Kilka tygodni temu pisałem o projekcie Maraton 2012.
Jeżeli jeszcze ktoś z Was pamięta – to dobrze, bo dzisiaj kolejny odcinek telenoweli. Jeszcz nie do końca na poważnie, ale jak mawiał mój znajomy: 50% poważnych rozmów zaczyna się od gadania o niczym:)
Bywa w organizacjach, że pomysł na projekt pochodzi z różnych stron. Może to być zarówno inicjatywa prezesa, dyrektora pionu, czy specjalisty lub handlowca (choć to oczywiście również specjalista):). Jeżeli firma ma lub rozwija procesy zgłaszania pomysłów stosując mniej lub bardziej przemyślane techniki czy systemy zgłaszania innowacji, optymalizacji, pomysłów, tym pula projektów, a tym samym pomysłodawców może być większa. To, ile pomysłów pojawi się oddolnie, a ile wynika z założonej strategii to wtórna rzecz w organizacji. Oczywiście warto, by firma robiła dobre projekty, nawet jak robi to średnio. To bardziej wartościowy kierunek niż robienie bardzo dobrze, ale średnich projektów.
Co jednak powoduje, że projekt może trafić do master planu, czy jakkolwiek nazwiemy zatwierdzoną listę projektów w firmie (zwaną nierzadko: portfelem). Pytań powinniśmy zadać sobie kilka według szczególnego schematu postępowania. Obraz jego samego to kila pytań w kilku krokach. Prześledźmy go na przykładzie mojego maratonu. Załóżmy dla uproszczenia, że ja sam, to – firma. Moje decyzje i patrzenie na rzeczywistość jest obrazem decyzji biznesowych, które jak pokazuje praktyka nie zawsze wynikają z bardzo racjonalnych przesłanek. Tym bardziej właśnie, prosta procedura pozwala przejść bardziej świadomie proces inicjacji.
Po pierwsze powinniśmy zadać sobie pytanie:
1. Czy projekt jest wykonalny?
Przyjęte na etapie pomysłu cele to przebiegnięcie maratonu w oficjalnych zawodach sportowych w czasie nie dłuższym niż 4,5 h do dnia maratonu poznańskiego 2012 włącznie.
Miarą oficjalności zawodów jest wystąpienie w kalendarzu imprez pod adresem.
Hmmm… czy zatem jest wykonalny – zobaczmy szczegóły.

1. Biegać umiem
2. Maratonów jest do tego czasu sporo, łącznie kilka
3. Maraton w Poznaniu to październik, 2012 czyli jeszcze maksymalnie kila miesięcy na przygotowanie
4. W zeszłym roku biegałem pół maratony i żyję
5. Życiowy czas pół maratonu to 1:43:25
6. Wielu innym się udaje
7. Kenijczycy kończą maraton w około 2 h 20 min

Czyli jest dobrze, z drugiej jednak strony:

1. Jeszcze nigdy nie przebiegłem więcej niż 30 km za jednym razem
2. Nigdy nie biegałem dłużej niż 2 godziny bez przerwy
3. Wielu innym się nie udaje
4. Jeszcze żaden mój znajomy nie przebiegł maratonu poniżej 4,5 godziny

Mimo olbrzymich niepewności zakładam ambicjonalnie, że projekt jest możliwy do wykonania, czyli TAK!
2. Czy musimy wykonać projekt?
Mówiąc inaczej czy są zewnętrznej siły, które nakazują, narzucają na nas obowiązek realizacji projektu. W organizacjach często jest to właściciel wizjoner, spółka matka, urząd regulacyjny, przepisy zewnętrzne, polityka. Oczywiście im wyżej w strukturze tym mniej jest udziałowców, wobec których nie możemy negocjować, również uruchomienia projektu, ale zobaczmy jak to jest w projekcie M12.
NIE. Nie musimy tego maratony skończyć. Nie jest to warunek stawiany mi przez kogoś innego, nie jest to zakład z kumplami po pijaku, nie jest to zalecenie lekarskie, nie jest to wymóg sołtysa, którego jak nie spełnię to mnie eksmitują z Wrocławia. A jeżeli – nie! To kolejne pytanie wygląda tak:
3. Jaka jest wartość projektu?
I tu dochodzimy do ważnego aspektu. Bo po pierwsze projekt musi być możliwy do wykonania, a po drugie opłacalny. Z tą opłacalnością oczywiście warto uważać, bo czasami nie jest to tak prosta księgowo operacja, bilansu przychodów i kosztów. Ale przecież każdy biznes funkcjonuje dla zysku i projekty powinny dawać nam szansę jego zwiększania. Mówimy również na tym etapie nico szerzej, o realizacji oczekiwań biznesowych. Zobaczmy jednak literalnie. Wartość projektu M12 z złotówkach na pewno jest ujemna. To tylko i wyłączne koszt. Nawet zajęcie wysokiego 40 miejsca, co z oczywistych powodów jest niemożliwe, nie daje szans na przychód finansowy w postaci wygranej. I faktycznie tym razem korzyści dla organizacji są w obszarze niepoliczalnym. Tym samym M12 wymyka się z założeń biznesowych, ale też ma swoją wartość dodatnią. Jest ona mierzona w przypadku sukcesu, możliwością odhaczenia kolejnego wyzwania życiowego. Jeżeli osiągnę cel, będzie on (w założeniu) wartościowy dla firmy, czyli dla mnie:)
4. Czy alternatywne inwestycje są atrakcyjniejsze?
Pewnie tak. Obiektywnie patrząc oczywiście. Bo jeżeli wynik projektu będzie mierzony w satysfakcji mojej i realizacji marzeń, to alternatyw do takiego zapisu jest bardzo dużo. Równie dobrze mógłbym przepłynąć wpław Zatokę Gdańską, albo wdrapać się na Rysy wczesną wiosną, lub milion innych niełatwych spraw, które większość ludzi uzna ze nie potrzebne w ogóle. W biznesie jest łatwiej. Jak już się weźmiemy poważnie za myślenie o projekcie to liczymy ROI i wiemy. Albo mamy lepsze ROIe w portfelu albo nie. To oczywiście duże uproszczenie, bo do tego nakłada się jeszcze czas, zasoby, możliwości, ograniczenia, ryzyka i gwarancje oraz wiele innych parametrów, które mówią: ta i na tą chwile żadna inna inwestycja. A wiem na moim poziomie:
– biegać umiem
– buty mam
– dystans godziwy
– wystandaryzowane zawody
– medialne nazwy
– kompetencje niemal do wyobrażenia
– a nie przebiec choć raz w życiu maratonu – wstyd:)
A więc jak na razie nic innego, tak jak maraton nie poprawi mi poczucia samozajebistości:)
A więc jedyne co mi pozostaje to zatwierdzić projekt do dalszego etapu realizacji:)
Dla podsumowanie enigmatycznych wywodów prosty graf. Opisujący to o czym pisałem ale i co należy zrobić jeśli odpowiedzi są zgoła inne:)

Tym czasem tyle w odcinku, a w następnym …. Finalizacja inicjacji projektu.