Tytułowa metodyka przyszła mi do głowy, gdy zastanawiałem się nad tym, jak najefektywniej podejść do realizacji projektów związanych z tworzeniem gier szkoleniowych oferowanych przez Octigo.
Z jednej strony jest w takim projekcie dużo prac innowacyjnych, wręcz nieprzewidywalnych ze samym scenariuszem szkolenia włącznie, a z drugiej strony dużą część prac można zarządzać kaskadowo.
W jednym z wcześniejszych artykułów wspominaliśmy o nowych trendach w zarządzaniu projektami i jednym z nich było znalezienie kompromisu między podejście kaskadowym a lekkim. I chyba znalazłem dobry przykład kaskadowo-ewolucyjnego projektu. Wszak przygotowaliśmy kolejną grę szkoleniową.
Co by było, gdyby przyjąć, że pierwsza część projektu rusza w sposób zwinny, a druga jest prowadzona kaskadowo. Puntem zwrotnym przy zmianie podejścia jest zatwierdzenie dostatecznie szczegółowej koncepcji.
Na powyższym rysunku koncepcja realizowana w trybie zwinnym przedstawiona jest na niebiesko, a realizacja kaskadowa – na czerwono.
W przypadku naszego projektu szkoleniowego koncepcją są:
- cele edukacyjne,
- szczegółowa agenda,
- lista zagadnień merytorycznych
- mechanika gry zaszytej jako część szkolenia,
- wstępna lista rekwizytów,
- lista ról uczestników.
W efekcie otrzymujemy opis tego, czym będzie projekt oraz założenia pozwalające na jego kaskadowe zaplanowanie. Mając tak sprecyzowaną koncepcję skala zmian w projekcie staje się dużo mniejsza i łatwiejsza do kontroli.
Skąd ten pomysł? Otóż stawiam hipotezę, odkrywczą przede wszystkim dla mnie, że skala zmian w projekcie drastycznie spada, gdy uda się wypracować spójną i akceptowalną przez wszystkich koncepcję. Spadek zmian jest skokowy i widziałem go w wielu projektach, w których przez miesiące nie można było dojść do zgody, ale jak już pojawiła się wspólna koncepcja, to prace ruszały z kopyta.
Jeżeli tak jest, to w obszarze o dużej zmienności dużo lepiej radzi sobie podejście zwinna, a w obszarze o małej zmienności większą wartość daje kaskadowe. Wystarczy wyśledzić na kilku firmowych projektach, w którym momencie zakres, koszty, harmonogram przestają pełzać i to jest ten moment, kiedy warto zatwierdzić szczegółowy plan projektu. Oczywiście zdarzają się przedsięwzięcia obarczone paradoksem. Z jednej strony przez cały czas trwania wszystko pełza, a z drugiej sponsor, klient, a nawet kierownik projektu uważają, że wszystko jest pod kontrolą. Ale to opowieść na zupełnie inną razę.
Post scriptum
Dla przypomnienia podejście agile, zwinne, lekkie itp. zakłada realizację projektu metodą kolejnych przybliżeń. Nie podane z góry szczegółowego zakresu, harmonogramu, budżetu, ryzyk. Postęp prac monitorowany jest przez ocenę konsumowanego czasu i kosztu względem tempa dostarczania wartości klientowi. Dzięki temu podejściu klient w trakcie projektu może podchodzić bardziej elastycznie do swoich wymagań, ale z drugiej strony musi ufać w kompetencje dostawcy. Przewagą tego podejścia jest elastyczność na potrzeby klienta kosztem kontroli nad projektem. Na końcu i tak ktoś musi zapłacić za projekt, klient lub dostawca, więc większej elastyczności musi towarzyszyć zaufanie i gotowość do większego zaangażowania, gdy wartość projektu jest zagrożona.
Podejście kaskadowe zakłada, że z góry można zaplanować cały zakres projektu, rozbić go na pakiety robocze (tzw. WBS), umieścić je na osi czasu i przypisać pozycje budżetowe. Następnie w razie ewentualnych zmian, obserwuje się odchylenia i stara się je minimalizować, aby powrócić do planu bazowego. Przewagą metody kaskadowej jest większa kontrolowalność, które niestety nie zawsze przekłada się na sukces projektu. Bowiem, co z tego, że precyzyjnie wiemy, jak bardzo projekt przekroczył budżet i termin, skoro nic z tym nie możemy zrobić.
Wyżej opisane podejście bywa stosowane w projektach budowlanych. Najpierw powstaje koncepcja architektoniczna, która robi jeden dostawca, a następie na jej podstawie ogłaszany jest przetarg na wybudowanie. Koncepcja jest działaniem kreatywnym, a budowa jest realizowana według planów. Sukces koncepcji to przekonanie klienta to danej wizji, szczególnie, że często mamy tu do czynienia z konkursem prac, sukces realizacji to zmieszczenie się w limitach czasu, kosztu, zakresu i jakości. Jednak nie stosuje się tu zbyt wielu metodycznych formalizmów, dlatego trudno mówić o podejściu agile, czy kaskadowym.
