Korzystanie z wartości wypracowanej w MS Project

Naturalnym uzupełnieniem wpisu na temat stosowania metody wartości wypracowanej jest krótki samouczek, jak wykorzystać do jej wyliczania MS Project. Być może pamiętacie przykład z artykułu o planowaniu harmonogramu w MS Project, rozwiniemy go tutaj dalej o elementy earned value.

Zagraj w naszą grę online, która w czasie rzeczywistym pokazuje jak wpływa ścieżka krytyczna na projekt oraz jak monitorować projekt metodą wartości wypracowanej – kliknij tutaj.

Wstępne ustawienia
Dla przypomnienia, mieliśmy wówczas do dyspozycji projekt z tuzinem zadań ułożonych w harmonogram, taki jak poniżej.
O samej technice wartości wypracowanej (EVM – earned value method) pisaliśmy już kilkakrotnie. Wiadomo, że jest ona świetnym narzędziem monitorowania tempa realizacji projektu w kontekście budżetu i harmonogramu.
Załóżmy, że mamy harmonogram taki, jak pokazany na poniższym obrazku, czyli jesteśmy tam, gdzie skończyliśmy poprzedni krok, tj. budowanie harmonogramu projektu.
Teraz powinniśmy wprowadzić koszt każdego z zasobów. W tym celu wchodzimy na arkusz zasobów (znajduje się w menu pod Wykresem Gantta) i wpisujemy stawki, jak poniżej w kolumnie Stawka zasadnicza.

Jak klikniemy dwukrotnie w zadanie i wybierzemy zakładkę zasoby, to zobaczymy,  ile to zadanie będzie kosztować. Teraz zapiszmy plan bazowy.

Zapisanie planu bazowego w praktyce oznacza, że uzyskaliśmy zatwierdzenie planu projektu przez komitet sterujący. Dla przypomnienia ów plan bazowy będzie naszym punktem odniesienia przy mierzeniu odchyleń.
Klikając opcję Informacje o projekcie, a następnie Statystyka w menu Projekt, dowiemy się, że projekt kosztować będzie 2600 godzin i 52 000 zł., zaś trwać będzie 325 dni.
Przyjmijmy, że nasz projekt ruszył. Minęło pół roku (mamy 27 stycznia) i okazało się, że:

• zadanie sumaryczne Konstrukcja budynku ruszyło zaraz po zadaniu Przygotowanie inwestycji, nie czekając na Przygotowanie terenu;
• zadania Uzyskanie warunków zabudowy, Uzyskanie pozwolenia na budowę i Wykonanie projektu budynku zostały wykonane w całości w terminie i w budżecie;
• zadanie Zdjęcie warstwy wierzchniej wydłużyło się znacznie, bo do 75 dni, ale udało się je skończyć;
• kolejne zadania jeszcze się nie rozpoczęły i zaczną się dopiero w przyszłym tygodniu;
• za to zadanie Murowanie ścian będzie dużo krótsze, bo wykona je dwóch pracowników, jednak mogą je zacząć robić dopiero po Zdjęciu warstwy wierzchniej.

Ręczne przeliczenia tylu zmian zajęłyby sporo czasu, natomiast MS Project zrobi to automatycznie. Wystarczy teraz, że w Raportach wybierzemy Koszty, a następnie Wartość wypracowaną, aby zobaczyć, że (w nawiasach skróty nazw terminów z earned value):

• Rzeczywiste koszty, które ponieśliśmy po pół roku to 28 800 zł. (AC, ACWP, RK, RKPW);
• Według budżetu powinniśmy zapłacić dotąd 30 160 zł. (PV, BCWS, WP, BKPH);
• Natomiast wypracowaliśmy wartość 18 064 zł. (EV, BCWP, WW, BKWP).

Oznacza to, że wydaliśmy na prace o 1 736 zł. więcej, niż mieliśmy oraz że powinniśmy wykonać prac za 12 096 zł. więcej niż naprawdę wykonaliśmy, licząc po stawkach z początku projektu. Czyli jesteśmy poza harmonogramem i poza budżetem. 🙁 Harmonogram po zmianach obrazuje poniższy rysunek:

Załóżmy dalej, że minęły kolejne 2 miesiące (mamy 27 marca) i udało się znacznie nadgonić projekt. Czas wykonania zadań mocno się skrócił dzięki szybszej pracy, a w przypadku Montażu instalacji dołożeniu zasobów. Jak teraz wygląda projekt?

Dla przejrzystości dodaliśmy do tabelki z zadaniami dwie kolumny prezentujące wskaźnik wydajności kosztowej (WWK, CPI) oraz wydajności harmonogramowej (WWH, SPI). Dodanie kolumn jest proste – wystarczy prawym klawiszem myszy przycisnąć na nagłówku kolumny i wybrać odpowiednią z listy. Jak widać projekt bardzo mocno przyśpieszył, a niektóre zadania jak Murowanie ścian robione są 4,8 razy taniej. W porównaniu z efektywnością zadań przygotowania terenu (0,33) wygląda to naprawdę imponująco.
To by było na tyle demonstracji jak skorzystać z earned value w MS Project. Podstawową zasadą jest przypisanie kosztów do zasobów, a tych z kolei do zadań oraz zapisywanie planu bazowego, aby MS Project był w stanie porównać wartości bazowe do rzeczywistych.