuje się w formie klasycznego Gantta, a czasem są to odświeżone layouty jak w przypadku Monday z użyciem wielu kolorów. Alternatywnym sposobem prezentacji jest terminarz.
  3. Drugim głównym źródłem inspiracji jest tablica zadań wywiedziona z metodyki Kanban. Tutaj króluje Trello, ale nie tylko. W wielu przypadkach tablica zadań jest uzupełnieniem systemu do obiegu tzw. ticketów, czyli zamówień na wykonanie zadań.

Po kilku wyszukiwaniach w Google wynotowałem sobie do dalszej analizy takie systemy, jak: Asana, Basecamp, Bitrix, Harvest, Monday, Nosbe, Nutcache. Systemów do takich zadań jest oczywiście dużo więcej, ale ja ograniczyłem się do tych, z których mogę skorzystać za darmo (przynajmniej przez pewien okres), oferują dostęp do wspólnego środowiska dla wielu członków zespołu oraz ich celem jest przede wszystkim zarządzanie zadaniami (choć niektóre z nich wykonują też inne rzeczy, jak zarządzanie dokumentacją). Wykluczyłem z poniższego porównania duże systemy korporacyjne, które umożliwiają zarządzanie projektami i portfelami w wielkich organizacjach. Z resztą tej klasy rozwiązania i tak na ogół nie są dostępne za darmo online. Pominąłem również systemy służące do komunikacji lub wspólnego edytowania dokumentów, wszak za pomocą Google Docs też można zarządzać zespołem, ale chodziło mi raczej o dedykowane narzędzia.

Dla wyliczenia kosztów przyjąłem trzy przypadki użycia:

  1. Indywidualny użytkownik zarządzający kilkunastoma projektami naraz.
  2. Niewielki zwinny zespół do 9 osób (tyle sugeruje Scrum Guide) prowadzący wspólnie do 20 projektów.
  3. Średniej wielkości firma posiadająca do 30 osób i zarządzająca naraz 50 projektami.

Aby łatwiej było porównać poszczególne pakiety przyjąłem koszt rocznego użytkowania.

Asana

Przeznaczenie

Narzędzie to dedykowane jest do małych zespołów, prowadzących nieusturkturalizowane projekty (zwinne), w których zarządza się przede wszystkim listą zadań, a w przypadku płatnych funkcji również harmonogramem i pracochłonnością. Punktem wyjścia w Asanie jest moja własna lista zadań, które następnie mogą być komponentami większych całości (projektów). Do zadań można dodawać wiele informacji, a jeszcze więcej, gdy zapłacę, jednak po kilku godzinach pracy mam jednak nieprzyjemne wrażenie bałaganu na ekranie.

Asana jest tanim narzędziem w porównaniu do konkurencji, jednak należy być czujnym. Bowiem mnóstwo funkcji wymaga przełączenia się na płatny abonament, który nadal nie jest bardzo drogi.

Ciekawą funkcją przydatną dla menadżera działu lub PMO jest możliwość przeglądania obciążenia i dostępności ludzi w czasie. Ta oraz kilka innych funkcji predestynują Asanę do wykorzystania przez szefów działów, a nie tylko członków zespołów, co jest plusem.

Główne funkcje

  • Lista zadań, które mogą, ale nie muszą tworzyć projekt.
  • Pojedyncze zadanie może mieć datę, załączniki, podzadania (jednak nie ma co liczyć pełną możliwość tworzenia WBS), zadania cykliczne.
  • Przesyłanie wiadomości między uczestnikami projektu.
  • Kanban board dla projektu.
  • Szablony typowych projektów z różnych branż.
  • Widok Gantta z ciekawym sposobem wizualizacji, kto kiedy jest zajęty.
  • Widok terminarza.
  • Możliwość prowadzenia dyskusji wokół statusów projektu.
  • Tworzenie formularzy jako zadań do wypełnienia przez członków zespołu.
  • Dwupoziomowa struktura podziału prac z możliwością wstawiania kamieni milowych.
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Monitorowanie cudzych zadań w osobnym module.

Plusy

  • Duża ilość rzeczy, które można załączyć do zadania.
  • Różne widoki dla projektu: Gantt, terminarz, kanban.
  • Asanę wyróżnia moduł zarządzania portfelem inwestycji oraz możliwość monitorowania dostępności zespołu. Jednak ten moduł wymaga wykupienia płatnego dostępu do Asany.
  • Niskie koszty użytkowania dla podstawowych funkcji.
  • Funkcje nadzorowania cudzych zadań.

Minusy

  • Poczucie zabałaganienia ekranu.
  • Zaskakujące jest to, że co chwila okazuje się, że pewna funkcja wymaga płacenia. Przykładowo za darmo mogę dodać datę końca zadania, ale dodanie już daty startu jest płatne.
  • Raportowanie ograniczone do obciążenia ludzi pracą.
  • Niewielkie wsparcia kaskadowych projektów.
  • Nie znalazłem funkcji pozwalających na import/eksport danych o projektach.

Koszt

  1. W wariancie indywidualnym Asana jest darmowa! Choć należy zauważyć, że ta wersja nie ma bardzo wielu funkcji i szybko może się okazać, że musimy zmigrować na płatną wersję.
  2. W wariancie małego, 9-osobowego zespołu też jest darmowa!
  3. Dopiero w wariancie dla średniej firmy zatrudniającej 30 osób w projektach kosztuje 594 zł. rocznie, co czyni ją niezwykle tanim rozwiązaniem.

Basecamp

Przeznaczenie

Basecamp to środowisko, które chyba w największym stopniu wspiera komunikowanie się członków zespołu ze sobą. Funkcji dyskutowania, komentowania, oznaczania jest tu naprawdę wiele. Ponadto narzędzie nie zniechęca złożonością, w kwadrans można rozeznać się na tyle, aby rozpocząć w nim efektywną pracę. Odnoszę wrażenie, że punktem wyjścia w Basecamp jest człowiek i to, co chce innym przekazać.

Jednak brakuje tu twardszych narzędzi związanych z nadzorem postępu prac i raportowaniem. Wydaje się zatem dedykowane do małych, samoorganizujących się zespołów, które nie potrzebują kontroli, a za to chcą dużo ze sobą rozmawiać.

Główne funkcje

  • Dyskusje.
  • Tablica ogłoszeń.
  • Lista zadań powiązanych z projektem.
  • Możliwość wstawiania zdarzeń niebędących zadaniami.
  • Automat to dystrybucji pytań do zespołu i zbierania odpowiedzi.
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Wiele funkcji pozwalających na zarządzanie czasem zadań.
  • Widok kalendarza, uproszczonej tablicy Kanban (to oryginalne rozwiązanie Basecampa).
  • Integracja z kalendarzami zewnętrznymi, np. Google Calendar.

Plusy

  • Rozbudowane funkcje komunikowania się członków zespołu.
  • Przyjemne uporządkowanie ekranu.
  • Narzędzie bardzo proste w użyciu.
  • Możliwość integrowania się w wymiarze komunikacji z innym serwisami za pomocą tzw. chatbotów.

Minusy

  • Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
  • Brak zarządzania innymi obszarami projektów oprócz listy zadań i odpowiedzialności. Generalnie funkcje zarządzania za wyjątkiem listy zadań są tutaj mocno ograniczone.

Koszt

  1. W wariancie indywidualnego użycia Basecamp nic nie kosztuje.
  2. Dla małego zespołu cena tego rozwiązania wynosi rocznie ok. 4000 zł.
  3. Podobnie dla średniej firmy będzie ono kosztować rocznie ok. 4000 zł.

Bitrix

Przeznaczenie

Bitrix przypomina najbardziej MS Projecta spośród wymienionych tu narzędzi. To oznacza, że w większym stopniu wspiera projekty o ustrukturalizowanej liście zadań niż te zwinne. Jednak do wspomnianego narzędzia brakuje mu bardziej rozbudowanego modułu raportowego oraz zarządzania kosztami projektów. Wniosek – jeżeli prowadzisz kaskadowy projekt, w którym koszty materiałów, środków trwałych, usług obcych nie są istotne, to być może jest to narzędzie dla Ciebie.

Główne funkcje

  • Zarządzanie zadaniami.
  • Wykres Gantta z zależnościami między zadaniami.
  • Widok kalendarza.
  • Wprowadzanie dowolnie wielu zagłębień w zakresie (WBS).
  • Zarządzanie dokumentami.
  • Prosty moduł do prowadzenia dyskusji.
  • Uproszczona tablica Kanban.
  • Moduł raportowy ze śledzeniem kalendarza ludzi i ich obciążenia pracą
  • Rejestrowanie spotkań.

Plusy

  • Wsparcie dla projektów kaskadowych.
  • Możliwość wpisania WBS, choć mogłoby to być nieco bardziej ergonomicznie wykonane.
  • Dodatkowe narzędzia zarządzania firmą dostępne z tej samej platformy.

Minusy

  • Trochę na siłę połączenie podejścia Ganttowego i Kanbanowego do pokazywania zadań.
  • Jak na zwinne prowadzenie projektu w małym zespole, to jest za mało intuicyjny. Potrzeba dużo kliknięć, aby wykonać nawet proste operacje.
  • Nadal jest to zubożony MS Project.
  • Dłuższa krzywa uczenia się ze względu na wielość funkcji.
  • Brak zarządzania innymi obszarami projektów niż zadania, praca i harmonogram.
  • Ograniczone możliwości raportowania stanu projektu.

Koszt

  1. W wariancie indywidualnego korzystania Bitrix jest za darmo, ale podobnie jak w Asanie, dotyczy to podstawowych funkcji.
  2. W wariancie małego zespołu również jest za darmo.
  3. W wariancie średniej firmy już trzeba zapłacić od 3 348 zł. do 6 710 zł. rocznie w zależności od zakresu funkcji, które potrzebujemy.

Harvest

Przeznaczenie

To relatywnie malutki systemik, ale całkiem atrakcyjny. Przeznaczony jest do bardzo konkretnej funkcji, śledzenia pracy w zadania w projekcie po to, aby można było później je rozliczyć z klientem. Sądzę, że jest szczególnie przydatny przy rozliczaniu własnej pracy, ewentualnie pracy małego samoorganizującego się zespołu. Zespołu, którym nie trzeba zarządzać, bo wie, co robić, ale potrzebuje wykazać zrealizowane godzinki dla celów fakturowania.

Główne funkcje

  1. Dodawanie projektów i płaskiej listy zadań w nich.
  2. Rejestrowanie pracy w zadania w trybie rzeczywistym.
  3. Integracja z kalendarzem Google’a dla celów rejestracji czasu pracy.
  4. Różne typy rozliczania pracy: T&M, FP, darmowa praca.
  5. Raportowanie kosztów pracy w projekcie.
  6. Śledzenie rentowności projektu.
  7. Możliwość wprowadzania wielu parametrów kontraktu.
  8. Rejestrowanie innych kosztów osobowych, np. podróży, spotkań.
  9. Możliwość importowania i eksportowania danych o projekcie.
  10. Generowanie faktur sprzedażowych z projektu, choć nie uwzględniają one polskich przepisów w tym względzie. 🙂

Plusy

  • Zarządzanie pracą i kosztem z niej wynikającym projektu.
  • Monitorowanie marżowości projektu.
  • Bardzo proste narzędzie w obsłudze, w kwadrans człowiek wie, jak z niego korzystać.
  • Możliwość potraktowania tej aplikacji jako uzupełnienia szeregu innych systemów do zarządzania projektami, jak Asana, Trello, Basecamp.

Minusy

  • Ograniczony zakres zarządzania projektami tylko do kosztów pracy.
  • Relatywnie wysoki koszt, bowiem Harvest w większości przypadków wymaga jeszcze dokupienia pełnego systemu zarządzania projektami.

Koszt

  1. Dla użycia indywidualnego trzeba założyć koszt 518 zł. rocznie.
  2. Dla małego zespołu jest to ponad 4 500 zł. rocznie.
  3. Dla średniej firmy koszt roczny wyniesie 15 552 zł.

Monday.com (po znajomości załączam link do polskiego integratora Deviniti)

Przeznaczenie

Głównym ekranem jest tutaj lista zadań z pokolorowanymi statusami w różnych aspektach (zadanie może mieć wiele różnych statusów). Tą listę można następnie prezentować na różne sposoby, co ułatwia korzystanie ludziom przyzwyczajonych do widoku kalendarza lub tablicy kanban.

Monday to moim zdaniem system dedykowany do średniej wielkości firm i zespołów, które równolegle prowadzą wiele nieustrukturalizowanych, czytaj zwinnych, projektów. Monday pozwala na komunikację między członkami, obserwację wykonywanych zadań i śledzeń postępu na bazie statusów zadań. Oferuje również widok klasycznego Gantta, czy kalendarza. To zaskakująco rozbudowane narzędzie z dużą ilością funkcji ukrytych na początku. W trakcie używania człowiek odkrywa, co jeszcze można tu zrobić.

Dość rozbudowane jest ostatusowanie zadań, na czym przede wszystkim opiera się monitorowanie postępu projektu.

Jednak Monday raczej nie nadaje się do projektów, w których istotne jest rozliczanie marży, kosztów innych niż pracy ludzkiej, czy wprowadzenie ustrukturalizowanego zakresu. Zadania można zgrupować do kategorii, czyli dostępne są dwa poziomy strukturalizacji zakresu.

Główne funkcje

  • Lista projektów składających się z zadań.
  • Przesyłanie wiadomości.
  • Możliwość konfigurowania swojej strony, tzw. dashboardu.
  • Prezentacja statusów zadań w dość orginalny, ale czytelny sposób.
  • Szybka migracja danych o zadaniach z innych popularnych systemów.
  • Integracja z kilkudziesięcioma popularnymi rozwiązaniami!
  • Wiele widoków: tablica kanban, kalendarz, Gantt

Plusy

  • Przejrzysty i estetyczny interface użytkownika, po prostu miło się patrzy na ten system.
  • Duże możliwości integracji i importu danych.
  • Przyjemna aplikacja mobilna.
  • Prezentowanie stanu projektu na wiele różnych sposobów.

Minusy

  • Wysoka cena, szczególnie w wariancie indywidualnym i średniej firmy.
  • Brak zarządzania innymi aspektami projektów niż zakres i harmonogram.
  • Słabe wsparcie kaskadowych projektów.
  • Potrzeba około dnia czasu, aby nauczyć się korzystać ze wszystkich funkcji.

Koszt

Koszty musiałem przeliczyć z dolarów amerykańskich i wynoszą one dla poszczególnych wariantów, jak poniżej:

  • Indywidualny użytkownik rocznie zapłaci 816 zł.
  • Mały zespół do 9 członków to koszt 3 792 zł. (tutaj cena jest rozróżniona po ilości GB zużytych w aplikacji).
  • Średnia firma będzie musiała wydać conajmniej 19 152 zł. rocznie, a może nawet 35 040 zł. rocznie, jeżeli potrzebuje więcej miejsca na dysku.

Nozbe

Przeznaczenie

System dostępny jest przez przeglądarkę i aplikację mobilną. Dedykowany do niewielkich zespołów zarządzających przede wszystkim wymiarem pracy ludzkiej oraz zadaniami. Jego centralnym obiektem jest zadanie, które można grupować w projekty. Zadanie ma ograniczoną dość listę atrybutów, co z jednej strony upraszcza to rozwiązanie, a z drugiej ogranicza jego zastosowania.

