Hybrydowe zarządzanie projektami

utworzone przez Marcin Żmigrodzki

Podejście kaskadowe (15000 lat testów) oferuje uporządkowanie i przewidywalność, przynajmniej teoretycznie. Z góry przemyślany produkt finalny, dowożony w terminie i koszcie. W praktyce oferuje natomiast inną korzyść – porządek w dużej skali.

Estymacje mogą okazać się błędne, natomiast jeżeli projekt prowadzony jest metodycznie, to wiadomo dokładnie, w którym miejscu znajduje się błąd i jakiej jest skali. To w konsekwencji umożliwia realizację nawet dużych inwestycji bez wpadania w chaos.

Podejście zwinne (30 lat testów) oferują zaś sprawność działania, przynajmniej teoretycznie. Jednak zbudowanie postaw, modelu mentalnego nastawionego na obserwacje i akceptację zmian zwiększa responsywność projektu na nowe pomysły. To w efekcie ma prowadzić do większej wartości, kosztem utraty kontrolowalności projektu. Ta utrata kontroli mści się ze spotęgowaną siłą, gdy skala projektu rośnie. Zaryzykuję tezę, że agile jest raczej dla projektów małych.

Hybrydowe zarządzanie projektami (dalej będę używał skrótu HPM) powinno być hybrydowe w różnych wymiarach. Zatem dalsze rozważania przeprowadzę po kolei według zakresu, czasu, kosztu, jakości i zespołu.

Zakres

WBS kontra Product Backlog. WBS super moce:

• Uporządkowanie odgórne.
• Możliwość uporządkowanego poruszania się po nawet bardzo dużym zakresie, o ile wprowadzono sensowną strukturę.
• Zgodność z metodami ścieżki krytycznej i wartości wypracowanej. Dla projektów kaskadowych dużą wartością jest możliwość precyzyjnej kontroli stanu. Dzięki WBS jest możliwe wykorzystanie precyzyjnych metod kontroli.

WBS słabości:

• Odporność na zmiany. WBS zniechęca kierownika projektu do wprowadzania zmian w zakresie.
• Konsekwencje zmian w WBS w innych wymiarach. Przykładowo zmiana tylko sposobu poukładania komponentów w WBS może wysadzić w powietrze wskaźniki wartości wypracowanej.
• Ryzyko niekontrolowanego pełzania zmian w sytuacji, gdy planowany produkt finalny nie odpowiada potrzebom klienta.

Product backlog super moce:

• Niski próg wejścia. Każdy kto miał mamę, pamięta listy zakupów. Backlog to taka lista zakupów tyle, że posortowana według ważności a nie kategorii.
• Elastyczność wobec zmian. Gdy pojawia sie nowy, ważniejszy pomysł, po prostu ląduje na górze backlogu.
• Zgodność z tablicą Kanban.

Słabości backlogu:

• Próbowaliście kiedyś zarządzać backlogiem mającym 200 pozycji? Już przy backlogu długim na dwa ekrany pojawia się problem z utrzymaniem jego aktualności.
• Brak wewnętrznej logiki i struktury. Backlog to po prostu worek życzeń. Gdyby święty Mikołaj nie był w stanie zapamiętać wszystkich dzieci na świecie, to pewnie używałby backlogu.

W naturalny sposób pojawia się pytanie, dlaczego nie można połączyć obu podejść. I wybrane systemy do zarządzania projektami czynią w tym kierunku kroki. W Trello można wstawiać podzadania do zadania w formie checklisty, w Proofhub dopuszczalne są dwa poziomy zagłębień zadań, w Teamwork karta wymagania może być zdekomponowana na zadania i dopiero one wędrują po kanbanie.

Sam również pokusiłem się, o takie rozwiązanie i byłem strasznie zadowolony, gdy udało mi się je zaimplementować.

Czas

Kaskadowe projekty zakładają istnienie harmonogramu z datami, miejscami alokacji zasobów ludzkich i nieludzkich. Dzięki temu można identyfikować wąskie gardła, optymalnie przydzielać ograniczone zasoby do wielu projektów naraz, przewidywać przepływy finansowe oraz kontraktowe zobowiązania.

Silne strony podejścia kaskadowego:

• subiektywne poczucie władzy nad czasem,
• transparentna komunikacja mapy drogowej.

