Przegląd narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym część 2

W poprzedniej części omówiłem 7 narzędzi wspierających współpracę i komunikację w niewielkim zespole projektowym. Obiecałem też, że będzie kontynuacja tej analizy, bowiem narzędzi na rynku jest dużo więcej. W odpowiedzi na publikację otrzymałem kilka kolejnych narzędzi, o których warto opowiedzieć. Na liście teraz mam: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Clickup, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, Jira, Kanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Openproject, Paymo, Productboard, Productive, ProjectManager, Proofhub, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, Smartsheet, Scoro, Slack, Squidhub, Taiga, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, Testbench, Todoist, Trello, Todo, Twist, Upwave, Wrike, Vabotu, Zenkit, Zoho.

Możecie też zobaczyć zbiorczą ocenę tych i innych recenzowanych narzędzi do zarządzania małym zespołem projektowym w sortowanej tabeli.

Kryteria doboru na listę przyjąłem takie:

System jest dostępny w formule trial lub za darmo i mogę go osobiście poklikać.
System przede wszystkim służy do zarządzania zespołem w projekcie. Oferuje dostęp dla wielu użytkowników, ma zadania i rejestrowanie ich postępu.
Wykluczyłem systemy, który przeznaczeniem jest praca grupowa, ale niekoniecznie w projektach oraz wszelkie systemy wspólnego tworzenia dokumentów.
Wykluczyłem duże systemy korporacyjne, które i tak nie są dostępne za darmo, a w trialu, bo wymagają etapu wdrażania w organizacji i są na ogół drogie.

Dla wyliczenia kosztów przyjąłem trzy przypadki użycia i obliczałem wydatki w skali roku:

Indywidualny użytkownik zarządzający kilkunastoma projektami naraz.
Niewielki zwinny zespół do 9 osób (tyle sugeruje Scrum Guide) prowadzący wspólnie do 20 projektów.
Średniej wielkości firma posiadająca do 30 osób i zarządzająca naraz 50 projektami.

W końcu każdy z systemów opisałem krótko według tej samej struktury: przeznaczenie, główne funkcje, plusy, minusy, koszt. W tej części analizy wezmę na tapetę Kanboard, Taiga, Trello, ………………………….

Kanboard

Przeznaczenie

Kanboard jest systemem darmowym i open source!. Jeszcze raz, jest za darmo jak pyły w powietrzu i WordPress. Szybko się go instaluje (mi zajęło to kilka minut) i robi to, co sugeruje nazwa. Obsługuje tablicę Kanban z tuzinami uzupełniających funkcji. Można na przykład zdefiniować dwuwymiarową tablicę, podzieloną na tory pływackie.

Moim zdaniem świetnie nada się do niewielkiego zespołu pracującego razem niekoniecznie w projekcie. Po prostu pracującego razem, w którym ludzie mogą wymieniać się zadaniami i w którym warto pokazywać wszystkim członkom zespołu aktualny stan prac.

Główne funkcje

Tablica zadań Kanban.
Wiele atrybutów zadań: kategorie, tagi, daty, kolory, statusy, etc.
Zarządzanie dostępami użytkowników.
Definiowanie podzadań.
Załączanie dokumentów do zadań.
Możliwość podziału tablicy na dodatkowe potoki.
Komentowanie zadań.
Widok listy moich zadań.

Plusy

Za darmo z otwartym kodem.
Łatwa instalacja i rozpoczęcie pracy na własnym serwerze.
Wiele atrybutów przy zadaniach.
Dwuwymiarowa tablica Kanban.

Minusy

Nieco surowo wygląda interface i mógłby być bardziej przyjazny i dopracowany. Z doświadczenia wiem, że tego aspektu nie można bagatelizować.
Dla korporacji brak wsparcia może być pewnym wyzwaniem.
Brak innych funkcji zarządzania projektami poza Kanbanem.
Brak raportowania postępu prac.

Koszt

We wszystkich wariantach koszt wynosi zero 🙂

Openproject

Przeznaczenie

To jeden większych z pośród omawianych systemów, których moim zdaniem zatrzymał się w pół kroku do wielkości. Stara się wesprzeć zarówno projekty zwinne, jak i kaskadowe. Jednak z kaskadowymi wychodzi mu to dużej lepiej niż ze zwinnymi.

Openproject jest adresowany raczej do średniej wielkości firm prowadzących kaskadowe projekty, ale głównie w aspekcie harmonogramu. Warstwa kosztów jest potraktowana powierzchownie, a o EVM można zapomnieć. Nie wyobrażam sobie użycia go do zarządzania własnymi zadaniami, są prostsze i tańsze rozwiązania do takich celów. Z drugiej strony średnia firma od projektów kaskadowych zwykle ma potrzeby bilansowania zasobów, monitorowania ich efektywności i wiarygodności prognoz, przewidywania zysków na projekcie i tutaj tego nie znajdziemy.

Główne funkcje

Ustrukturalizowany zakres w reszcie pozwalający na wiele poziomów zagłębień! Jak widać z mojej analizy to rzadkie w tej klasie rozwiązań.
Wykres Gantta pozwalający na drag&drop oraz pilnujący logicznych zależności. Przydatna sprawa w projektach kaskadowych.
Widok kamieni milowych w projekcie.
Filtrowanie zadań na wiele różnych sposobów, przydatne przy większych projektach.
Różne raporty podsumowujące projekt w tym prosty raport kosztów.
Proste zarządzanie zgłoszeniami błędów, które mogą stać się pakietami roboczymi.
Tablica zadań Kanban, choć nie było dla mnie jasne, w jaki sposób zmiana statusu zadania na tablicy wpływa na postęp projektu na Gantt. Być może zadanie niezależnie może mieć status z Kanban i terminy oraz procent wykonania z Gantta. Jeżeli tak, to używanie obu tych funkcjonalności naraz jest dla mnie niezasadne.
Możliwość dołączania atrybutów do zadań, ludzi, terminów, zależności logicznych, załączników, ale brakuje dyskusji.
Tablica ogłoszeń w projekcie.
Dokumentacja projektu w formie uproszczonej wikipedii.
Zarządzanie użytkownikami.

Plusy

Dobre wsparcie dla projektów kaskadowych, nie idealne, ale dobre. W tym możliwość elastycznej strukturalizacji prac, filtrowania zadań, dodawania kamieni milowych, zależności między zadaniami.
Fajne wiki przeznaczone do dokumentowania projektu.
Przejrzysty interface, choć ergonomia pracy z Ganttem mogłaby być lepsza.
Dużo funkcji związanych z dokumentowanie projektu.

Minusy

Mało rozbudowane funkcje komunikacyjne w zespole.
Brak planów bazowych co w przypadku kontroli projektów kaskadowych wydaje się istotnym wymogiem.
Za mało raportów kontroli kondycji projektu.
Słabe wsparcie projektów zwinnych. Tablica Kanban jest dość prosta i symbolicznie powiązana z Ganttem.,
Ograniczone wsparcie zarządzania kosztami i marżą projektu.

Koszt

Dla pojedynczej osoby jest to rozwiązanie dość drogie, bo 1 111 zł. rocznie.
Dla małego zespołu roczny koszt wyniesie 2 227 zł.
Dla średniej wielkości firmy projektowej koszt to 6 682 zł. rocznie.

Proofhub

Przeznaczenie

Nowością w Profhub jest możliwość dodawania wielu list zadań, każda z własną tablicą Kanban z różnymi statusami. Punktem wyjścia jest tutaj właśnie lista zadań, która zawiera w sobie tablicę, ale z drugiej strony może być prezentowana na Gantt tak, jak pokazywane są w MS Project zadania sumaryczne. Jest to ciekawa próba połączenia świata kaskadowego ze zwinnym.

Proofhub to narzędzie, które w ciekawy sposób łączy wykres Gantta z zależnościami między zadaniami i tablice Kanban. Jednak nie sposób mieć wszystkiego, toteż zadania nie są pilnowane, czy spełniają zadane warunki z diagramu sieciowego. Brakuje również możliwości wprowadzenia ustrukturalizowanego zakresu (za pomocą tablic można zasymulować dwa poziomy dekompozycji WBS, np. produkty projektu i zadania je dostarczające). Moim zdaniem to zgrabne narzędzie do małych i średnich projektów, w których struktura podziału prac nie jest istotna i nie trzeba zarządzać kosztami, ani pracochłonnością. Podejrzewam, że przy większej liczbie zadań może pojawić się bałagan, jednak zasada: jedna tablica = jeden projekt mocno porządkuje współpracę.

Profhub jest promowany jako narzędzie do zarządzania firmą realizującą wiele projektów naraz, jednak w takiej sytuacji zabrakło mi repozytorium dokumentów, zarządzania kosztami, ofertowania, planowania bazowego projektu, analizy odchyleń na harmonogramie i koszcie, zarządzania zmianami.

