Jak zdać PgMP?
Zdjęcie autorstwa fauxels z Pexels
PMI wśród kilkunastu certyfikatów oferuje jeden, który cały czas ustawiany jest na pozycji unikalnego tytułu. I tak chyba ma pozostać? W Polsce jest ich 20, a na świecie mniej niż 1000, mimo, że tytuł ma około piętnaście lat.
PgMP (Program Management Professional) to certyfikat potwierdzający umiejętności i doświadczenie w zarządzaniu strategicznym rozwojem organizacji przez powiązane ze sobą projekty, czyli program. Programy coraz częściej spotyka się z biznesie, ale i w sektorze publicznym, choć nie zawsze tak się je nazywa. Ostatni o takim programie za kilka miliardów złotych miałem przyjemność posłuchać, a dotyczył regulacji naszych największych rzek.
PMI zaklasyfikował PgMP do grona certyfikatów dla seniorów. Jednak na szczęście dla kandydatów ostatnio obniżył nieco wymogi jego zdobycia, bo obniżył cenę do 800$, zrezygnował z oceny 360 stopni, jak na początku była wymagana, zezwolił, aby 4 lata doświadczenia w projektach były zastąpione przez posiadanie PMP, skrócił test do 170 pytań. Tak więc w minimalnym zakresie, kiedy mamy PMP, wystarczy, że:
- zostaniemy członkiem PMI na rok – 120$,
- zapłacimy 800$,
- udowodnimy 4 lata doświadczenia w zarządzaniu programami,
- zdamy egzamin.
W praktyce to egzamin jest największą przeszkodą. Oficjalne kandydat powinien w praktyce znać techniki i metody z PMBOK Guide 6 i Standard for Program Management 4. Jego zawartość nie zmieniła się od 2011 roku (co ciekawe sam Standard for Program Management jest z 2017 roku 🙂), bo z tego okresu datowany jest syllabus. Aktualnie trwają prace nad nowym standardem i zakończą się we wrześniu 2022 roku. Potem pewnie PMI da sobie około pół roku na przygotowanie nowych pytań i na wakacje 2023 będziemy mieli nowy egzamin PgMP.
Na liście referencyjnej książek nie jest to napisane wprost, ale cały czas obowiązuje PMBOK 6, nie 7! Obowiązuje też zestaw książek na temat egzekucji strategii za pomocą projektów. I tą kompetencję przede wszystkim będą sprawdzać na teście.
PMI chce się upewnić, że jesteśmy prawdziwym program managerem. To znaczy, że zarządzamy programem, a nie większym projektem. Tak, jest tu spora różnica. Na przykład program manager nie dostarcza sam zakresu, tylko ma od tego kierowników projektów. Nie tylko stosuje metodykę, ale i ją tworzy dla innych. Nie tylko zarządza kosztami, ale i finansowaniem programu, czyli szuka źródeł pieniędzy na pokrycie kosztów dla swoich project managerów.
Ostatnio odbyłem sesję mentoringową z kandydatem do PgMP i na jego prośbę przygotowałem kilkadziesiąt scenek, których celem jest rozróżnieniem między kierownikiem projektu a programu. To jest główny haczyk na egzaminie! Poniżej wrzucam trzy z nich z komentarzem, może to pomoże wam się przygotować do tego certyfikatu.
You are vice president of a retail network responsible for sales. One of your employees spotted an opportunity to increase sales by installing parcel machines at parkings of every store. The CEO asked you to prepare a brief evaluation of the idea before you apply for the budget. Which SPM activities would you use to achieve this objective? Who can be responsible for doing this task?
Program menadżer to często kluczowy lider w firmie, na przykład członek zarządu. Odpowiada za biznes. W tym wypadku za nawiązanie współpracy strategicznej. PMI będzie chciał sprawdzić, czy pracowaliśmy w podobnej roli. Dobrą odpowiedzią, oprócz zacytowania fragmentów SPM, będzie zlecenie pracy jakiemuś analitykowi, zorganizowanie warsztatów z potencjalnym partnerem, sformowanie zespołu do analizy wykonalności technicznej itd. Patrzymy na wyzwanie z pozycji top-level. Złą odpowiedzią będzie zakasanie rękawów i pisanie samodzielne prezentacji dla zarządu.
You run a program for releasing a new line of toys on the market. A marketing specialist told you that they analyzed competitive offers in this segment, and showed concepts of new toys to their kids, and they fit perfectly on the market. However you are afraid that you don’t have enough reliable data supporting this decision. What techniques would you use to validate if new toys were attractive for prospect customers?
Znowu, perspektywa top-level. Jako lider programu zorganizujemy warsztaty, ale niekoniecznie sami będziemy brali w nich udział. Być może w ogóle opracujemy proces analizy biznesowej dla nowych zabawek, żeby kolejne projekty musiały nim podążać. A skoro tak, to jak z rękawa powinniśmy sypać technikami typu grupa focusowa, design thinking, model Kano, prototypowanie itd. Raczej poziom governance i myślenia strategicznego niż operacyjny. Błędną odpowiedzią byłoby skupienie się na opracowaniu wymagań dla nowej zabawki.
Two project managers in your program discuss which project should cover a common part of work. They couldn’t come to an agreement, so they invited other project managers to discuss this issue. As a result they took the initiative to go to the program sponsor and ask him for initiating another project. Their argument is that this component aim is to test technology readiness and it doesn’t fit any particular project in the program. Program sponsor agreed because as he stated this would give additional benefit to the program. What should you do in this situation as a program manager?
Tutaj mamy do czynienia z próbą obejścia nas, czyli program menadżera. Nasi kierownicy projektu idą bezpośrednio do sponsora. To nasza rola, aby dodać nowy komponent, jeżeli jest zgodny z ograniczeniami i planem benefitów programu. Więc po pierwsze powinniśmy zareagować, że takie postępowanie jest niezgodne z governance. A następnie przedyskutujmy z nimi założenia nowego projektu. Złą odpowiedzią byłoby zachowanie się pasywnie. Program menadżer odpowiada za dostarczenie benefitów i z tego powodu musi kontrolować zakres, czyli zbiór komponentów programu.
Podsumowując, sam egzamin po skróceniu do 170 pytań nie powinien stanowić wyzwania w wymiarze czasowym. Nie można go nadal zdawać online, co tylko potwierdza, że jest rzadko wybierany. Problemem jest natomiast dobre zrozumienie roli program menadżera tak, jak ją rozumie PMI. I tu spodziewajmy się pułapek. Samo wykucie PMBOK Guide, czy SPM nie wystarczy.