Słabości:

• niska wiarygodność estymacji,
• skomplikowane zarządzanie, gdy wprowadzimy wiele zależności do ścieżki krytycznej.

Zwinne projekty zakładają istnienie stałego rytmu (iteracji) i niezdeterminowanego końca.

Silne strony podejścia zwinnego:

• duża elastyczność zmian wymagań,
• przejrzystość zadań,
• wsparcie samoorganizacji zespołu,
• oparcie na empirycznych czasach a nie teoretycznych estymacjach.

Słabości:

• łatwość zabałaganienia w przypadku większych projektów,
• nie odzwierciedlenie różnych procesów produkcyjnych zadań.
• nie odzwierciedlenie zależności i ograniczeń zadań.

Ta rozbieżność rodzi ryzyka, że projekt kaskadowy zawierający w sobie zwinny rozjedzie się w czasie.

Silne strony filozofii zwinnej:

• budowanie motywacji wewnętrznej,
• wzmacnianie postaw nastawionych na innowacji i dostarczanie wartości.

Słabe strony:

• rozproszenie odpowiedzialności,
• chaos komunikacyjny w większych zespołach,
• brak twardego rozliczania i narzędzi motywacji negatywnej w przypadku porażek.

W podejściu hybrydowym często obarczamy kierownika projektu ryzyko rozjazdu sprintów z Ganttem. Większość systemu do kanbana pozwala na wprowadzenie dat zadań (co jest w istocie niezgodne z ideą kanbana), a wiele z nich również pozwala na wyświetlenie widoku kanbana na kalendarzu albo na uproszczonym Ganttcie.

Koszt

Tu mam największą zagwozdkę. Bo agile nic nie mówi o koszcie projektu a waterfall dużo.

Jednak mając rozliczone co do godzin zadania (co jest nie do końca zgodne z ideą autonomii zespołu) można śledzić zużycie środków finansowych w czasie i śledzić szansę zmieszczenia się w budżecie. Raportowanie kosztu wspiera większość systemu do kanbana, np. Proofhub, Monday, Clickup, Jira, a nawet Trello po zainstalowaniu odpowiedniego pluginu.

Zespół

I tutaj mamy największy rozjazd stylów współpracy. Kaskada wspiera przywództwo w stylu dziel i kontroluj. PM dekomponuje zadania, deleguje je na członków zespołu, a potem odpytuje, czy praca idzie zgodnie z planem.

Silne strony podejścia kaskadowego:

• nieograniczone możliwości skalowania zespołu przez delegowanie i pionizowanie struktury organizacyjnej,
• jasny podział odpowiedzialności.

Słabości:

• redukcja motywacji wewnętrznej i innowacyjności zespołu,
• kierownik projektu może stać się wąskim gardłem.

Natomiast w agile nie ma kierownika projektu. Zespół zbiorowo odpowiada za zadania i autonomicznie je sobie przydziela.

Myślę, że dużo zależy od stylu. Jeżeli mamy kierownika projektu, który z jednej strony potrafi  wyciągnąć estymacje czasu i kosztu z zespołu, a z drugiej strony kontroluje postęp prac w sposób nieinwazyjny, wspiera w trudnych momentach i ufa ludziom, to ma to szansę zadziałać. Przyjazna dyktatura jest kwestią stylu.

Podsumowanie

Od kilku lat zaczyna się pojawiać, narazie nieśmiało, hasło hybrydowego zarządzania projektami. Poniżej zamieszczam wykres Google Trends pokazujący jego rosnącą popularność.

Dlaczego HPM może okazać się nowym trendem? Bo ciągle pozostaje problem skalowalności agile’a. SAFe spotyka się dzisiaj z olbrzymią falą krytyki, ale potrzeba organizacji, aby jednocześnie dać autonomię i otworzyć projekty na zmiany oraz zapewnić kontrolę i uzgadnianie z zadaną strategią pozostaje.

Bo projekty kaskadowe lepiej zapobiegają nieprzewidzianym kosztom zmian, a projekty zwinne lepiej odkrywają wartość dla użytkownika końcowego.

Na tytułowym obrazku hybrydowy project manager według koncepcji MidJourney. Żeby nie zostać posądzonym o seksizm, załączam też wersję ilustracji kobiecą.