Do minionego poniedziałku (tj. 07.06.2010) trwał nabór wniosków unijnych do poddziałania 2.1.1 PO KL – ponadregionalne projekty zamknięte 2010 r. w ramach dofinansowania działań szkoleniowych z Europejskiego Funduszu Społecznego. O zasadach i szczegółach konkursu możecie poczytać na stronach Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości. Wydaje się, że oczekiwania UE, co do sposobu realizacji i zakresu są tak duże, że nie wielkie będzie zainteresowanie taką formą pomocy. Śmiem twierdzić, że jest to bardzo poważny projekt, który wymaga od osób zaangażowanych sporego doświadczenia i wiedzy z zakresy zarządzania projektami. Wbrew obiegowej opinie nie jest to worek z pieniędzmi, który dostajemy w prezencie zza granicy.
Tym czasem, fundusze te w rozdaniu 2007 – 2013 trafiają bezpośrednio do firm, które planują wydać te środki na cele edukacyjne zgodnie z wytycznymi UE. Forma ta cieszy się, zatem bardzo dużym zainteresowaniem.
W poniedziałek wnioski składać można było do godziny 16.30 w siedzibie PARPu w Warszawie. Gwarantuje, że do ostatniej minuty w okienku w PARPie pojawiały się nowe komplety wniosków. Sam osobiście składałem dwa wnioski i mogłem obserwować jak wiele dziej się na przysłowiowe pięć minut przed końcem. Co jednak oznacza prowadzenie projektu szkoleniowego i czy faktycznie jest potrzeba wiedza projektowa? Na ile organizacja wdrażająca (w tym przypadku PARP) weryfikuję kompetencje kierownika projektu? Ale od początku.
Osoby zarządzające projektem wymagania
1. Ponieważ środki pochodzące z dofinansowanie unijnego traktowane są, jako pieniądze publiczne podlegają specyficznemu nadzorowi w aspekcie ich wydatkowanie i rozliczania. Tym samym PARP nakłada na beneficjentów ostatecznych olbrzymią odpowiedzialność za przestrzeganie ustaleń legislacyjnych jak i założeń wynikających z realizacji projektu.
2. Przy składaniu wniosku aplikacyjnego wymagane jest przedstawienie CV przyszłego potencjalnego kierownika projektu. Nie ma jednak żadnych wytycznych, które precyzyjnie określają, jakie kompetencji kwalifikacje ta osoba powinna posiadać.
3. PARP w ocenie wniosków ocenia również zdolność samej organizacji – firmy do prowadzenie projektu w zakresie i skali, o której mówi projekt. Najczęściej oczywiście jedyne przedstawiane dowody to opis wcześniejszych sukcesów firmy wnioskującej o dotację.
4. PARP wymaga by z zależności od skali projektu, w jego rozliczanie i koordynację zaangażowany był zespół, który będzie powołany po podpisaniu umowy dotacyjnej. Jak zapewne można się domyśleć we wniosku należy tylko wymienić rodzaj pełnionej funkcji i oczywiście koszt takiej osoby?
Ocena zatem kompetencji beneficjanta w zakresie zarządzania projektami jest dość obiektywna (oceniana na podstawie ocen asesorów) i nie wymaga przedstawienia posiadanych przez zespół kwalifikacji.
Zakres, jakość, czas i koszt
1. W chwili składanie wniosku o dotację każda firma określa precyzyjnie zakres, czas, budżet i parametry jakościowe projektu szkoleniowego, który dzięki pomocy z UE uda się zrealizować. Często są to plany szkoleń dla poszczególnych grup odbiorców na za 20 miesięcy do przodu Dokładając do tego okres ubiegania się o datację, okres negocjacji umowy i jej podpisania, często planuje się zakres projektu na 2, 5 roku w przód.
2. Zakres ten jest bardzo szczegółowy i mierzony kilkoma parametrami tj. liczba uczestników szkoleń, liczna dni szkoleniowych, liczba grup szkoleniowych, liczba unikalnych osób przeszkolonych w projekcie. Co do innych parametrów, do których obliguje się beneficjent często pojawiają się parametry kosztowe, ale i jakościowe dotyczące efektywności procesu szkoleniowego
3. Odchylenia od plan zaakceptowanego, przez PARP mogą wynosić do 10% zakresy. Zmiany wykraczające poza ten obszar tolerancji muszą być zaakceptowane przez instytucje wdrażającą.
Przy tak skonstruowanych zasadach, kierownik projektu nie ma zbyt wiele możliwości ustalenia dużych zmian. Co więcej na każdym etapie cząstkowego rozliczania wniosku PARP ma prawo zakwestionować sposób i zakres realizacji wniosku i rozwiązać umowę o dofinansowanie obligując beneficjenta do zwrotu już przekazanych pieniędzy dotacyjnych.
Kontrola, nadzór, konsekwencje
1. Wszelkie działania raportujące w projekcie dotyczą szerokiego spektrum od gromadzenia i przekazywanie danych o uczestnikach szkoleń (oczywiście za pisemną ich zgodą) do PARP poprzez raportowanie wykorzystania przekazanych zaliczek dotacyjnych do dokumentacji fotograficznej oznakowania sal szkoleniowych zgodnie w wytycznymi dotyczącymi wizualizacji projektu.
2. Wszelkie dokumenty związane z EFS firma ma obowiązek archiwizacji oczywiście w celach kontrolnych przez kilka lat po zakończeniu projektu
3. PARP w ramach kontroli może i kontroluje zarówno wydarzenia szkoleniowe jak i centralne zarządzanie projektem
4. Każdy beneficjent najpóźniej na 2 miesiące przez zamknięciem projektu ma obowiązek przeprowadzić audyt projektu przez zaakceptowaną w PARP zewnętrzną firmę audytorską.
Ponieważ właśnie kończę jeden projekt dofinansowany, który spędzał mi czasami sen z powie przez ostatnie 18 miesięcy, nie skomentuję wprost jak wiele należy zniszczyć lasów by zapewnić PARP, ale i społeczeństwo, że pieniądze unijną są właściwie wydawane i wykorzystywane. To szczytny i koniczny cel, ale wymagający sporej wiedzy, której często nikt w firmie nie ma i samozaparcie niedyskutowania zasadności wielu działań kontrolujących.
Działania o charakterze projektowych.
1. Pomimo że mówimy potocznie o realizacji projektu unijnego, czy jest on projektem faktycznie warto się zastanowić. Najłatwiej jednak na przykładzie ostatniego wniosku, który realizowałem:
• Pierwszy raz pozyskaliśmy fundusze unijne w tej organizacji
• Klientem docelowym było 80% populacji firmy
• Łącznie projekt dotyczył 8 z 23 departamentów w firmie
• Operacyjnie w rozliczenie wniosku było zaangażowanych 5 osób bezpośrednio i około 15 innych
• W zakresie projektu zrealizowaliśmy część działań, jako pierwsi firmie historii HR
• Założyliśmy 98% sukcesu na kluczowych parametrach do osiągnięcia w 18 miesięcy
• Dostosowaliśmy programy i procesy księgowe i kadrowe do potrzeb i wymagań UE
• Wreszcie, w realizacje wniosku zaangażowanych było około 12 różnych dostawców
• I co najważniejsze projekt przyniósł oszczędności w firmie rzędu blisko 3 milionów zł.
Zatem w mojej skromnej ocenie realizacja wniosku unijnego to projekt, który często formalnie nie ma takiego statusu. Wymaga od organizacji dojrzałego podejścia i właściwych kwalifikacji. PARP jeszcze nie wprowadził posiadania certyfikacji dla Project managerów, jako jedna z wytyczny potwierdzających kwalifikacje kierownika. Niezależnie czy to nastąpi czy nie wiedzą projektowa przy działaniach unijnych jest potrzeba a nawet niezbędna.
