Ostatnio w trakcie mapowania procesów w pewnej bliskiej mi organizacji pokazono ciekawą metodę szybkiego tworzenia mapy nawet złożonego procesu. O ile tradycyjne mapy zajmują kilka ładnych osobodni pracy oraz trwają kilka tygodni, o tyle w tym podejściu mapa ma powstać w jeden do dwóch dni.

Oczywiście nie ma róży bez ognia. Tego typu mapa zawiera dużo mniej szczegółów i nie nadaje się do automatyzacji za pomocą narzędzi typu workflow.

Natomiast daje fajny, jakościowy ogląd na proces z szybką identyfikacją najbardziej zapalnych punktów. Taki widok z helikoptera może utrudniać wdrażanie drobnych tzw. "leanowych" poprawek, natomiast ułatwia większe, bardziej rewolucyjne zmiany w procesie, bo zgrabnie ilustruje złożoność i ogólną logikę jego przebiegu.

Dodatkową wartością jest to, że dla zmapowania procesu nie potrzebujemy licencji Visio, wystarczy stary dobry Excel.

Jak się ją tworzy:

  1. W kolumnie wpiszmy razem z zespołem po kolei zadania wykonywane w procesie. U nas jest ich zwykle 50 do 100.

  2. Przejdżmy na drugą zakładkę i skopiujmy zadania przez transpozycję do pierwszego wiersza arkusz (zaczynając od drugiej kolumny).

  1. W pierwszej kolumnie wpiszmy głównych uczestników procesu.

  2. Teraz za pomocą zielonych kropek możemy zaznaczać, kto wykonuje dane zadanie w procesie.

  1. Wystarczy na koniec połączyć kropki za pomocą strzałek, dorysować tam, gdzie to potrzebne zapętlenia. Excel dużo lepiej niż Visio radzi sobie z rozsuwaniem dużych diagramów, nie gubi tak często strzałek.

  2. Wreszcie niebieskimi kropkami zaznaczamy punkty kontrolne w procesie, gdzie coś jest weryfikowane.

  3. A na sam koniec czerwonymi problemy w procesie. W każdą czerwoną kropkę wpisujemy numer problemu.

  1. W osobnym arkuszu wklejamy czerwone kropki z numerami i wpisujemy opisy tych problemów oraz możliwe rozwiązania.

W ten sposób w ciągu jednego spotkania (zwykle całodniowego) możemy wygenerować mapę procesy, listę punktów kontrolnych, główne problemy oraz pomysły na rozwiązania. W tym momencie nie pozostaje nam nic innego, jak uruchomić projekt Six Sigma DMAIC.

Wróć do wszystkich artykułów