Zarządzanie projektami może być złożone (500 stron PMBOK® Guide) oraz stosunkowo proste. Nawet w małych lub mocno nieokreślonych projektach działać w uporządkowany sposób. Ostatnia lektura książki Making Ideas Happen zainspirowała mnie do napisania tego krótkiego tekstu.

1% to dobry pomysł, 99% to systematyczna praca nad jego zrealizowaniem. Scott Belsky opisuje w swojej książce podejście, zwiększające szanse, że rozmaite kreatywne pomysły, które chodzą nam i naszemu zespołowi po głowach zostaną doprowadzone do szczęśliwego końca. Autor proponuje pewną metodę prowadzenia osobistych zadań, projektów, jak i pracy zespołowej.

U podstaw tej metody leży spostrzeżenie, że nasze działania mogą być opisane w 3 kategoriach:

1. Zadania do wykonania – lista prostych kroków do wykonania. Powiedzielibyśmy „opis zakresu prac”. Im prostsze kroki, tym lepiej. Zapisane w taki sposób, że można je jednoznacznie odfajkować, gdy są wykonane, np. „zadzwonić do …”, „upewnić się, że zrobiono …”, „dowiedzieć się o …”, „napisać …”. Każdy krok powinien mieć przypisaną odpowiedzialność oraz termin. Jeżeli trudno jest określić, kto ma to wykonać, albo jak, oznacza to, że mamy zbyt ogólny krok i trzeba go podzielić na mniejsze, albo… jest to niestety pomysł na później, bowiem wymaga wykrystalizowania.
2. Powiązania – w trakcie realizacji każdego twórczego projektu pojawia się szereg informacji obocznych. Ciekawych, ale nie związanych z Zadaniami do wykonania. Przechowywanie ich w głowie, albo szczegółowa analiza właśnie teraz spowodowałyby dekoncentrację, więc warto jest zapisać, wrzucić do folderu i na chwilę o nich zapomnieć. W momencie, gdy przejdziemy do odpowiedniego zadania, archiwum powiązań można przejrzeć i odszukać właściwą informację. Powiązanie ma jedną właściwość, najlepiej działa, dostarcza największą wartość, gdy może się „przykleić” do tego, co akurat robimy. Gdy jesteśmy we właściwym kontekście, a powiązana informacja zgrabnie się w niego wpisuje.
3. Pomysły na później – w trakcie pracy nad twórczą ideą zawsze pojawiają się rozmaite idee, które są szalenie fascynujące, które szkoda zmarnować, które zapalają nas od razu i które trzeba natychmiast odłożyć. Warto je zapamiętać, ale kategorycznie nie warto zajmować się nimi od razu, ponieważ obniżają naszą zdolność do egzekucji. Rozpraszają nas. Zatem warto gromadzić te idee i raz na jakiś czas porządkować je, natomiast nie pozwolić się zdekoncentrować.

Źródło: Scott Belsky, Making Ideas Happen, s. 226

Twórca tej metody posunął się dużo dalej i stworzył system informatyczny do zarządzania projektami, który opiera się na tej metodyce (www.actionmethod.com), serwis dla twórców oraz sklep z gadżetami dla praktyków tej metody takimi, jak zeszyty, torby, karteczki samoprzylepne, czy farba kreatywna. 🙂

Metoda Action Method jest dużym uproszczeniem zarządzania projektami i sądzę, że może świetnie działać, ale tylko w pewnym sytuacjach:

• Gdy zespół jest mały lub wręcz sami pracujemy nad projektem,
• Gdy zespół jest zmotywowany do współpracy i zakres projektu rozumie w oczywisty sposób,
• Gdy zakres projektu jest rozmyty i często się zmienia,
• Gdy klient ufa zespołowi projektowemu i nie wymaga kontroli odchyleń od planów bazowych,
• Gdy problem wymaga twórczego myślenia.