W jednym z naszych szkoleń – Baza na Marsie – uczestnicy realizują dwa projekty. Pierwszy bez planu bazowego oraz ustalonych ról i zasad współpracy. Chwilę później drugi z planem (zakresem, harmonogramem, kosztem) oraz podaną procedurą projektową. Zrealizowaliśmy kilkadziesiąt grup szkoleniowych i w pewnym momencie zorientowaliśmy, że niechcący prowadzimy ciekawy eksperyment społeczny. Postanowiliśmy zacząć zapisywać wyniki, a poniżej możecie zobaczyć wnioski z nich.
Pierwszy wniosek to taki, że dzięki planowaniu prowadzenie projektów jest bardziej przewidywalne. Dla różnych zespołów można uzyskać podobne wyniki.
Drugi wniosek to taki, że posiadanie planu skraca czas i redukuje koszty projektu. Nawet w przypadku bardzo prostych przedsięwzięć.
Trzeci wniosek to taki, że wielkość zespołu nie pomaga, ani nie przeszkadza. Zakres wielkości zespołów w tym ćwiczeniu był od 6 do 14 osób. Samo ćwiczenie zaprojektowane zostało dla 9 różnych ról. W za dużym zespole niezaangażowani ludzie nie przeszkadzają. Natomiast w za małym kompetencje są na tyle proste, że jedna osoba może robić kilka rzeczy naraz.
Czwarty wniosek to taki, że gdy zespół ma plan to poprawia zarówno czas realizacji zadania, jak i jego koszt. To zjawisko nie występuje, gdy zespół nie ma planu. W takiej sytuacji, albo czas, albo koszt jest przekroczony.
Piąty wniosek jest taki, że gdy zespół miał plan (projekt Y) i realizował ten projekt wyjątkowo długo, to główną przyczyną, na którą wskazywali był brak trzymania się planu.
Szósta konkluzja dotyczy tego, że przewaga, jaką daje plan zacierała się, gdy zespoły najpierw wykonywały zadanie z planem, a dopiero później bez planu. Wówczas pojawiał się czynnik nieformalnego uzgodnienia prac, tzw. zgrania zespołu.
Przebieg szkolenia i tym samym eksperymentu jest najogólniej następujący. Przed projektem bez planu (umownie nazywany X) uczestnicy mają 2 minuty, aby zapoznać się z zasady gry. Dostają również rysunek finalnej budowli. Podobnie jest przed projektem z planem (Y), 2 minuty na obejrzenie budowli i zapoznanie się z planami. Wymagane kompetencje sprowadzają się do łączenia dwóch klocków ze sobą. Dodatkowym ograniczeniem jest konieczność „przywiezienia” klocków z pudełka, przy czym taki transport musi trwać conajmniej 30 sekund. Zatem różne zespoły miały taką samą łatwość wejścia w środowisko symulowanego projektu. W obu projektach nie pojawiały się żadne zmiany ani ryzyka poza wygenerowanymi przez samych uczestników na skutek pomyłek i nieporozumień.
Poniżej pokazujemy czasy i budżety symulowanych projektów X i Y dla różnych grup.
