Ostatnio w poszukiwaniu systemu do zarządzania portfelem projektów dla pewnej firmy wpadłem na ciekawe narzędzie. LibrePlan jest darmowym systemem rozwijanym przez zespół programistów w formule open source, ale nie tylko to decyduje o jego wartości.
Głównym ekranem LibrePlan jest lista projektów, skąd można przejść do harmonogramu w postaci wykresu Gantta (obrazek obok). Na nim można tworzyć ścieżki krytyczne, pokazywać procent realizacji, przypisania ludzi do zadań itd. Dodatkowo widać obciążenie zasobów pracą w czasie, co pozwala na szybkie wyrównywanie.
Ponadto możemy stworzyć i obejrzeć WBS projektu. System w przyjemny sposób łączy harmonogram z WBS, więc łatwo można śledzić postęp zarówno z perspektywy czasu, jak i zakresu.
System oferuje ponadto moduł wartości wypracowanej. Jednak przy bliższym obejrzeniu okazuje się, że działa on w sposób mocno uproszczony. A szkoda, bo niewiele potrzeba, aby był to naprawdę kompleksowy system do śledzenia portfela projektów. Choć z drugiej strony pewnie obsługa znacząco by się skomplikowała. Na dzisiaj kierownik projektu może wprowadzać postęp zadań a niezależnie ludzie mogą raportować pracę. Jednak oba źródła są niezależne od siebie i możemy tylko podejrzeć na harmonogramie paski postępu. Innymi słowy wpisanie wszystkich godzin w zadaniu wcale go nie zamknie, a przekroczenie budżetu nie wpłynie na CPI.

LibrePlan jest fajnym oprogramowaniem dedykowanym do firmy produkcyjnej realizujacej wiele projektów. Potrafi rozróżnić alokowanie pojedynczego specjalisty, maszyny, zespołu specjalistów, zewnętrznej firmy na kontrakcie. I zachowuje przy tym prostotę obsługi. Po moich doświadczeniach z IBM RPM to duży postęp :).
System oferuje też prezentację zapotrzebowania i podaży zasobów z perspektywy wielu równoległych projektów. I wymyślone jest to bardzo interesująco. Można stosować różne kalendarze, zespoły ludzi, nadgodziny itp. Naprawdę duża wielość opcji w tak niepozornym narzędziu zadowoli różne firmy.
W systemie nie ma w ogóle modułu do zarządzania informacją i komunikacją, który jest sercem wielu innych systemów zarządzania projektami. Może i dobrze, bo mogłoby to skomplikować całe narzędzie. Z drugiej strony przydałoby się jakoś powiązać dokumentację projektową z harmonogramem projektu. Może najlepszym wyjściem byłoby powiązać LibrePlan z Google Docs? Sam nie wiem.
Z systemu można korzystać w dwóch formułach: jako SAAS z platformy LibrePlan za 30 Euro miesięcznie, albo po zainstalowaniu na swoim komputerze bez dodatkowych opłat. Licencja jest open source, więc źródła systemu można ściągną z SourceForge.
Autorzy obiecują, że największy dla mnie brak, tj. raportowanie pracy, zostanie usunięty wraz z kolejną wersją na wiosnę. Zobaczymy.
Z gadżetów LibrePlan potrafi wyliczyć prawdopodobieństwo harmonogramu metodą Monte Carlo. Fajne do pobawienia się, jednak w praktyce wymagałoby bardzo precyzyjnej bazy danych o terminach zadań, stąd trudno to wykorzystać na codzień.
Podsumowując, LibrePlan to narzędzie warte wzięcia pod uwagę przy analizie tzw. PMIS (Project Management Information System). Przyjemna obsługa, dosyć zaawansowane sposoby alokacji zasobów oraz bardzo niskiej koszty posiadania to istotna wartość. Z resztą przetestowanie narzędzia jest jeszcze prostsze, bo w internecie jest darmowa instancja systemu, na której można sobie pokonfigurować projekty do woli, a twórcy oferują miesiąc używania za darmo również na dedykowanej dla siebie platformie. Główna problem to raportowanie postępu projektu i brak funkcji związanych z komunikacją zespołu projektowego.
Plusy:

1. Wygodny interface do układania harmono-gramu
2. Przejrzyste wykresy obciążenia zasobów
3. Rozwiązanie dedykowane do firmy produkcyjnej żyjącej z projektów
4. Różne sposoby alokacji zasobów: firma zewnętrzna, zespół, pracownik, maszyna
5. Prostota obsługi
6. Bardzo niskie koszty posiadania

Minusy:

1. Brak raportowania pracy powiązanego z postępem projektu
2. Pozorne monitorowanie projektu za pomocą wartości wypracowanej
3. Zbyt prosty moduł raportowy
4. Brak notyfikacji o zbliżających się terminach zadań
5. Ograniczona konfiguracja uprawnień do projektu

Link do: www.libreplan.com