Zarządzanie projektami może być złożone (500 stron PMBOK® Guide) oraz stosunkowo proste. Nawet w małych lub mocno nieokreślonych projektach działać w uporządkowany sposób. Ostatnia lektura książki Making Ideas Happen zainspirowała mnie do napisania tego krótkiego tekstu.

1% to dobry pomysł, 99% to systematyczna praca nad jego zrealizowaniem. Scott Belsky opisuje w swojej książce podejście, zwiększające szanse, że rozmaite kreatywne pomysły, które chodzą nam i naszemu zespołowi po głowach zostaną doprowadzone do szczęśliwego końca. Autor proponuje pewną metodę prowadzenia osobistych zadań, projektów, jak i pracy zespołowej.

U podstaw tej metody leży spostrzeżenie, że nasze działania mogą być opisane w 3 kategoriach:

  1. Zadania do wykonania – lista prostych kroków do wykonania. Powiedzielibyśmy “opis zakresu prac”. Im prostsze kroki, tym lepiej. Zapisane w taki sposób, że można je jednoznacznie odfajkować, gdy są wykonane, np. “zadzwonić do …”, “upewnić się, że zrobiono …”, “dowiedzieć się o …”, “napisać …”. Każdy krok powinien mieć przypisaną odpowiedzialność oraz termin. Jeżeli trudno jest określić, kto ma to wykonać, albo jak, oznacza to, że mamy zbyt ogólny krok i trzeba go podzielić na mniejsze, albo… jest to niestety pomysł na później, bowiem wymaga wykrystalizowania.
  2. Powiązania – w trakcie realizacji każdego twórczego projektu pojawia się szereg informacji obocznych. Ciekawych, ale nie związanych z Zadaniami do wykonania. Przechowywanie ich w głowie, albo szczegółowa analiza właśnie teraz spowodowałyby dekoncentrację, więc warto jest zapisać, wrzucić do folderu i na chwilę o nich zapomnieć. W momencie, gdy przejdziemy do odpowiedniego zadania, archiwum powiązań można przejrzeć i odszukać właściwą informację. Powiązanie ma jedną właściwość, najlepiej działa, dostarcza największą wartość, gdy może się “przykleić” do tego, co akurat robimy. Gdy jesteśmy we właściwym kontekście, a powiązana informacja zgrabnie się w niego wpisuje.
  3. Pomysły na później – w trakcie pracy nad twórczą ideą zawsze pojawiają się rozmaite idee, które są szalenie fascynujące, które szkoda zmarnować, które zapalają nas od razu i które trzeba natychmiast odłożyć. Warto je zapamiętać, ale kategorycznie nie warto zajmować się nimi od razu, ponieważ obniżają naszą zdolność do egzekucji. Rozpraszają nas. Zatem warto gromadzić te idee i raz na jakiś czas porządkować je, natomiast nie pozwolić się zdekoncentrować.
Poniżej przytaczam wzór dokumentu, który można użyć do robienia notatek ze spotkań, rozmów telefonicznych, czy też przy pracy własnej. Warto, zdaniem twórców tej metody, po każdej sesji kreatywnego myślenia, każdym spotkaniu wykonać rundę z takim dokumentem i zebrać wszystkie Zadania, Powiązania oraz Pomysły na później, a także utwierdzić się, że wszyscy uczestnicy zrozumieli, czego się od nich oczekuje.


Źródło: Scott Belsky, Making Ideas Happen, s. 226

Twórca tej metody posunął się dużo dalej i stworzył system informatyczny do zarządzania projektami, który opiera się na tej metodyce (www.actionmethod.com), serwis dla twórców oraz sklep z gadżetami dla praktyków tej metody takimi, jak zeszyty, torby, karteczki samoprzylepne, czy farba kreatywna. 🙂

Metoda Action Method jest dużym uproszczeniem zarządzania projektami i sądzę, że może świetnie działać, ale tylko w pewnym sytuacjach:

  • Gdy zespół jest mały lub wręcz sami pracujemy nad projektem,
  • Gdy zespół jest zmotywowany do współpracy i zakres projektu rozumie w oczywisty sposób,
  • Gdy zakres projektu jest rozmyty i często się zmienia,
  • Gdy klient ufa zespołowi projektowemu i nie wymaga kontroli odchyleń od planów bazowych,
  • Gdy problem wymaga twórczego myślenia.
Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany

Share This