Główne funkcje

Prowadzenie dyskusji w ramach zespołu.
Tablica zadań Kanban.
Wiele tablic w jednym projekcie.
Śledzenie czasu pracy nad zadaniami.
Komentowanie zadań.
Atrybuty zadań, np. ważność, załączniki, daty
Określanie procentowo stopnia zaawansowania zadania.
Filtrowanie widoku Gantta po różnych kryteriach.
Raporty burnup, statusów zadań.
Widok kalendarza.
Proste zarządzanie dokumentami.
Zarządzanie dostępami do projektów.

Producent komunikuje, że są dostępne funkcje związane z rozliczaniem prac, ale w wersji trial nie mogłem ich zobaczyć niestety, więc nie oceniam.

Plusy

Schludny interface bez nadmiaru informacji.
Wiele list zadań w ramach jednego projektu.
Podstawowe raportowanie postępu prac, obciążenia zasobów.
Planowanie i monitorowanie czasu prostego projektu.

Minusy

Wykres Gantta ma ograniczona funkcjonalność ze względu na konieczność powiązania z tablicami kanbanowymi.
Interface aplikacji reagował z irytującym opóźnieniem. Za każdym razem, gdy kliknąłem musiałem odczekać pół sekundy lub dłużej na zapisanie się stanu. To czasem powodowało wykonywanie tej samej czynności podwójnie. Wiecie, jak to jest z guzikiem od windy, która jedzie za wolno, albo włącznikiem świateł na przejściu dla pieszych? Naciskamy go sto razy, aby szybciej zareagował.
Brak wymiary kosztowego za wyjątkiem rejestrowania godzin w zadaniach.
Skoro już jest Gantt i zależności między zadaniami, to oczekiwałbym, że będzie dało się ustawiać go za pomocą drag&drop. Jednak nie jest to tutaj takie intuicyjne.

Koszt

Cena Proofhuba jest zróżnicowana według dostępnych funkcji a nie skali użycia.

W wariancie indywidualnym wybrałbym wersję podstawową Proofhub i wówczas kosztuje rocznie ok. 2 160 zł.
W wariancie małego zespołu potrzebowałbym dodatkowych funkcji i wtedy musiałbym zapłacić 4 272 zł. rocznie.
Podobnie było w przypadku średniej firmy – 4 272 zł. rocznie.

Taiga

Przeznaczenie

Taiga oferuje dwa predefiniowane tryby pracy: Scrum i Kanban. Funkcje systemu są precyzyjnie ustawione pod te dwie metodyki. Z jednej strony upraszcza to korzystanie, model użycia jest dość oczywisty, z drugiej zaś strony czyni narzędzie mniej uniwersalnym. Przykładowo korzystanie w modelu Scrum powoduje, że zaczynamy od wypełnienia listy Product Backlogu historyjkami, a każda historyjka może mieć w punktach wycenioną złożoność, można nawet osobno wycenić UX, frontend etc.

Podsumowując Taiga jest dobrze zaplanowanym narzędziem dla zespołów agile’owych w projektach developerskich korzystających ze Scrum lub Kanban. Podoba mi się tak precyzyjne zaplanowanie sposobu użycia. Choć pewnie ogranicza to krąg potencjalnych użytkowników. To może być fajne narzędzie do współpracy na linii product owner – zespół.

Główne funkcje

Backlog z historyjkami.
Możliwość głosowania na historyjki, wyceny w storypointach,
Dodawanie wielu atrybutów i podzadań do historyjek.
Zarządzanie sprintami.
Kanban board dla sprintu.
Przypisywanie zadań do historyjek na kanbanie.
Zarządzanie zgłoszeniami, błędami, pytaniami.
Filtrowanie zadań i zgłoszeń po różnych kryteriach.
Moduł dokumentowania projektu inspirowany wikipedią.
Zarządzanie uprawnieniami użytkowników.
Raportowanie velocity sprintu.

Plusy

Jednoznacznie określony model użycia aplikacji – Scrum lub Kanban według jasno zaplanowanych funkcji. Wierne oddanie założeń tych metodyk.
Schludny i przejrzysty interface użytkownika.
Narzędzie robi to, do czego zostało zaprojektowane.

Minusy

Jednoznacznie określony model użycia, co powoduje, że zespołom nie będącym aż tak wiernym Scrumowi lub Kanbanowi może być niewygodnie korzystać z tego narzędzia.
Jak na system Kanban, to mógłby być nieco bardziej intuicyjny. Moim zdaniem przydałby się końcowy sznyt, tu automatyczny zapis po naciśnięciu enter, tam możliwość dodawania zadań w konkretnej kolumnie, albo oglądania dyskusji wprost na tablicy.
Nie znalazłem raportu burndown, cumullative flow diagram, czy burnup.
Skoro adresatem są zespoły Scurmowe, to przydałoby się wsparcie komunikacji w sytuacji, gdy taki zespół działa w rozproszeniu.

Koszt

Przy użyciu osobistym Taiga jest darmowa, ale małym haczykiem. Otóż dopuszczalny jest tylko jeden prywatny projekt, jak rozumiem reszta jest widoczna na zewnątrz. Wersja bardziej dyskretna kosztuje 240 zł. rocznie.
W przypadku małego zespołu Taiga rocznie kosztować będzie 2 160 zł.
Dla średniej firmy to wydatek rzędu 7 200 zł. na rok. Producent sugeruje upusty od 30 użytkowników, ale nie precyzuje jakie, więc ich nie uwzględniałem w wyliczeniach.

Trello

Przeznaczenie

Trello to chyba najpopularniejszy system wspierający zwinne projekty. Świetna ergonomia, niska cena i dotrzymywanie obietnic zadecydowały o sukcesie tego narzędzia. Trello nie udaje nawet, że robi coś innego niż tablica zadań Kanban, ale robi to naprawdę dobrze.

Główne funkcje

Tablica Kanban
Tablica Kanban
Tablica Kanban
A ponadto zadania mogą mieć załączniki, można prowadzić wokół nich dyskusje, mogą mieć terminy, atrybuty rożnych rodzajów.
Dużo pluginów rozszerzających możliwości Trello, np. wspomniany juz Harvest.

Plusy

Ergonomia!
Krótka krzywa uczenia się, która zajmuje minutę.
Dobrze opracowana tablica Kanban.

Minusy

Brak wsparcia dla projektów kaskadowych.
Przy dużych projektach zwinnych może pojawiać się bałagan ze względu na dużą liczbę zadań.
Brak zarządzania innymi obszarami za wyjątkiem zadań i ich statusów. Zarządzanie czasem jest naprawdę szczątkowe.
Brak raportów stanu projektu, kondycji, podsumowań etc.

Koszt

Dla indywidualnego użytkownika jest całkowicie za darmo. Pewne funkcje związane z konfigurowaniem są płatne na poziomie 180 zł. rocznie, jednak nigdy ich nie potrzebowałem.
Dla małego zwinnego zespołu też jest za darmo. Ja prowadziłem w tym narzędziu kilkadziesiąt projektów i nigdy nie system nawet nie sugerował, że za coś trzeba będzie płacić. Limitem jest 10 tablic dla zespołu naraz. Jeżeli potrzebujemy funkcji premium, to jest to 4 315 zł. rocznie na 9-osobowy zespół.
Średniej wielkości firma zapłaci już 14 385 zł. rocznie.

Clickup

Przeznaczenie

Clickup jest ewidentnie zaprojektowany pod zespoły zwinne. Mamy tu punkty zadań, sprinty, tablicę zadań i dokumentację projektu. Przyjemne narzędzie do konkretnych celów.

Główne funkcje

Kanban board, lista zadań z priorytetami, widok terminarza.
Podgląd listy sprintów z ich zakresem.
Integracja z różnymi aplikacjami uzupełniającymi funkcjonalność: kalendarze, śledzenie czasu pracy, zarządzanie dokumentami.
Moduł przesyłania wiadomości między członkami zespołu.
Załączanie plików, podzadań, atrybutów do zadań na tablicy.
Moduł zarządzania celami członków zespołu.
Ekran z listą moich projektów i ich postępem.
Moduł tworzenia dokumentacji projektu.
Zarządzanie dokumentami.

Plusy

Ergonomiczny interface działający płynnie.
Przyjemne zarządzanie zakresem sprintów.
Silne wsparcie dla projektów zwinnych, szczególnie Scrumowych.
Integrowalność z wieloma systemami zewnętrznymi.

Minusy

Brak wsparcia projektów kaskadowych.
Brak możliwości strukturalizacji zakresu za wyjątkiem podzadań w ramach zadania.
Brak harmonogramu z datami i zależnościami między zadaniami.
Brak zarządzania kosztami, choć jest możliwość integracji z Harvest.

Koszt

W wariancie indywidualnych Clickup nic nie kosztuje, jednak będzie miał ograniczoną funkcjonalność.
Dla zespołu zwinnego koszt wyniesie 2 127 zł. rocznie.
Dla średnie firmy koszt jest już większy, bo konieczne może okazać się dokupienie dodatkowych funkcjonalności, moim zdaniem wyjdzie w skali roku ok. 12 765 zł.

Wrike

Przeznaczenie

To najprzyjemniejsze w użyciu narzędzie do zarządzania kaskadowym projektem, jakie analizowałem na potrzeby niniejszego porównania. Drag&drop na Gantt działa intuicyjnie i szybko, można tworzyć zagłębienia struktury podziału prac, zależności między zadaniami itd. Dużo fajniejsze w użyciu niż Openproject opisany powyżej.

Podsumowując, jeśli firma zarządza projektami kaskadowymi i nie jest dla niej istotne monitorowanie kosztów i zarządzanie baseline’ami, to jest to świetne narzędzie. Prawdopodobnie raporty umożliwiają kontrolę kondycji projektu, ale niestety nie miałem szansy ich zobaczyć, bo są zablokowane w wersji trial. Zwinne projekty, mimo funkcji tablicy Kanban, nie są najlepiej wspierane w Wrike.

Główne funkcje

Widok Gantta z wygodnym interface drag&drop.
Strukturalizacja zakresu prac.
Widok Kanban, listy zadań.
Zarządzanie dokumentami przy zadaniach.
Osobista lista zadań.
Szablony zadań.
Moduł komunikacji przez przesyłanie sobie wiadomości.
Osobista tablica Kanban.
Raportowanie jest dostępne, ale nie widziałem go na własne oczy, bo jest dostępne tylko w wersji płatnej.

Plusy

Intuicyjny interface, szczególnie przyjemnie korzysta się z wykresu Gantta.
Ustrukturalizowany zakres.
Funkcje zarządzania portfelem i pulą zasobów, jednak nie mogłem z nich bezpośrednio skorzystać, bo są płatne.

Minusy

Brak zarządzania kosztem i marżowością projektów, chyba, że nie udało mi się do nich dotrzeć.
Słabe wsparcie dla projektów zwinnych.
Brak zarządzania dokumentacją projektów.
Ograniczone wsparcie dla komunikacji w projekcie. To raczej narzędzie dedykowane do zespołów zlokalizowanych w jednym miejscu, albo komunikujących się za pomocą innych narzędzi.

Koszt

W wariancie osobistym nie zalecałbym używania tego narzędzia, już lepiej kupić sobie MS Project. Szczególnie, że najtańsza wersja kosztuje 2 350 zł. rocznie.
W wariancie małego zespołu korzystanie kosztuje ok. 4 704 zł. rocznie.
Dla średniego przedsiębiorstwa koszt wynosi w skali roku 35 700 zł.

Podsumowanie

Przeanalizowałem 14 platform do zarządzania współpracą zespołów w projektach. Po drodze okazało się, że krajobraz takich aplikacji jest dużo większy niż sądziłem. Znalazłem ich około 60! Jest z czego wybierać. Sądzę, że trzeba rozróżnić, czy szukamy systemu do projektów kaskadowych, czy zwinnych. Trudno o dobre połączenie. W przypadku kaskadowych najbardziej dotąd podobał mi się Wrike ze względu na ergonomię i ilość funkcji. Dla projektów zwinnych wybór i podobieństwo systemów do siebie jest dużo większe, moje typy to Trello i Clickup w przypadku płatnych oraz Kanboard w przypadku darmowych.

Do przejrzenia zostało mi jeszcze sporo: Acelo, ActiveCollab, Airtable, Axosoft, Avaza, Azendoo, Backlog, Binfire, Blossom, Casual, Freedcamp, Flowlu, Fluxes, Futuramo, Getflow, Hive, Hygger, Intervals, Jira, Kanbantool, Kanboard, Maistertask, Ntask, Paymo, Productboard, Productive, ProjectManager, Proworkflow, Quire, Redbooth, Reqtest, Resourceguru, Smartsheet, Scoro, Slack, Squidhub, Taskworld, Teamweek, Teamwork, Tempo, Testbench, Todoist, Todo, Twist, Upwave, Vabotu, Zenkit, Zoho. Obiecuje, że w miarę wolnego czasu będę kontynuował moją misję.