Brak analizy wymagań a pełzanie zakresu

Brak analizy wymagań a pełzanie zakresu

Konsekwencją rozpoczęcia prac na nie zamkniętych wymagań bywa ich pełzanie, czyli postępujące zmiany zakresu. Pełzanie zakresu jest jedną z najczęstszych patologii projektowych, czyli fundamentalnych źródeł ich niepowodzenia. Projektów nie patologii, bo te ostatnie mają się świetnie.

Wyobraźcie sobie, że zamówiliście w stoczni statek, stocznia entuzjastycznie zamówienie przyjęła i zaczęła kleić kadłub, budować kabinę, kupować takielunek, bo jako krytyczny postawiliście warunek oddania łodzi przez lipcem. Wszak zamierzacie zabrać ją na wakacje. Po miesiącu szkutnik pojawia się u was, dumnie prezentując zdjęcia nieukończonego kadłuba i coś wam zaczyna zgrzytać. Niepojące wrażenie, że ten kadłub jest za szeroki i brakuje dwóch pozostałych, wszak oczywistym jest, że chodziło wam o trimaran. Jednak zapał szkutnika zaraża i was, i postanawiacie nie robić z tego afery. Po prostu zgłaszacie drobne zmiany tu i tam. Mówicie, że przydałyby się wsporniki, że może dałoby się ten kadłub trochę zwęzić. W końcu rzucacie niewinną uwagę, że można by rozpiąć siatkę między kadłubami. I wtedy, na miesiąc przed wakacjami, stoczni zapala się żółta lampka. Jakimi kadłubami? Może to przejęzyczenie w e-mailu. Ponieważ jest mało czasu do końca projektu, lampka z żółtej zostaje przełączona na zieloną, a siatki postanawia się rozpiąć na tym jednym kadłubie. Wygląda to dziwacznie, ale skoro klient chce, to kto mu zabroni. Ty z kolei jesteś zadowolony, bo zgłosiłeś oficjalnie kwestię trzech kadłubów (trimaran ma ich aż trzy) e-mailem, a dostawca nie zaoponował. I wreszcie spotykacie się na koniec czerwca, wpadacie sobie w ramiona. Dostawca odsłania z dumą swoje dzieło, a twoja szczęka z hukiem uderza o deski pokładu.

Powyższy fragment pochodzi z książki na temat prowadzenia firmy projektowej, którą właśnie piszę o roboczym tytule Project Inc.

Zdjęcie tytułowe zapożyczono z Wikipedii

Projekt Książka

Projekt Książka

Projekt Książka rozwija się systematycznie. Z dumą ogłaszam, że mam już 3 rozdziały. Udało mi się też opracować strukturę całej powieści. Będzie ona składać się z 7 rozdziałów. Każdy będzie poświęćony innemu czynnikowi generującemu koszty i opóźnienia w projektach.

Pragnę też publicznie podziękować beta testerom, którzy na ochotnika zgłosili się do czytania roboczych wersji tekstów. Otrzymałem tuziny uwag i większość z nich znacząco poprawiła jakość mojego dzieła.

Roboczy tytuł, jaki przyszedł mi do głowy (no dobra Adam podpowiedział) Project Inc. Historia firmy projektowej. Gdyby ktoś miał lepszy pomysł, to oczywiście z przyjemnością wysłucham propozycji.

Mam nadzieję, że do września uda się stworzyć całą treść w wersji conajmniej roboczej. I przez jesień zostanie mi czas na cyzelowanie języka, postaci i zdarzeń.

Efekt śnieżnej zaspy

Efekt śnieżnej zaspy

W samym środku upalnego lipca dobrym pomysłem będzie poruszyć temat o tak mroźnym skojarzeniu, jak śnieżna zaspa. Efekt o tak obrazowej nazwie pojawia się w wielu firmach realizujących regularnie projekty. To mogą być przedsiebiorstwa stricte projektowe, jak i tych, dla których projekty są tylko sposobem na podniesienie efektywności lub wytwarzanie własnych produktów.

(więcej…)

Wdrożenie PMBOK® Guide jest jak wdrażanie Wikipedii, czyli jak pomóc firmie realizować projekty

Wdrożenie PMBOK® Guide jest jak wdrażanie Wikipedii, czyli jak pomóc firmie realizować projekty

Czy wasza firma ma wdrożonego PMBOK®? Takie pytanie kilka razy napotkałem w rozmowach kuluarowych i oficjalnych. Poniższy tekst jest adresowany raczej do początkujących, bo posiadacze PMP® bo wielomiesięcznym przebijaniu się przez opasłą książkę mają tą wiedzę w jednym palcu. I każdy z nich wie, czym jest ITTO oraz w jaki sposób environmental factors wpływają na procesy oraz jak lessons learned przekształcają się w organizational process asets.

Otóż PMBOK Guide® można wdrożyć w taki sam sposób, jak można wdrożyć w firmie Wikipedię. Innymi słowy jest to błędnie postawione wyzwanie.

Jak PMBOK Guide może wspomóc organizację? Książka zawiera kilkaset stron wypelnionych tzw. dobrymi praktykami. Czym są owe praktyki? To techniki, metody, zagadnienia z biznesu i nauki, które grupa kierowników projektów uznała za warto włożenia do tejże książki. Bardzo często o pojawieniu się danej praktyki nie decyduje jej wartość, a popularność w biznesie. Jednak żadna organizacja na świecie nie stosuje wszystkich kilkuset praktyk. Zatem można by zaryzykować stwierdzenie, że nikt nie wdrożył PMBOK Guide®.

