DMAIC jak koszyk produktów

Szał świątecznych zakupów powoli się kończy, ale pewnie ciągle możemy odczuwać żądzę wydawania pieniędzy. Czy na DMAIC można spojrzeć jak na koszyk produktów, z którym wyjeżdżamy z hipermarketu ? Odpowiedź brzmi, oczywiście, że tak i nawet warto. W celu wprowadzenia w temat warto przypomnieć, czym jest DMAIC - akronimem od kolejnych faz projektu Six Sigma czyli: D to Define, M to Measure, A to Analyze, I to Improve i C to Control. Podstawowym celem naszych zakupów w hipermarkecie optymalizacyjnym jest rozwiązanie istotnego biznesowo problemu poprzez projekt typu Six Sigma. Żeby ten cel zrealizować, musimy w ramach DMAIC włożyć do koszyka konkretne towary z konkretnych działów, to znaczy zrealizować pełny zakres projektu. Dział Define: A więc ruszyliśmy na zakupy, przed sobą mamy bramki na wejściu do sklepu, z których zabraliśmy katalog obniżek, gdzie napisane jest, co się dzieje w naszym sklepie (jaki mamy ogólny problem). Pierwsze kroki z wózkiem powinniśmy skierować po „zdefiniowany problem”. Oznacza to przejście od widocznego symptomu (mam mokrą podłogę w fabryce) do źródłowego problemu (mam dziurę w dachu).  Kolejnym produktem, który powinniśmy mieć w koszyku z tego działu, jest „ogólny obraz procesu”, czyli SIPOC. Skoro już wiemy, co jest naszym źródłowym problemem, to warto by wiedzieć, w jakim procesie ten problem występuje. Na tym dziale nie potrzebujemy szczegółów, ale przede wszystkim informacji o dostawcach (S), wejściach do procesu (I), kilku głównych krokach procesu (P), wyjściach z procesu (O) i odbiorcach procesu (C). Dzięki ogólnemu obrazowi procesu wiemy, na której półce w przeszukiwanym dziale szukać „zespołu projektowego” jako kolejnego produktu. Zespół projektowy powinien obejmować operatorów procesu, specjalistów dziedzinowych od problemu, a także inne osoby dzięki którym uda się nam zrealizować z sukcesem projekt. Finałowym produktem z działu Define powinna być „karta projektu” zawierająca podstawowe informacje o projekcie włącznie z planowanym harmonogramem. Karta projektu jest swoistym kontraktem pomiędzy sponsorem naszych zakupów, a nami czyli zakupoholikami  ;). W tym momencie trzeba podejść do punktu obsługi klienta, który w nomenklaturze organizacyjnej może być np. komitetem sterującym projektami, a jego zadaniem powinna być akceptacja zakresu i planu projektu. Podsumowując nasz koszyk przechodząc do kolejnego działu powinniśmy mieć:

1. Zdefiniowany problem
2. Ogólny obraz procesu
3. Zespół projektowy
4. Zaakceptowaną kartę projektu

Dział Measure: Koszyk jest już w 1/5 pełny, ale przed nami jeszcze cały sklep do zobaczenia. Jesteśmy na dziale związanym z mierzeniem procesu.  Na sam początek wkładamy do koszyka „szczegółowy obraz procesu”. W celu poszukiwania potencjalnych przyczyn musimy odwiedzić miejsce wykonywania pracy i z tej wizyty wynieść nie tylko, jak proces wygląda w szczegółach, ale także informacje o potencjalnych przyczynach występowania problemu.  W zasadzie przez prawie całą fazę MEASURE będziemy szukać potencjalnych przyczyn używając różnych technik jak:

• burze mózgów,
• wizyty w GEMBIE (GEMBA = z jap. miejsce wykonywania pracy),
• informacje od klientów.

Całe to poszukiwanie przyczyn jest potrzebne po to, aby z kolejnej półki włożyć do koszyka produkt o nazwie „wybrane przyczyny”. Do wyboru można np. zastosować zasadę Pareto mówiącą o tym, że 80% problemów powodowanych jest przez 20% przyczyn. Po wyborze przyczyn musimy zebrać o nich jak najbardziej szczegółowe informacje wg zasady liczby, dane, fakty.  Ostatnim produktem z działu MEASURE jest są właśnie „zebrane dane”. Podsumowując nasz koszyk przechodząc  do kolejnego działu powinniśmy mieć:

1. Produkty DEFINE
2. Szczegółowy obraz procesu
3. Wybrane przyczyny
4. Zebrane dane (o wybranych przyczynach)

Dział Analyze: W tym dziale do zapakowania do wózka jest tylko jeden produkt. Natomiast jego gabaryty są dość duże (pracochłonność). Produktem tym jest „lista przyczyn źródłowych problemu”.  Na podstawie zebranych danych przeprowadzamy różnego rodzaju analizy (od graficznych typu histogram po zaawansowane testy statystyczne) i na poziomie faktów wybieramy już nie tylko potencjalne, ale udowodnione statystycznie przyczyny. Koszyk już jest prawie pełny:

1. Produkty DEFINE
2. Produkty MEASURE
3. Lista przyczyn źródłowych problemu

Dział Improve: Idea IMPROVE jest w pewien sposób podobna do MEASURE, gdyż najpierw generujemy rozwiązania dla przyczyn źródłowych problemy, aby następnie wybrać z nich najlepsze do wdrożenia. Dzięki temu w koszyku już mamy dwa bardzo ważne produkty czyli „wygenerowane rozwiązania” i „wybrane rozwiązania”. Na tym etapie rola operatora wózka z zakupami (PM-a) powinna być coraz mniejsza, a sponsor powinien przejmować większą inicjatywę z kilku względów:

• to w jego procesach będą dokonywane zmiany,
• to on zapłaci za usprawnienia,
• to on zostanie z usprawnionym procesem po zakończeniu projektu.

Nasz koszyk na koniec działu wypełnia się „wdrożonymi rozwiązaniami”. W koszyku zostało już niewiele miejsca:

1. Produkty DEFINE
2. Produkty MEASURE
3. Produkty ANALYZE
4. Wygenerowane rozwiązania
5. Wybrane rozwiązania
6. Wdrożone rozwiązania

Dział Control: Celem produktów z tego działu jest zabezpieczenie procesu na przyszłość tak, aby po zakończeniu projektu właściciel procesu wraz z operatorami mógł sprawnie i wydajnie zarządzać procesem. Na sam początek z półki bierzemy „dokumentację procesu”, czyli zestaw instrukcji, regulaminów, procedur, manuali  opisanych w sposób zrozumiały i przejrzysty dla wykonawców.  Kolejnym produktem jest „kontrola procesu”. Pierwsze skojarzenia mogą być niezbyt pozytywne, ale nie ma się czego obawiać, gdyż kontrola procesu oznacza zestaw wskaźników dla właściciela procesu, dzięki którym może on chociażby przewidywać trendy i reagować na niepokojące zdarzenia w procesie przed ich wystąpieniem.  Ostatnim produktem, który musi się znaleźć w koszyku jest „zamknięcie projektu”.  Zamknięcie projektu składa się przede wszystkim z:

• raportu poprojektowego zaakceptowanego przez odpowiednie „ciało”,
• oficjalnego rozwiązania zespołu poprzez spotkanie zamykające lub nieformalną imprezę.

I tak oto z pełnym koszykiem:

1. Produkty DEFINE
2. Produkty MEASURE
3. Produkty ANALYZE
4. Produkty IMPROVE
5. Dokumentacja procesu
6. Kontrola procesu
7. Zamknięcie projektu

Przekroczyliśmy kasę sklepową i możemy myśleć o nowych zakupach w innym projekcie. Najważniejsza myślą, którą chciałbym się z Wami na koniec tego wpisu podzielić to: Metodyka ma Wam pomóc w realizacji celu biznesowego, a nie być niezrozumiałym narzędziem którego wszyscy się będą bali.