| Liczba ludzi | X czas | X klocki | Y czas | Y klocki | Z czas | Z klocki |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10 | 10:37 | +6 klocków | 7:00 | +0 klocków | ||
| 10 | 11:28 | +0 klocków | 7:37 | +0 klocków | ||
| ok.10 konf | 9:44 | +26 klocków | 7:35 | +18 klocków | ||
| ok.10 konf | 9:45 | +50 klocków | 9:01 | +2 klocków | ||
| ok.10 konf | 8:44 | +17 klocków | 7:03 | +0 klocków | ||
| ok.10 konf | 11:24 | +10 klocków | 7:24 | +0 klocków | ||
| ok.10 konf | 12:30 | +26 klocków | 8:14 | +4 klocków | ||
| 10 | 10:50 | +0 klocków | 8:50 | +8 klocków | ||
| 10 | 11:15 | +23 klocków | 7:23 | +0 klocków | ||
| 10 | 14:45 | +12 klocków | 7:05 | +30 klocków | ||
| 10 | 12:20 | +6 klocków | 6:43 | +0 klocków | ||
| 6 | 11:37 | +25 klocków | 6:29 | +0 klocków | ||
| 6 | 11:58 | +16 klocków | 6:20 | +0 klocków | ||
| ok. 11 konf | 10:28 | +81 klocków | 10:02 | +17 klocków | ||
| ok. 11 konf | 9:37 | +11 klocków | 9:27 | +3 klocków | ||
| ok. 11 konf | 10:43 | +5 klocków | 7:12 | +0 klocków | ||
| ok. 11 konf | 11:28 | +16 klocków | 10:12 | +30 klocków | ||
| ok. 11 konf | 15:28 | +1 klocków | 7:59 | +4 klocków | ||
| ok. 11 konf | 11:26 | +31 klocków | 6:43 | +0 klocków | ||
| ok. 11 konf | 12:52 | +2 klocków | 9:33 | +10 klocków | ||
| 12 | 10:33 | +7 klocków | 7:06 | +0 klocków | ||
| 13 | 12:23 | +12 klocków | 5:55 | +0 klocków | ||
| 8 | 8:23 | +8 klocków | 5:50 | +0 klocków | ||
| 8 | 8:17 | +7 klocków | 6:20 | +0 klocków | ||
| 9 | 9:46 | +28 klocków | 7:25 | +12 klocków | ||
| 11 | 10:12 | +2 klocków | 7:46 | +0 klocków | ||
| 11 | 10:25 | +0 klocków | 5:59 | +0 klocków | ||
| 7 | 10:40 | +7 klocków | 6:26 | +0 klocków | ||
| 8 | 7:55 | +4 klocków | 6:07 | +0 klocków | ||
| 8 | 9:55 | +36 klocków | 7:02 | +3 klocków | ||
| 5 | 9:50 | +33 klocków | 10:01 | +0 klocków | 9:40 | +8 klocków |
| 6 | 9:12 | +8 klocków | 7:43 | +1 klocków | 7:56 | +0 klocków |
| 6 | 11:02 | +2 klocków | 5:46 | +1 klocków | 10:27 | +23 klocków |
| 6 | 9:50 | +20 klocków | 5:38 | +1 klocków | 6:25 | +2 klocki |
| 7 | 10:49 | +40 klocków | 8:33 | +10 klocków | 6:23 | +0 klocków |
| 8 | 10:12 | +48 klocków | 7:16 | +0 klocków | 7:18 | +0 klocków |
| 9 | 12:50 | +5 klocków | 12:35 | +13 klocków | 10:02 | +7 klocków |
| 9 | 12:03 | +14 klocków | 8:53 | +4 klocków | 6:13 | +0 klocków |
| 10 | 12:05 | +4 klocków | 6:09 | +2 klocków | 5:50 | +1 klocków |
| 10 | 11:57 | +8 klocków | 6:05 | +6 klocków | 5:28 | +0 klocków |
| 8 | 8:09 | +12 klocków | 7:06 | +20 klocków | 5:31 | +1 klocków |
| 14 | 10:46 | +10 klocków | 7:18 | +0 klocków | 5:48 | +0 klocków |
| 14 | 14:50 | +13 klocków | 7:48 | +0 klocków | 5:10 | +0 klocków |
| 14 | 12:34 | +3 klocków | 6:27 | +0 klocków | 5:10 | +0 klocków |
| 8 | 12:23 | +0 klocków | 7:30 | +0 klocków | 7:22 | +0 klocków |
| 8 | 15:20 | +12 klocków | 10:20 | +0 klocków | 7:19 | +0 klocków |
| 13 | 12:50 | +12 klocków | 6:07 | +3 klocków | 6:22 | +0 klocków |
| 14r | 10:03 | +8 | 7:52 | +4 | 7:04 | +0 |
| 14r | 10:17 | +11 | 12:29 | +10 | 11:14 | +4 |
| 8r | 8:38 | +3 | 8:44 | +0 | 8:12 | +8 |
| 8r | 10:22 | +2 | 10:15 | +3 | 8:25 | +0 |
Odchylenie standardowe dla projektu X wynosi 95,3 sekund na czasie oraz 19,0 na przekroczeniu klocków.
Odchylenie standardowe dla projektu Y wynosi odpowiednio 68,0 sekund oraz 9,6 klocków.
Sredni czas realizacji projektu bez planu wynosił 11 minut i 27 sekund, a z planem 7 minut i 26 sekund.
