Projekty to w metodyce PMI przedsięwzięcia biznesowe, które charakteryzuje kilka parametrów. Kluczowe pojęcia mówią o tym, że projekt:
– jest określony w czasie
– dostarcza unikalnych produktów
– wymaga progresywnego planowania.
Zatem czy jeśli coś nie mieści się w tych granicach nie jest projektem? I czy nie warto stosować technik i wiedzy wynikającej chociażby z PMBOKa?
Parę lat temu, gdy gra symulacyjna Massawa wygrała konkurs w PMI Award jeden z dziennikarzy zapytał nas czy taka wiedza z PM przydaje się w życiu codziennym? Czasami i Wy piszecie do nas, że Wasze aktywności są zbyt „małe” lub w pracy nie macie prawdziwych projektów i czy można coś w zaciszu domowym poćwiczyć? I czy warto?
Dzisiaj zatem rozpoczynamy nowy cykl, pod hasłem „Projekt M12”.
O co chodzi? I co z tego wynika?
Pozwólcie, że zaproszę Was do mojego osobistego eksperymentu w trybie czasu rzeczywistego.
Przez najbliższe miesiące postanowiłem zrealizować jeden projekt w moim życiu, który na pewno nie jest powiązany z biznesem, ale, może dzięki temu przybliżę Wam kolejne obszary metodyki w rozumieniu ludzkiego (patrz użytecznego podejścia). Tak, bowiem jak zawsze mówimy, metodyka to pewna podpowiedź a nie przymus w firmie. To przedsiębiorstwo świadomie (na ile oczywiście jest to możliwie przy ograniczonej wiedzy na początku zmian) powinno zdecydować, jakie obszary, z jakiej metodyki, w jakich obszarach i w jakiej kolejności będzie wdrążało. Tym samym, ja w projekcie M12, poruszę pewnie nie wszystkie aspekty metodyczne, ale będę się starał w kolejnych postach pisać o tym: jakie kroki przewiduje metodyka a jakie ja wybieram dla skuteczności projektu i osiągnięcia celu przy założeniach i ograniczeniach jakie mam. Pamiętajcie proszę, że będę pisał o realnych działaniach, więc musicie nastawić się na brazylijski serial w odcinkach, ale mam nadzieję, że będzie dla Was interesujący i ciekawy. Ale jak to mawia mój przyjaciel: do ad rema!
Postaram się opisać kolejne kroki w kolejnych etapach życia projektu od inicjacji do zamknięcia włącznie na przykładzie projektu, który roboczo nazwałem M12.
By nie budować niepotrzebnego napięcia, powiem Wam, że to nic innego jak Maraton 2012.
Postanowiłem bowiem w tym roku ukończyć maraton. Na szczęście rok jest jeszcze przede mną, więc jeszcze jest nadzieja, ale mam nadzieję, że pomożecie mi rozliczyć się z tego zadania w trakcie roku. By nie być gołosłownym w kolejnych postach zajmiemy się etapem inicjacji, od pomysłu do wstępnego opisu działania, potem postaram się pokazać Wam jak na takim przykładzie powinna wyglądać karta projektu, budowanie planu, zarządzanie udziałowcami, zarządzanie integralnością, itd. Wezmę na tapetę sporą część procesów z PMBOK wpisując nawet ich nr z podręcznika. Jeżeli nie macie 4 (najnowszej wersji – to pora zakupić)
Dzisiaj postaram się wyjaśnić jednak na przykładzie słowo projekt.
Pisałem, że trzy główne aspekty, to: czas, unikalność i planowanie ciągłe. Zobaczmy czy plan przebiegnięcia przeze mnie w tym roku maratonu może mieć namiastki projektu dla mnie:
1. Czy jest określony w czasie?
Oczywiście, do końca 2012 począwszy od 01.02.2012. To oczywiście moje płonna wizja tego jak to widzę. Czas jest kryterium ustalonym
2. Czy dostarcza unikalnych produktów?
To oczywiście nie muszą być tylko i wyłącznie produkty w rozumieniu materialnym, ale także procesy, usługi czy wynik prac. Tym samym ważnej jest to, co osiągamy na koniec, ale również to, co wiemy na temat drogi do tego celu. Załóżmy, że produkujemy samochody. Do tejd pory robiliśmy diesele i benzynowe. Tym czasem zapadła decyzja by produkować auta o napędzie elektrycznym. Mimo to, że takie auta już ktoś takie robi, dla nas jest to nadal produkt unikatowy, nieznany, niepewny a więc na naszą skalę wiedzy, świadomości, możliwości nowy i unikalny. Poziom niepewności raczej będzie większy niż w typowym przedsięwzięciu. Tym samym, zatem moje osobiste przygotowanie i przebiegnięci maratonu ma namiastkę autorskiego działania. Jeszcze nigdy nie udało mi się go przebiec, ba, nawet nie próbowałem, a już na koniec nawet nie próbowałem się przygotować do niego! Tym samym wiedza moja o tym procesie jest niewielka jak również droga i cel wydają się być jasne jak i obarczone dużą niepewnością. Zakładam, że najbliższe miesiące to nauka i szukanie wiedzy o środowisku projektowym. Zatem warto potraktować to jak projekt.
3. Po trzecie zaś, projekt wymaga permanentnego planowania.
Oczywiście chęć i nadzieja każdego PM to zapewne zaplanować raz i nie musieć zmieniać. Tym czasem życie nie daje nam takiej możliwości. Pojawiające się zmiany, zagrożenia jak i szanse, błędy w planowaniu, Syndrom Studenta, błędy szacowania, czynnik ludzki, zmienność środowiska, zmiany motywacji, wpływy udziałowców, uczenie się, itd. powodują, że projekty się zmieniają, zatem wymagają notorycznego planowania.
Oczywiście możecie powiedzieć, że to jest proste i że nie ma sensu zarządzać takimi zadaniami z takim nadęciem. Oczywiście, jeżeli masz zadanie, które ogarniasz w swojej pamięci i idzie tak, jak ma iść, odpuść sobie nadmiarowe zarządzanie, ale jeżeli nagle masz poczucie, że masz dużo aktywności, mało czasu coś ci się wymyka, czasem się nie udaje a plan masz ambitny – bo czemu nie! To może trzeba zmienić zarządzanie z głowy w sposób nawykowy jak zawsze, na nieco inny schemat. Bo gdyby jedyna aktywnością byłby maraton w tym roku (patrz w projekcie, bardzo duże niemal nieograniczone zasoby), to ona wybaczy błędy z zarządzaniu. Jeżeli jednak masz ograniczone zasoby, to może lepiej zarządzać metodycznie.
Tyle na dzisiaj:
W następnym odcinku:
Proces inicjacji. Od pomysłu – do wstępnych planów.
