Na koniec rozważań o zarządzaniu czasem projektów warto wspomnieć jeszcze, jak to się robi z perspektywy oprogramowania. A chyba najpopularniejszy program dla kierownika projektu obok programu do poczty elektronicznej, to MS Project. Nauczymy się tego na przykładzie pewnego harmonogramu.
Zagraj w naszą grę online, która w czasie rzeczywistym pokazuje jak wpływa ścieżka krytyczna na projekt oraz jak monitorować projekt metodą wartości wypracowanej – kliknij tutaj.
Wstępne ustawienia
Najpierw weź tuzin zadań i MS Project. Po uruchomieniu programu powinieneś zobaczyć ekran taki, jak poniżej.
Z lewej strony mamy typowe zadania, które tymczasowo można pominąć. Nie przydadzą się przy prostym harmonogramie, a domyślne ustawienia MS Project są odpowiednie w 90% przypadków.
Za wyjątkiem dwóch górnych opcji. Pierwsza „Ustawianie daty rozpoczęcia harmonogramu” pozwala nam ustalić, od którego momentu ma być wyliczany harmonogram: w przyszłości, bądź w przeszłości, domyślnie jest to data dzisiejsza. Druga opcja to „Definiowanie ogólnych godzin pracy”, MS Project ma standardowy kalendarz dnia od 9 do 18 z przerwą godzinną od 13 do 14. Jeżeli nie interesuje nas rozliczanie pracy z dokładnością poniżej jednego dnia, to zostawmy to tak jak jest. Jeśli zaś chcemy rozliczać poszczególne godziny, to warto ustawić właściwy kalendarz. A teraz zamknijmy boczny panel za pomocą czerwonego krzyżyka w rogu.
Wprowadzanie zadań
W MS Project wprowadzamy zadania do drugiej kolumny, po prostu wpisując ich nazwy i klikając ENTER po każdym. Następnie wybieramy zadania, które są podzadaniami i klikamy przy nich strzałkę w prawo „Zwiększ wcięcie„. Przykładowo podzadaniami „Przygotowanie inwestycji” są „Uzyskanie warunków zabudowy” oraz „Uzyskanie pozwolenia na budowę„. Podzadanie od zadania nadrzędnego (zwanego też zadaniem sumarycznym) różni się tym, że w zadaniu nadrzędnym nie można wprowadzić czasu, ani pracy. Wynikają one z czasu i pracy zadań podrzędnych. Inaczej mówiąc nadzadanie zaczyna się wtedy, kiedy zaczyna się najwcześniejsze podzadanie i kończy, gdy kończy się ostatnie podzadanie. Praca nadzadania jest zaś sumą pracy wszystkich jego podzadań. Poniższy obrazek pokazuje jak teraz wygląda lista zadań.
Budowa harmonogramu
W kolumnie trzeciej zaś wpisujemy czas trwania zadań w dniach (tylko podzadań, jak wspominałem). W tym momencie MS Project pokazuje nam, że wykres zadań na osi czasu (tzw. Gantta) przedstawia zbyt dużą szczegółowość czasową. Zmniejszyć jego skalę można przez naciśnięcie lupy ze znakiem minus na pasku zadań. Po dwukrotnym kliknięciu mamy widok z dokładnością do tygodnia i widzimy naraz około 8 miesięcy. Widać to na kolejnym obrazku poniżej.
Powoli zaczyna się wyłaniać harmonogram projektu. Teraz wystarczy uzupełnić go o zależności między zadaniami. W naszym przykładzie użyjemy tylko relacji Zakończenie do Rozpoczęcia (ZR). Aby to zrobić, wystarczy w kolumnie „Poprzedniki” wpisać numer zadania poprzedzającego. Można też alternatywnie przeciągnąć zadanie poprzedzające na następne na wykresie Gantta. Możliwe jest także wprowadzanie zależności między zadaniami sumarycznymi, wówczas przesunięciu ulegnie cała grupa zadań.
Harmonogram już mamy prawie gotowy. Możemy teraz powiedzieć, kiedy zakończy się nasz projekt. MS Project po wprowadzeniu zadań z czasami trwania i zależności automatycznie wyliczył ścieżkę krytyczną i ma ochotę teraz nam pokazać. Aby ją zobaczyć, wystarczy w menu MS Projecta kliknąć Widok >> Diagram siecowy albo Widok >> Wykres Gantta – śledz. Przy jednym i drugim zadania na ścieżce krytycznej oznaczone są na czerwono. Jak widać nasz projekt jest jedną wielką ścieżką krytyczną, co wynika z tego, że wszystkie zadania są powiązane w jeden łańcuszek. W praktyce oznaczałoby to duże ryzyko dla terminu projektu, bowiem opóźnienie jakiegokolwiek zadania natychmiast opóźni projekt.
