Praca w projekcie często stawia wyzwanie przeprowadzenia negocjacji z partnerem handlowym. PMBOK Guide poświęca jeden rozdział zakupom w projekcie, jednocześnie całkowicie pomijając aspekt sprzedaży. Metoda negocjacji szachowych może natomiast być z powodzeniem zastosowana zarówno dla zakupów, jak i sprzedaży. Dobrze się też nadaje do negocjacji projektów, bo pokazują swoją wartość przede wszystkim, gdy mamy do czynienia z wieloma kryteriami kontraktu, spośród których trzeba wybrać najoptymalniejszą kombinację.
Wyobraźmy sobie, że negocjujemy remont kuchni. W ramach zamawianych prac istotna jest nie tylko cena, ale i szereg innych parametrów. Mamy pewne tolerancje i cele negocjacyjne. W poniższej tabelce można zobaczyć przykładowe parametry negocjowanego kontraktu.
Aby uporządkować ważność tych parametrów podzielmy je na trzy kategorie:
1 to zmienne, które są dla nas krytyczne, tj. musimy je wynegocjować na zadanym poziomie. Przykładowo cena nie może przekroczyć 30 000 zł.
2 to zmienne, na których nam zależy, ale możemy tutaj stosować pewne ustępstwa. Przykładowo wielkość wyspy może być nieco mniejsza niż 5 metrów kwadratowych.
3 to parametry, które nie mają dla nas znaczenia i możemy je oddać bez straty. W tym przykładzie wiarygodność firmy niewiele nas interesuje.
Następnie dopisujemy kategorie, które naszym zdaniem przyjął nasz partner w rozmowach. Tutaj pewnie będziemy zgadywali, ale warto porządnie zastanowić się nad sytuacją i preferencjami naszego interlokutora. Przykładowo ustalamy, że cena, czas dostawy i gwarancja są najważniejszymi parametrami dla sprzedawcy.
Mając te dane, możemy teraz wypełnić matrycę negocjacji szachowych. W odpowiednie pola poniższej tabelki wpisujemy litery reprezentujące parametry kontraktu. Przykładowo A (cena) jest w lewym górnym rogu, ponieważ jest to krytyczna zmienna zarówno dla nabywcy, jak i sprzedawcy. Zaś szacujemy, że I oraz J są nieistotne dla obu stron.
Niebieskie pole to tzw. Jocker, czy zmienna do oddania przez obie strony. Można z niej skorzystać w momencie impasu, albo gdy chcemy zbudować relację z partnerem. Czerwone to przeciwieństwo Jockera, tzw. blokada. To naszym zdaniem zmienna, która okazuje się krytyczna dla obu stron i może doprowadzić do impasu w negocjacjach. Pozostałe pola mogą stanowić obszary do osiągania mniejszych lub większych kompromisów.
Kolejny krokiem jest opracowanie strategii negocjacyjnej. Stosujemy tu kilka zasad. Zaczynamy od najłatwiejszego do najtrudniejszego warunku do osiągnięcia. W danym momencie negocjujemy tylko jeden, konkretny warunek. Przewidujemy ruchy i odkrywamy strategię drugiej strony, i na tej podstawie aktualizujemy naszą szachownicę. Ukrywamy naszą strategię. Szukamy rozwiązania win-win. Stosujemy szeroko zasadę wzajemności: na przemian ustępstwa i zwycięstwa. Staramy się kontrolować przebieg negocjacji, zmuszając do ustępstw drugą stronę jako pierwszą (sprzedawca ma ustąpić pierwszy).
Na tej podstawie ustalamy kolejność negocjacji parametrów przyszłej umowy. Przykładowa strategia na podstawie powyższej tabelki wygląda następująco:
- B – estetyka jest dla nabywcy ważna, a zakładamy, że sprzedawca łatwo odda nam to pole. To pierwsze ustępstwo po stronie sprzedawcy.
- G – czas dostawy ugrywamy, idąc za ciosem po wygranej B w poprzednim kroku.
- H – teraz kolej na ustępstwo wobec sprzedawcy. Oddajemy mu dłuższy czas montażu.
- I – po ustępstwie mamy większą szansę na wynegocjowanie pola kompromisu w obszarze gwarancji.
- D – znowu odddajemy ilość szafek, aby uzyskać lepszą pozycję przed finalnym atakiem.
- A – na koniec atakujemy sporny obszar ceny.
Strategia szachowa oczywiście może się zmieniać w trakcie negocjacji. Załóżmy, że finalny atak na parametr A nie powiódł się. Partner nie zgodził się obniżyć ceny. Wracamy do domu i przeplanowujemy naszą strategię.
Ponownie przygotowujemy atak na A, ale wcześniej zakładamy, że zbudujemy lepsze relacje, oddając kilka jockerów (I oraz J), a także ustępując na parametrze E.
Ponowne otwarcie (komentarz):
- A – nie udało się wynegocjować ceny, więc ponownie przymierzamy się do negocjowania A, ale podejdziemy do tego ostrożnie, więc najpierw wynegocjujemy inne parametry.
- C – znowu pierwsze ustępstwo ma należeć do sprzedawcy, a my zakładamy ugranie czegoś łatwego.
- I – teraz my oddajemy możliwość samodzielnej rozbudowy, co jest ustępstwem.
- E – negocjujemy trwałość, czyli ważny dla partnera parametr, a w razie co go oddamy.
- J – oddajemy kolejnego dżokera.
- A – aby w końcu ponownie zaatakować obszar ceny.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o negocjacjach szachowych, to zapraszamy na nasze szkolenie Templariusze.
Autorem metody negocjacji szachowych jest Perrotin R., Heusschen P i zostały one opisane w książce Kupić z zyskiem, negocjacje handlowe.
