Przychodzi taki moment w wielu projektach, że jak mawiał znany mi kiedyś kierownik biura projektów „zasób 12 wygenerował ryzyko 33”, co mniej więcej tłumaczyć można na: „Kierownik projektu pojechał na urlop”. Będąc sam w tej chwili w Zakopanym i rozkoszując się upałem, przyszła mi do głowy teza, że jak każde ryzyko może to również być szansą dla pewnych obszarów projektu.

Po pierwsze pojawia się luka kompetencyjna.
Być może było tak, że kierownik cos potrafił, np. był specjalistą w jakiejś dziedzinie projektu i jego brak oczywiście przekładać się może na konkretny zakres wykonanych zadań. Ale zakładając, że to dobry specjalista to swoja prace wykonał. Drugim i za razem pewnym obszarem są kompetencje zarządcze. Skoro, jako PM wiedział jak kierować projektem to czy nie będzie to istotne przez najbliższe dwa może trzy tygodnie: kto będzie delegował zadania, kto kontrolował, kto rozwiązywał konflikty, kto rozliczał pracę? być może nikt nie jest do tego zdolny lub po prostu nie ma kwalifikacji czy uprawnień.
Po drugie pojawia się spadek efektywności zespołu.
Oczywiście tylko wtedy, gdy brak właściwie zbudowanej motywacji zespołu i świadomości wykonywanie zadań dla realizacji projektu. Lekarstwem jest oczywiście właściwie delegowany pakiet zadań i sposób ich rozliczenia pod nieobecność kierownika.
Po trzecie brak możliwości ingerencji w czasie zatrzymań krytycznych.
Są zdarzenie w projekcie, których nie dało się przewidzieć nawet w bardzo dobrym rejestrze ryzyk. Ich charakter może być różny od zawirowań personalnych, konfliktów wewnątrz zespołowych, po duże i znaczące zmiany w otoczeniu projektu. Rozwiązaniem jest oczywiście dobre wyznaczenie zastępcy, podział kompetencji kierowniczych i decyzyjnych czy to delegując je w dół czy ustalając sposób eskalacji w górę. W tym przypadku kluczowy zdaje się być dobrze zbudowany plan komunikacji w projekcie zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych.
Najczęściej pewnie jednak jest tak, że jak kierownik jest na urlopie to tam gdzie jest wi-fi, dobry zasiąg, fax., dobre połączenie komunikacyjne i nie za daleko od biura, bo przecież jak coś to dzwońcie, piszcie, a jakby, co to przyjadę!

A może jednak są dobre strony, ja doszukuję się, co najmniej kilku, jeśli Wy macie swoje piszcie proszę, chętnie się zapoznam. Ale po kolei:
1. Odpoczynek kierownika – bezcenne. Czasem po prostu trzeba zwolnić, ale bardziej kluczowe jest po prostu zmienić charakter wysiłku.
2. Zwiększenie odpowiedzialności w zespole. Brak szefa i dobrze przydzielone zadania mogę wpłynąć na poczucie odpowiedzialności z wykonywanego zadania, a więc na poziom motywacji uczestników projektu.
3. Oszacowanie luk kompetencyjnych. Przy dobrze ustawionym zespole, wszelkie rzeczy, które się posypały w trakcie nieobecności PM to oczywiste prawdziwe braki kompetencyjne.
4. Pomiar motywacji. „Kota nie ma – myszy harcują”. Oczywiście z czasem widać, które harcowały nad projektem mimo braku bezpośredniej kontroli a które po prostu harcowały.
5. Wzmocnienie pozycji zespołu pod nieobecność PM. Często zespół sam musi rozwiązywać problemy i realizować zadania, które leżały w gestii PM. Zatem przy odniesionym sukcesie, powinno być słychać o tym jak bardzo są skuteczni.
6. Wzrost pracy zespołowej i efektu synergii. Ludzie wrzucenie na jeden pokład szybciej zaczną sami płynąć do przodu niż kędy każdy z nich jest ciągnięty przez kierownika w swoich łupinkach.
7. Poczucie dumy z zespołu. Często, gdy kierownik wraca okazuję się, że działa. Że rzeczy się działy, że etapy są skończone, problemy rozwiązane, że pieniądze wydane a zakres zrealizowany. I to wszystko oni sami – można być dumnym:)
8. Na koniec już tylko, możliwość spojrzenie na swoją pracę PM, chłodnym okiem, z dystansu, bez emocji. Czasami mając chwilę czasu na zastanowienie, co i tak jest nieuniknione na urlopie udaj nam się przełamać dawnym pat czy zauważyć stare nienajlepsze przyzwyczajenia.
9. Ale ostatecznie pojawia się jeszcze jeden ważny aspekt. Zakładając, że wszystko idzie dobrze, to PM może być sam z siebie dumny, że ma zespół, który działa, pracuje, osiąga efekty, jest skuteczny i efektywny a to przecież za to PM odpowiada.
10… A na końcu pojawia się poczucie, że PM jest im wszystkim niepotrzebny, bo wszystko działa samo – i to jest najpiękniejsze uczucie i korzyść z chwilowej nieobecności… Bo oznacza, że można zabrać się za coś nowego:)…

A więc drodzy PM, zapraszam na urlop bo to również może okazać się szansą dla Was i waszego projektu.