Przypisanie zasobów
Ostatnim krokiem jest określenie, kto będzie wykonywał zadania. W tym celu należy kliknąć w MS Project w opcję Widok >> Arkusz zasobów. W tabelce wpisujemy przykładowe imiona wykonawców zadań. Następnie 
wracamy do widoku harmonogramu Widok >>Wykres Gantta i klikamy dwa razy w każde zadanie podrzędne i w okienku wybieramy zakładkę Zasoby. Dla każdego wiersza wybieramy osobę spośród uprzednio wpisanych. Możemy wpisać domyślne 100% zaangażowania, albo mniejszą wartość, np. 50%, jeżeli ktoś robi zadanie na pół etatu. Szybszą metodą wpisywania jest wybieranie z listy wyboru Nazwy zasobów w ostatniej kolumnie na widoku Gantta.
I harmonogram gotowy! Teraz możemy zacząć mierzyć postęp prac w projekcie.
Monitorowanie postępu
Aby tego dokonać, najprostszą metodą jest kliknąć dwa razy w zadanie. I na zakładce Ogólne wpisać odpowiedni procent postępu prac. MS Project pokaże na wykresie czarny pasek na niebieskim pasku zadania, które długość odpowiada wpisanym procentom. Jeżeli w trakcie realizacji projektu okaże się, że zmieni się czas trwania, zależności między zadaniami lub pojawią się nowe zadania, to program automatycznie przeliczy cały harmonogram i narysuje nowy.
Na koniec warto wspomnieć, że MS Project oferuje wiele funkcji analitycznych harmonogramu projektu. Przykładowa opcja Projekt >> Informacje o projekcie >> Statystyka pokazuje podstawowe informacje o datach harmonogramu oraz liczbie dni pracy zaplanowanych, wykonanych i pozostałych w całym projekcie.
Powyższy opis był zrobiony dla MS Project 2003. MS Project jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.
Praktyczne zastosowanie MS Project w projektach
Na chwilę obecną MS Project jest jedną z częściej wybieranych aplikacji usprawniających zarządzanie projektami. Program charakteryzuje się dość prostą, intuicyjną obsługą, w którą szybko wdrożą się nawet osoby bez doświadczenia. Został on zaprojektowany z myślą o najważniejszych potrzebach w kontekście planowania i zarządzania danym projektem.
Przede wszystkim jest on świetnym rozwiązaniem pod kątem organizacji czasu pracy. MS Project pozwala szybko określić, jak długo będzie trwał konkretny projekt. Z łatwością można utworzyć w nim szczegółowy harmonogram działań, aby następnie wpisać czas trwania poszczególnych zadań. Na tym etapie można także dostrzec zależności pomiędzy określonymi czynnościami oraz ustalić optymalną kolejność ich realizacji. Okaże się on również w pomocny w dokładnym zdefiniowaniu zadań. MS Project automatycznie obliczy termin ich rozpoczęcia i zakończenia. Na podstawie wprowadzanych danych program stworzy specjalny harmonogram, który pomoże w obrazowy sposób ukazać realizację projektu.
Aplikacja jest także niezastąpiona w kontekście zarządzania środkami finansowymi. MS Project umożliwia dokładne kontrolowanie budżetu, dzięki zamieszczonym informacjom dotyczącym kosztów poszczególnych etapów zadań. Można skorzystać z dodatkowych ustawień, aby program poinformował nas o przeciążeniach, co pozwoli lepiej zaplanować wydatki. Dzięki aplikacji z łatwością sprawdza się realizację konkretnych zasobów, co pomoże wykazać ewentualne przeciążenia. MS Project to znakomite wsparcie w zakresie kontroli realizacji – zarówno całego projektu, jak i jego poszczególnych etapów. W ramach aplikacji możliwe jest porównanie planowej realizacji z rzeczywistymi postępami, aby szybko wysnuć określone wnioski. Za atut należy także uznać opcję śledzenia informacji na temat opóźnień czy zmian w kosztach bądź planowanej ilości pracy. W rzeczywistości MS Project posiada szereg praktycznych zastosowań, dzięki czemu każdy użytkownik może dostosować aplikację do swoich aktualnych potrzeb.