Jak widać odchylenie jest dwukrotnie mniejsze w przypadku projektu realizowanego zgodnie z planem zarówno dla czasu, jak i ilości zużytych klocków. Oznacza to, że planując projekt z planem mam większa pewność tego, kiedy się on skończy i ile będzie kosztował.
Oznacza to, że mając plan (projekt Y), na 68% czas projektu wyniesie od 6 min. 43 sek. do 8 min. 58 sekund, zaś bez planu (projekt X) od 9 min. 52 sek. do 13 min. 2 sek. W pierwszym przypadku rozpiętość to ok. 2 minuty, w drugim – ok. 3 minuty. To tak, jakby w pierwszym przypadku zespół powiedział, że na 68 % skończy projekt od 7 do 9 miesięcy, a w drugim – od 10 do 13 miesięcy. Duża różnica dla dyrektora, czy prezesa firmy.
Wyniki dla kosztów potwierdzają to samo zjawisko.
Planowanie zwiększa znacząco przewidywalność projektów.
Projekt Y był również realizowany krócej i taniej niż X, jednak trudno wyciągać wnioski, na ile planowanie skraca oraz obniża koszty projektów. W tym wypadku oszczędność wynosiła kilka minut i tworzenie analogii do projektów trwających miesiącami czy latami mogłoby być nadużyciem.
Zmierzyliśmy również poziom hałasu przy projekcie bez planu i z planem. Różnica wynosiła od 10 do 15 decybeli na korzyść planowania. To znaczy, że dzięki posiadaniu planu praca była cichsza i jak deklarowali uczestnicy szkoleń, bardziej komfortowa.
W przypadku realizacji projektów bez planu (X) znaleziono bardzo niewielką ujemną korelację między długością projektu a przekroczenie liczby klocków (-0,14). Jest ona na tyle mała, że pomijalna. W przypadku natomiast projektów z planem (Y) znaleziono przeciętną korelację dodatnią między czas a przekroczenie kosztu (0,47). Wniosek, jaki się nasuwa, że często, gdy poprawiany jest czas realizacji projektu z planem przy okazji poprawiany jest też koszt. Dla przypomnienia uczestnikom symulacji komunikowano, że głównym celem projektu jest skończyć go jak najszybciej, a dopiero drugim – jak najtaniej.
Grup w badaniu przy kolejności projektów najpierw X a potem Y było 36 i wzięło w nich udział ponad 332 uczestników.
Na koniec musimy spojrzeć samokrytycznie. Otóż naszemu eksperymentowi można zarzucić brak naukowej dyscypliny. Na przykład zawsze najpierw był realizowany X, a później Y. Nie wiemy, jaka część wyniku jest rezultatem procesu uczenia się grupy. Należałoby dla podobnej liczby uczestników wykonać projekty w odwrotnej kolejności. W końcu nie wiemy, o ile zmieniłaby się zmienność projektów Y względem X, gdyby były to rzeczywiste projekty z branży IT, budowlanej lub jakiejkolwiek innej. Doświadczenie podpowiada mi jednak, że zmiana byłaby tym bardziej widoczna.
Mimo tych zastrzeżeń sądzę, że trafnie obrazuje on korelację przewidywalności projektu z faktem posiadania planu. Sami uczestnicy wskazywali, że dzięki planowi w projekcie zaczęło się robić nudno. Każdy wiedział, co ma robić, zaś, gdy nie miał nic do roboty, nie przeszkadzał reszcie.
W kolejnym kroku przeprowadziliśmy eksperyment w odwrotnej kolejności. Najpierw uczestnicy budowali projekt Y z planem, a potem X bez planu. Poniżej wyniki:
| Liczba ludzi | Projekt X czas | Projekt X budżet | Projekt Y czas | Projekt Y budżet | Projekt Z czas | Projekt Z budżet | Uwagi |
| 11 | 7:40 | +8 klocków | 7:30 | +0 klocków | |||
| 12 | 8:13 | +0 klocków | 7:45 | +2 klocków | |||
| 12 | 6:58 | +12 klocków | 7:44 | +3 klocków | 6:12 | +0 klocków | studia |
| 11 | 7:30 | +0 klocków | 7:05 | +0 klocków | 6:46 | +9 klocków | studia |
| 8 | 12:05 | +9 klocków | 6:49 | +0 klocków | konferencja | ||
| 8 | 5:40 | +0 klocków | 8:18 | +4 klocków | konferencja | ||
| 10 | 10:26 | +20 klocków | 8:25 | +7 klocków | 8:13 | +13 klocków | studia |
| 9 | 7:16 | +0 klocków | 7:39 | +6 klocków | 8:30 | +1 klocków | studia |
| 9 | 6:31 | +1 klocków | 8:12 | +1 klocków | studia | ||
| 8 | 9:12 | +0 klocków | 13:22 | +4 klocków | studia | ||
| 7 | 11:28 | +2 klocków | 10:41 | +10 klocków | 7:32 | +4 klocków | studia |
| 7 | 11:11 | +0 klocków | 9:07 | +1 klocków | 6:10 | +1 klocków | firma |
| 6 | 10:45 | +17 klocków | 13:47 | +2 klocków | 6:07 | +0 klocków | firma |
| 12 | 7:34 | +24 klocków | 6:22 | +2 klocków | 5:07 | +0 klocków | szkolenie |
| 6 | 8:04 | +14 klocków | 10:06 | +3 klocków | 7:21 | +0 klocków | studia |
| 7 | 10:26 | +12 klocków | 6:45 | +0 klocków | 7:30 | +0 klocków | studia |
| 7 | 10:47 | +7 klocków | 10:54 | +0 klocków | 5:51 | +0 klocków | studia |
| 8 | 14:51 | +0 klocków | 9:35 | +36 klocków | + klocków | studia | |
| 9 | 7:30 | +0 klocków | 10:13 | +0 klocków | + klocków | studia | |
| 9 | 6:55 | +0 klocków | 10:88 | +1 klocków | + klocków | studia | |
| 9 | 9:12 | +10 klocków | 11:06 | +2 klocków | + klocków | studia | |
| 11 | 6:34 | +1 klocków | 5:47 | +1 klocków | 5:26 | +0 klocków | studia |
| 10 | 8:40 | +6 klocków | 7:11 | +3 klocków | 5:20 | +2 klocków | studia |
| + klocków | + klocków | + klocków | studia |
W kolejnym kroku symulacja została rozbudowana tak, aby budowle budowane przez uczestników składały się z dokładnie dwóch razy więcej klocków. Poza tym wszystkie inne zasady pozostały bez zmian. Poniższa tabelka pokazuje wyniki dla grup, gdy najpierw wykonywano projekt bez planu, a później z planem:
| People | Project X [sec.] | Project X cost [bricks] | Project Y [sec.] | Project Y cost [bricks] | Project Z [sec.] | Project Z cost [bricks] | Comment | |
| 5 | 23:03 | +34 | 15:46 | +24 | 15:19 | +10 | ||
| 10 | 16:28 | +17 | 13:48 | +1 | 15:58 | +16 | ||
| 11 | 17:28 | +63 | 17:57 | +20 | 13:37 | +6 | ||
| 5 | 21:19 | +16 | 15:47 | +0 | 13:28 | +0 | ||
| 12 | 18:46 | +3 | 12:10 | +0 | 13:30 | +10 | ||
| 8 | 14:13 | +41 | 11:07 | +0 | 10:58 | +0 | ||
| 8 | 18:45 | +11 | 14:55 | +0 | 12:25 | +0 | ||
| 8 | 20:52 | +5 | 18:58 | +20 | 11:51 | +0 | ||
| 12 | 16:40 | +95 | 13:12 | +22 | 16:44 | +1 | international | |
| 10 | 23:55 | +33 | 16:30 | +2 | 12:45 | +17 | international | |
| 12 | 18:04 | +35 | 13:49 | +4 | 13:50 | +3 | international | |
| 5 | 18:55 | +8 | 16:07 | +4 | 14:35 | +2 | international | |
| 10 | 16:13 | +20 | 11:48 | +0 | 20:47 | +20 | international | |
| 11 | 20:06 | +11 | 12:22 | +0 | 11:11 | +0 | international | |
| 8 | 16:49 | +19 | 11:04 | +2 | ||||
| 7 | 14:15 | +55 | 10:18 | +8 |
W kolejnym kroku przeprowadzono badanie w scenariuszu X->Y dla 172 klocków, ale zakomunikowano uczestnikom, że ważniejsze jest minimalizowanie klocków, a drugorzędne jak najszybsze wykonanie pracy. Poniżej zaprezentowano rezultaty:
| People | Projekc X [sec.] | Project X cost [bricks] | Project Y [sec.] | Project Y cost [bricks] | Project Z [sec.] | Project Z cost [bricks] | Comment |
| 7 | 10:34 | +3 | 6:14 | +0 | 7:00 | +0 | studies |
| 8 | 9:44 | +0 | 6:16 | +0 | 6:32 | +0 | studies |
| 12 | 13:46 | +0 | 6:16 | +0 | 7:31 | +0 | konferencja |
| 9 | 11:53 | +4 | 7:13 | +0 | 6:18 | +0 | studia |
| 8 | 12:16 | +10 | 11:30 | +2 | 8:48 | +4 | studia |
| 9 | 11:22 | +1 | 7:10 | +2 | 5:58 | +0 | studia |
| 10 | 13:32 | +50 | 7:42 | +1 | studia | ||
| 9 | 13:26 | +13 | 7:01 | +0 | studia | ||
| 10 | 11:11 | +10 | 7:01 | +1 | studia | ||
| 11 | 12:48 | +20 | 6:26 | 0 | studia |
W kolejnym kroku przeprowadzono badanie w scenariuszu X->Y dla 344 klocków, ale zakomunikowano uczestnikom, że ważniejsze jest minimalizowanie klocków, a drugorzędne jak najszybsze wykonanie pracy. Poniżej zaprezentowano rezultaty:
| People | Projekc X [sec.] | Project X cost [bricks] | Project Y [sec.] | Project Y cost [bricks] | Project Z [sec.] | Project Z cost [bricks] | Comment |
| 7 | 27:28 | +8 | 14:33 | +12 | 15:17 | +5 | corporation |
| 6 | 28:03 | +0 | 14:29 | +10 | 12:03 | +0 | corporation |
Kolejne badania mogą dotyczyć sprawdzenia, czy na efektywność pracy zespołu ma wpływ:
- Motywacja – można części grup zaoferować jakiś motywator
- To czy grupa wcześniej się znała i pracowała razem, ale nad zupełnie innym zadaniem
- Bariery językowe
- Wpływ żądania zmiany – w trakcie symulacji może pojawić się niewielka zmiana o jasno wycenionym wpływie. Na przykład konieczność dodatkowej dostawy (30 sekund) i dobudowania 2 klocków.
- Sposób organizacji grupy
- Zrobienie przez grupę wcześniej zadania o zupełnie innej naturze, aby wyizolować efekt znajomości klocków.
- Zmiana celów dla grupy: najpierw minimalizacja klocków, a potem czasu.
- Zrobienie grup YZX
- Sprawdzić, w jakim stopniu kompetencje współpracy wypracowane przez grupę są transferowalne na inne zadania. W tym celu można opracować zupełnie inne zadanie zespołowe (np. składanie puzzle’a) i zrobić je dla grupy kontrolnej oraz dla grupy, która wcześniej realizowała jedną lub dwie bazy na marsie. W efekcie można by porównać efektywność pracy obu grup.
- Rodzaj zadania: warto by sprawdzić, jaki wpływ mają różne rodzaje pracy grupowej na wyniki przy planach i bez, np. zadania z dużą lub niewielką dozą niepewności, zadania z niskim i wysokim kosztem wprowadzania zmian na późniejszych etapach, zadania o niskiej lub dużej współzależności prac między uczestnikami.
Właśnie wpływ żądania zmiany chcę przetestować w kolejnym eksperymencie. Zakładam przeprowadzenie 20 grup podstawowej bazy na Marsie w wariancie X -> Y oraz 20 grup w wariancie Y -> X, ale z dodaniem jednej sytuacji. Po 2 minutach od rozpoczęcia prac wprowadzę żądanie zmiany wyglądu budynku, jednak żądanie dotyczyć będzie części budynku, która jeszcze nie powinna być postawiona. Będzie można zmierzyć wpływ zmiany na czas projektu, gdy nie ma zmiany. Oraz wpływ zmiany na czas, gdy projekt ma plan i nie ma planu oraz gry zespół robi pierwszy projekt i gdy drugi.