Wydaje mi się, że najbardziej z tego narzędzia skorzystają niewielkie zespoły oraz specjaliści organizujący własne zadania. Choć w tym drugim przypadku znam bardziej rozbudowane i ergonomiczne narzędzia, jak np. Evernote. Nozbe poradzi sobie raczej ze zwinnym projektem albo zbiorem luźno powiązanych zadań.

Główne funkcje

  • Lista projektów zdefiniowanych jako zbiór zadań.
  • Lista zadań z możliwością określenia terminu, pracochłonności, kategorii, osób zaangażowanych.
  • Widok kalendarza z naniesionymi zadaniami

Plusy

  • Krótka krzywa uczenia się.
  • Wygodna w użyciu aplikacja mobilna.
  • Integracja kalendarza z zewnętrznymi usługami, jak Google Calendar
  • Możliwość prowadzenia dyskusji wokół zadań, choć ta funkcja w konkurencyjnych pakietach zaprojektowana jest dużo bardziej atrakcyjnie.

Minusy

  • Brak możliwości ustrukturyzowania zakresu projektu.
  • Brak narzędzi kontroli postępu pracy
  • Brak zarządzania wieloma obszarami projektu za wyjątkiem zakresu oraz elementów czasu.
  • Brak statusowania, choćby prostego workflow dla zadań.
  • Brak wsparcia kaskadowych projektów.
  • Brak raportowania projektów.

Koszt

  • Nozbe w wariancie indywidualnym jest darmowy tylko do poziomu 5 projektów. To moim zdaniem mało, ja na konkurencyjnym narzędziu mam zarejestrowanych około 30 projektów, w tym aktywnie realizowanych jest kilkanaście. Przy większej liczbie projektów kosztuje 228 zł. + vat rocznie. 
  • Dla zwinnego zespołu będzie już kosztował 2388 zł. + vat rocznie.
  • Podobna cena, tj. 2388 zł. netto rocznie, jest do zapłacenia przez średniej wielkości firmę.

Nutcache

Przeznaczenie

Nutcache to połączenie Trello z Harvestem (swoją drogą faktycznie można zintegrować oba te systemy). Nadaje się zatem raczej dla zwinnych projektów. Jednak jeżeli twoja firma zarabia na sprzedawaniu pracy swoim klientom i robi to w projektach zwinnych lub luźnych zadaniach, np. konsulting, szkolenia, to Nutcache może być świetnym rozwiązaniem do zarządzania całymi kontraktami, a nie tylko projektami.

Główne funkcje

  • Tablica Kanban.
  • Rejestrowanie czasu pracy przy zadaniach.
  • Zarządzanie kosztami w projekcie zwinnym (na bazie godzin pracy).
  • Rejestrowanie pracochłonności i związanych z tym kosztów zadań.
  • Pokazywanie realizacji budżetu projektu.
  • Widok kalendarza.
  • Rejestrowanie innych wydatków w projekcie.
  • Zarządzanie zewnętrznymi wykonawcami zadań.
  • Zarządzanie płatnościami i fakturami.
  • Raportowanie kosztów.
  • Raportowanie zysków i marżowości kontraktów oraz klientów.

Plusy

  • Bardzo rozbudowana i intuicyjnie działająca tablica Kanban.
  • Ciekawą funkcją jest możliwość zastosowania wielu tablic zadań w ramach jednego projektu.
  • Śledzenie czasu i kosztów pracy.
  • Obsługa całego cyklu życia kontraktu od wprowadzenia parametrów umowy, przez zaplanowanie zadań, przez rejestrowanie pracy, po rozliczenia z wykonawcami i klientem, aż do rejestrowania płatności.

Minusy

  • Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
  • Brak ustrukturalizowanego zakresu.
  • Brak zarządzania harmonogramem zgodnie ze ścieżką krytyczną i innymi aspektami projektu.
  • Ograniczone wsparcie dla zdalnej komunikacji w zespole.

Koszt

  1. Dla indywidualnego użytkownika roczny koszt użycia wynosi 430 zł.
  2. Dla małego zespołu wychodzi rocznie 2 880 zł.
  3. Dla średniej firmy za rok korzystania z Nutcache wyjdzie 8 640 zł.

Z dotychczas przeanalizowanych najbardziej rozbudowany jest Bitrix, choć subiektywnie oceniam, że jest mało intuicyjny i stoi trochę w rozkroku między podejściem kaskadowym i zwinnym, tak trochę “dobra zmiana”, ani dobra, ani zmiana. Najprzyjemniejszy w użyciu był Harvest, co wynikało z jego niewielkiego rozmiaru i konkretnie zdefiniowanego przeznaczenia. Dla projektów zwinnych najbardziej podobała mi się Nutcache, a zaraz po nim Monday (drugie miejsce wynika z oryginalnego podejścia do projektów, z który musiałbym się oswoić). Dla kaskadowych nie znalazłem niczego wyjątkowo interesującego.

W kolejnej części przeanalizuję jeszcze takie systemy, jak Openproject, Productboard, Productive, Smartsheet, Scoro, Testbench, Todoist, Trello.

Powyższe komentarze i oceny są całkowicie subiektywne i ich zbieżność z rzeczywistymi systemami informatycznymi jest całkowicie zamierzona.

Baza na Marsie w pudełku

Baza na Marsie w pudełku

Jedna z naszych symulacji doczekała się wersji pudełkowej. Jest to jedna z najczęściej realizowanych przez nasz symulacji zarówno jako część większego szkolenia, jak i osobna gra na przykład na konferencjach i wyjazdach integracyjnych.

Baza na Marsie, bo o niej tutaj mowa, jest teraz dostępna do samodzielnego użytku przez wewnętrznych trenerów. Kilkadziesiąt pudełek już powędrowało do dużej sieci sklepów detalicznych oraz na Uniwersytet Szczeciński.

Przygotowanie do prowadzenia Bazy na Marsie zajmuje pół dnia. Natomiast sama symulacja może zostać przeprowadzona w różnych wariantach od pół godziny do całego dnia szkoleniowego.

Jedno pudełko wystarcza dla grupy 12 osób. Możliwe jest przeprowadzenie symulacji dla grupy 15 osób, ale wówczas 3 osoby będą miały zdublowane funkcje. Mając więcej pudełek, można zorganizować sesję dla dowolnej liczby ludzi. Nasz rekord w tym względzie to 80 osób na jednej sali.

Co znajdziemy w pudełku?

  • Podkładkę Lego, na której realizowana jest budowa.
  • Worek z kilkuset klockami w pięciu kolorach.
  • Timer interwałowy do zarządzania czasem w grze.
  • Wydrukowane i zalaminowane materiały zawierające plany budowy oraz kompetencje uczestników.
  • Plik PDF zawierający materiały, które mogą być drukowane co sesję, jak na przykład druki zamówień i planów.
  • Prezentacja w PPT sterująca grą oraz zawierająca slajdy o podstawach zarządzania projektami.

Jeżeli jesteście zainteresowani wzbogaceniem swojego warsztatu szkoleniowego o Bazę na Marsie, to zapraszamy do kontaktu. Nasza konkurencja, która wślizgnęła się cichaczem na jedną z sesji, stwierdziła, że “nie wiedzieli, że tak dużo (treści) można zmieścić w tak krótkim czasie”. To chyba dobra rekomendacja.

Więcej o Bazie na Marsie przeczytacie tutaj. Na temat Bazy na Marsie powstał też artykuł naukowy, który można przeczytać na serwisie ResearchGate.

Skontaktujcie się z nami pod adresem szkolenia@octigo.pl.

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany