Zadanie-Proces-Projekt

Zarządzanie projektem świetnie radzi sobie z wieloma aspektami działalności biznesowej, ale nie jest to jedyne podejście do zarządzania. Warto uporządkować podstawowe słownictwo związane z tym obszarem, aby nie zacząć nazywać wszystkiego dookoła projektem. Istnieją firmy, w których słowo projekt stało się synonimem wszelkiej działalności pracowników.

Na początek warto przyjąć jedno założenie – każdy sposób zarządzania generuje koszty, ale nie każdy da wartość. Zarządzanie, które generuje nieproporcjonalnie duże koszty do wartości nazywane bywa biurokracją. W przypadku zarządzania projektami owe koszty mogą być wyjątkowo duże.

Zarządzanie projektem jest tylko jednym z podejść, które sprawdza się wyłącznie w określonych sytuacjach. Jakich? To właśnie definiuje słowo projekt.

Projekt

Według PMBOK Guide (oczywiście istnieje wiele definicji projektu, natomiast ta moim zdaniem jest najbardziej syntetyczna) to przedsięwzięcie posiadające trzy cechy:

1. Ograniczone w czasie – projekt musi się skończyć, a przynajmniej musi mieć zaplanowany koniec. Projekt z zasady jest uruchamiany, a następnie zamykany, a praca jest transferowana do obszaru operacyjnego, ewentualnie możemy wówczas uruchomić nowy projekt, który dalej będzie rozwijał nasze osiągnięcia z tego. Takie podejście „żabimi skokami” jest bardzo charakterystyczne dla prowadzenia projektów.
2. Dostarczające unikalne produkty – w efekcie realizacji projektu otrzymujemy coś nowego dla organizacji. Dlaczego? Ano dlatego, że zarządzanie projektem jest remedium na ryzyka związane tworzeniem nowatorskich rzeczy. Ponieważ organizacje muszą dostarczać coraz to nowe innowacje, to opracowano gałąź wiedzy nazwaną „zarządzanie projektem”. Gdy nie mamy do czynienia z innowacjami, lepiej jest wybrać inne podejście do zarządzania, np. procesowe. Da ono lepsze wyniki przy mniejszym koszcie.
3. Rozwijane progresywnie– projekty charakteryzuje wysoki poziom niepewności na początku realizacji. Wynika on z poprzedniej cechy definicji – dostarczania czegoś nowatorskiego, a więc obarczonego sporą dozą niewiedzy. Skoro wiele nie wiemy, to wszelkie nasze szacunki i założenia mogą okazać się nieprawdziwe, np. zadanie zajmie nie jeden dzień a tydzień, produkt będzie kosztować dwa razy więcej, nowa technologia będzie znacznie wydajniejsza niż zakładano, a nowy dostawca okaże się nierzetelny. W związku z tym przyjmujemy, że w prowadzeniu projektu poruszamy się według takiego schematu:
   1. Tworzymy plany zanim zabierzemy się za robotę
   2. Zatwierdzamy plany, takie zatwierdzone plany nazywają „bazowymi”
   3. Realizujemy pracę, starając się trzymać planów bazowych
   4. Analizujemy jak daleko jesteśmy od planów, czyli analizujemy odchylenia
   5. Modyfikujemy i doprecyzowujemy plany, bo przecież w trakcie prac dowiadujemy się nowych rzeczy o rzeczywistości, np. jak szybko jest w stanie pracować nasz zespół, ile naprawdę zapłaci klient itd.
   6. Zatwierdzamy nowe plany, czyli nowe wersje planów bazowych
   7. Znowu realizujemy zadania i tak w kółko

Zadanie

Zadanie to prosty wysiłek w czasie. Zarządzanie zadaniami sprawdza się w sytuacjach, gdy mamy coś prostego do wykonania. Czasem powtarzalnego, a czasem nowatorskiego, ale da się to objąć rozumem przez jednego człowieka w całości i na dostatecznym poziomie szczegółowości.

Oczywiście zadania są „cegiełkami” zarówno projektów, jak i procesów.

Proces

Proces to powtarzalna sekwencja zadań. Taka sekwencja może być niekiedy bardzo rozbudowana, jak na przykład w przypadku produkcji auta, czy telewizora. Ale ze względu na swoją powtarzalność możliwe jest precyzyjne zaplanowanie jej, bez ryzyka dużych odchyleń. W takiej pracy dużo lepsze okazuje się zarządzanie procesowe, bo mamy do dyspozycji olbrzymie spektrum narzędzi zarządczych opartych na statystyce,  technologii, czy instrukcjach, np. lean, six sigma.

Dzięki powtarzalności procesów możemy precyzyjnie obserwować kolejne sekwencje czynności i analizować subtelne różnice i zależności między nimi. W zarządzaniu procesowych jest dużo mniej miejsca na zgadywanie, co się stanie, jak to ma miejsce przy projektach.

PMBOK Guide jest zastrzeżony znakiem handlowym Project Management Institute.