Z drugiej strony wszystkie organizacje stosują różne powtarzalne nawyki. Czasem jest to zrobienie listy zadań na najbliższy miesiąc, innym razem cotygodniowe spotkanie, na którym omawia się problemy firmowe, jeszcze innym razem burza mózgów, albo wyjazd integracyjny na którym pije się i strzela z kulek z farbą. Wszystkie wymienione w tym akapicie zdarzenia są wspomniane przez PMBOK Guide jako dobre praktyki pod mądrymi nazwami activity list, check list, meeting, brainstorming, team building. Zatem każda organizacja można powiedzieć, że wdrożyła PMBOK Guide®. Paradoks? Nie. Po prostu mówienie o wdrożeniu encyklopedii gdziekolwiek jest niezasadne.

W takim razie, co można zrobić z mądrościami zawartymi w książce? Można wybrać pojedyncze z nich i zastosować w projektach firmowych. Następnie przyjrzeć się, czy dają nam wartość, czy jesteśmy na nie gotowi, czy umiemy z nich korzystać i podjąć decyzję o kolejnych praktykach, które chcielibyśmy użyć lub wycofać się z niektórych.

Dobrą metaforą będzie marsz po polu minowym. Wyobraźmy sobie, że zespół projektowy ma zadanie przejść na drugą stronę pola minowego. Wdepnięcie w pułapkę powoduje ich zatrzymanie. Zespół nie ma mapy min ani planów, jak reagować na eksplozje. Więc co chwila się potyka.

Zespół maszeruje sobie i potyka się o różne sytuacje (metaforycznie pokazane jako bomby). Przy każdej eksplozji traci czas, pieniądze, może i jakość, ale wędruje sobie dalej.

Zespół niejako bojem odkrywa, którą droga da się przejść, a która jest zaminowana.

Jeżeli w organizacji realizowany jest kolejny projekt, to na nowo musi odkrywać mapę pola minowego. Widać to po czerwonej marszrucie drugiego projektu na obrazku poniżej.

Autorzy PMBOK Guide® założyli, że wiele projektów wykłada się na podobnie rozmieszczonych minach takich, jak na przykład pełzające wymagania, brak jasnego podziału odpowiedzialności, słaba kontrola kosztów, nieświadomość wpływu zależności między zadaniami na czas projektu itd. I uznali, że gdyby je spisać, to by mogło pomóc kolejnych generacjom kierowników projektów. Innymi słowy stworzyli mapę z zaznaczonymi bombami oraz instrukcjami, jak sobie z nimi poradzić. Mapa nie jest powiązana z określonym projektem prowadzonym w twojej firmie, czytelniku, jednak zakłada, że istnieją grząskie miejsca, które można napotkać w bardzo wielu projektach również w twoim.

Przypomina to metaforycznie mapę pola minowego z zaznaczonymi najczęściej spotykanymi minami oraz dodaną instrukcją, jak je rozbroić. W zależności od tego, którą drogą będzie podążał twój projekt, takie dobre praktyki mogą okazać się użyteczne.

Główna trudność w stosowaniu zapisów tej książki polega na tym, że tych min i instrukcji rozbrajania jest tak dużo oraz w tym, że trzeba umieć zidentyfikować, z jaką miną mamy do czynienia zanim ona wybuchnie i być w stanie skutecznie przeprowadzić procedurę z dobrej praktyki. I tego uczą się kandydaci na PMP®.

“PMI”, “PMP” and “PMBOK” are registered trademarks of Project Management Institute, Inc.

Projekt Książka – szukam beta testerów

Projekt Książka – szukam beta testerów

Piszę w nietypowej sprawie. Postanowiłem się podjąć nowego dla mnie przedsięwzięcia, napisania książki o zarządzaniu projektami. Nietypowej sprawie, bowiem książka ma mieć formę beletrystyczną. Rodzaj opowiadania o pewnej firmie, która prowadziła wiele projektów i miała z tym nie lada kłopot. Główny wątek z grubsza jest taki, że pewne przedsiębiorstwo IT pływa sobie, jak pączek w maśle, mając dwóch tłustych klientów. Jednak w niedługim czasie okazuje się, że rzeczywistość nie jest tak komfortowa. Marże spadły, konkurencja depcze po piętach, a klienci są poirytowani. Firma zalicza potknięcia i musi sobie w jakiś sposób poradzić z zaistniałą sytuacją.

Dziś otrzymałem miłą wiadomość, że jeden z wydawców jest zainteresowany nawiązaniem współpracy w tym aspekcie. Pozostało tylko napisać nową pozycję. Zobowiązałem się, że do końca roku oddam dzieło. Jednak zależy mi na jakości, a mam liche doświadczenie w pisaniu opowiadań.

Chcąc ustrzec się błędów, postanowiłem znaleźć chętnych czytelników naszego bloga, którzy zechcieliby poświęcić nieco swojego czasu i przeczytać obszerne fragmenty przyszłej książki. Innymi słowy szukam beta testerów.

Każdy, kto miałby ochotę towarzyszyć mi w procesie twórczym proszony jest o podesłanie mi e-maila na adres marcin.zmigrodzki@octigo.pl. Ja w zamian raz na jakiś czas podeślę rozdział i zapytam o sugestie.

Aktualnie książka ma 120 tysięcy znaków i myślę, że osiągnie 200 tysięcy. Jednak owe znaki są na brudno i sporo pracy przede mną związanej z poprawianiem. Ukończyłem pierwszy rozdział i ma przejrzane sporo materiału z rozdziału drugiego.

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany