Niepewność, czy pracochłonność

Niepewność, czy pracochłonność

Mam wrażenie, że jedną z najważniejszych strategicznych kompetencji jest umiejętność rozróżnienia tego, co jest tylko pracochłonne od tego, co totalnie niepewne. Korzyść ucieczka ze ślepej uliczki zanim zmarnujemy w niej lata naszego życia i furmanki pieniędzy.

Od kilku miesięcy siedzę w wolnym czasie nad serwisem, który wspiera tworzenie map procesów (https://dotch.art). Początkowo nie miałem pojęcia jak rysować wektorowo na stronie HTML, jak animować obiekty, jak wyliczać kąty krzywych Beziera, czy wreszcie jak stworzyć plik XML, który będzie rozumiany przez Draw.io, czy Cawemo. Ale… to wszystko nie miało znaczenia. Wystarczy skończona liczba godzin, dostęp do stackoverflow, czy innej dokumentacji i wcześniej, czy później te wyzwania technologiczne staną się banalne. To nie było niepewne tylko pracochłonne.

Najważniejszym problemem i główną hipotezą było i nadal jest to, czy serwis Dot Chart dostarcza jakąkolwiek wartość użytkownikom. Czy ludzie będą do niego wracać, polecać znajomym i wreszcie płacić za korzystanie? To jest właśnie niepewność. Wątpliwość jest nie bez podstaw, bowiem jeden z moich znajomych o olbrzymim doświadczeniu biznesowym wprost zadał pytanie: „Marcin, a po co ty to robisz? Nie lepiej zająć się czymś sensownym?”.

Stwórzmy w głowie tabelę o dwóch wymiarach: niepewność i pracochłonność. Z takiej tabeli 2×2 możemy uzyskać cztery podstawowe sytuacje. Oczywiście jest to olbrzymie uproszczenie, które wprowadzam na potrzeby tego wpisu. Projekt, zadanie, inwestycja jest:

  1. Tani i pewny
  2. Tani i niepewny
  3. Pracochłonny i pewny
  4. Pracochłonny i niepewny

W pierwszym przypadku po prostu warto coś zrobić. Przykładowo bank posiadający tysiące klientów może mieć pewność, że 2% klientów skusi się na nową usługę, co daje bardzo przewidywalny wynik. Albo producent gry mobilnej z 100 tysiącami aktywnych graczy wie, że dodanie nowej mikrotransakcji sprowokuje do konwersji 0.5% graczy. W takim projekcie po prostu trzeba coś policzyć i zrobić.

W drugim przypadku na horyzoncie jawi się okazja. To, czy zaklasyfikujemy ją jako niepewną lub pewną zależy od subiektywnego odbioru sytuacji. Jednak mam wrażenie, że biznesmeni mają tendencję do przeceniania swojej wiedzy i przesadnego kwalifikowania rzeczy wątpliwych jako pewne. W takiej sytuacji niska pracochłonność może uzasadniać podjęcie ryzyka i po prostu zrobienie projektu. Trochę tak jest z pewnym systemem społecznościowym, przy którym dzisiaj pomagam. Postawienie go zajmuje mojemu koledze godzinę, a nie wiemy, czy uda się przekierować darmowy ruch użytkowników. Jeżeli się uda, to jesteśmy bogaci, a jak nie to zmarnowaliśmy parę godzin. Co w takiej sytuacji? Po prostu to zrobić i zobaczyć, jak wyjdzie. Minusem jest to, że według analiz trzeba poczekać 3-6 miesięcy na zebranie danych. A ponieważ koszt jest tak niski, to można dodatkowo jeszcze odpalić 10 takich systemów na różne tematy, aby zdywersyfikować wyniki.

Albo inny przykład. Jak ustalić, czy usługi weterynaryjne online mogą być rentowne? Dwa dni na postawienie strony i linka do płatności, tydzień na kampanię, współpraca z weterynarzem i tadam! Mamy realne dane o elastyczności cenowej, koszyku, konwersji itd.

Trzecia z tych sytuacji to obszar tradycyjnych projektów kaskadowych lub zwinnych. Mamy coś dużego do zrobienia, znamy rezultat oraz dysponujemy w zespole kimś, kto już to robił, to po prostu wdrażamy, konstruujemy, produkujemy. Jakbym miał wdrożyć system CRM w firmie, która ma kilkadziesiąt tysięcy transakcji miesięcznie, to pewnie byłbym w takiej sytuacji.

Wreszcie czwarty obszar jest najgorszy. Duża niepewność i spory koszt, aby zweryfikować ją, aby zdobyć wiedzę. Tutaj najbardziej moim zdaniem przydać się może podejście eksploracyjne, o którym już wielokrotnie pisałem i któremu poświęcam wolny czas w tym roku. Problem trzeba pociąć na małe części, zebrać zaangażowany zespół unikalnych fachowców, zaakceptować brak kontroli nad wydatkami, by krok za kroczkiem przekonywać się, czy inwestycja miała sens. W ten sposób rozwijane są przez lata startupy, nowe urządzenia, czy opanowywane nowe technologie. Tu ważna jest wiara oraz dzielenie tej niepewnej drogi na małe odcinki i ich ciągła racjonalizacja.

Problem z niepewnością komplikuje jeszcze jedna rzecz. Brakuje mi dobrego terminu, więc nazwę to niepewnością ukrytą pod płaszczem przekonania o swoim geniuszu. Niepewność zaskakuje. To wynika z jej definicji. Jednak to, że może zaskakiwać jest regularnie ignorowane przez biznesmenów. Często widzę arkusze kalkulacyjne wyliczające sprzedaż nowej usługi na miliony, a po wdrożeniu okazuje się, że nikt tego nie chce.

Często na starcie nie wiemy, że coś jest niepewne. Ukryte są konflikty techniczne, których nie da się obejść, ukryte jest niska jakość rozwiązania, której nie ma sposoby podnieść, ukryty jest brak popytu klientów na usługę, ukryte są wysokie koszty pozyskania klienta itd. Niepewność ukryta ujawni się w trakcie, bo ona tam siedzi, ale wprowadza nas na starcie w błąd. Zamiast sądzić, że mamy do czynienia z projektem ryzykownym, to wydaje się nam, że może i jest pracochłonny, ale przewidywalny. Da się go zatem zbudować krok po kroczku i na pewno osiągniemy sukces.  A jak jeszcze dopiszemy do tego projektu termin końca i całkowity koszt, to wszystko stanie się bezpieczne. Co może pójść nie tak? Zupełnie jak w przypadku nowego bloku elektrowni w Ostrołęce. Wszystko!

 

montecarlo

Szacowanie trendów

https://docs.google.com/spreadsheets/d/19WOda89SDjHzeXIMZjRljgMzslCokRKqaBTg-e71p0U/edit?usp=sharing

Porównanie zespołów sprzedażowych

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Vtn-cWqzr8_cMOWNHqc_ClZpoNTpSrIDZEbM6W8jz_4/edit#gid=0

Liczenie korelacji

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sIf4pfFKEv7kqWVfQv_66u2t0-9i63wsPWw0V7c8LdU/edit#gid=0

Czyszczenie danych

https://docs.google.com/spreadsheets/d/154unnW_Y8OX-2vkzb63p7_aiLwp3A8mq3jGk9fzAxo4/edit?usp=sharing

Model dla reklamacji

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ksFUeJnjwmHt4XTLlf1IX8Hu4i0BF6qp0MgtPByDwoo/edit?usp=sharing

Funkcje Dot Chart

Funkcje Dot Chart

System Dot Chart oferuje wiele funkcji, których cel jest jeden. Przyśpieszyć rysowanie mapy procesu.

Potrzebujesz szybko narysować przepływ pracy? Stwórz diagram dot chart. Możesz:

  • Dodawać role w procesie
  • Dodawać zadania w procesie
  • Wstawiać „kółka”, które pokażą, kto zajmuje się, czym
  • Połączyć „kółka” strzałkami, aby uwidocznić logikę
  • Dodawać komentarze do poszczególnych „kółek”
  • Możesz to wszystko edytować, zmieniać i przestawiać
  • Możesz tworzyć mapę w grupie w formule zdalnej. System na bieżąco będzie aktualizował stan mapy.
  • Jeżeli mapa ma służyć do optymalizacji procesu, możemy zapisać problemy, pomysły na usprawnienia i w miarę ich realizacji zmieniać ich status.

Możesz automatycznie skonwertować dot chart na mapę w formacie swimlane. Wystarczy nacisnąć jeden przycisk. Mapa wyświetla start, koniec, zdania, tory pływackie, bramki. Możesz następnie wyeksportować mapę do pliku graficznego, PDF, XPDL.

Ponowna edycja dot chart powoduje automatyczną aktualizację swimlane.

Kolejna możliwość to wygenerowanie tabeli RACI. Możemy przypisać „kółka” na dot chart do poszczególnych zakresów odpowiedzialności. Zostanie to pokazane za pomocą kolorów. Następnie wystarczy nacisnąć przycisk, aby automatycznie wygenerować tabelę RACI.

Następnie możemy zapisać ją w postaci obrazka lub PDF.

Możemy wreszcie zacząć rysowanie mapy od stworzenia tablicy z rolami i ich zadaniami w procesie, a dopiero później zrobienie. Można sobie wyobrazić, że najpierw uczestnicy procesu samodzielnie wypełniają tabelę ról, a potem analityk wspólnie z nimi tworzy dot chart, który na koniec zapisuje w postaci BPMN.

Wejdź na https://dotch.art, aby zacząć korzystać z systemu.

Dotch.art – narzędzie do szybkiego mapowania procesów

Dotch.art – narzędzie do szybkiego mapowania procesów

Przedstawiam nietypowe narzędzie do rysowania procesów: Dotchart. Nietypowe, bo jest najważniejszym celem i wyróżnikiem jest szybkość i łatwość.

Założenie jest takie, że proces rysujemy w schemacie diagramu kropkowego, a potem automatycznie konwertujemy go na inne formy, jak na przykład tabela RACI lub mapa BPMN.

Diagram kropkowy (dotchart) był już kilka lat temu opisywany na naszym blogu. Tworzy się go w ten sposób, że w tabeli spisuje się role w procesie w wierszach i zadania w kolumnach. Na przecięciu zaś wstawia się kropki wskazujące, kto robi co. Następnie kropki łączy się strzałkami, aby pokazać logikę procesu.

Ta technika czerpie trochę z RACI, a trochę z flowchart. Przewagą nad RACI jest pokazanie przepływu i logiki procesu. Natomiast przewagą na typowym flowchart, np. w stylu swimlane, jest prostota i szybkość. W praktyce taki diagram rysowałem często, jednocześnie rozmawiając z osobami zaangażowanymi w proces.

System jest też ciekawy z tego względu, że pozwala na równoległą edycję mapy kropkowej przez wielu ludzi naraz. Wystarczy przesłać linka kolegom lub klientowi, aby zacząć wspólną edycję. W czasie rzeczywistym mapa aktualizowana jest na podstawie zmian wprowadzanych przez jej użytkowników.

Na obrazkach obok macie pokazane jak wyglądają RACI i BPMN automatycznie utworzone na podstawie Dotchart.

System Dotchart pozwala na eksport map do PDF lub do obrazka.

System pozwala również na wstawianie komentarzy do zadań, w których można zapisać na przykład zidentyfikowane problemy w procesie, albo pomysły na usprawnienia.

W trakcie tworzenia jest funkcjonalność pozwalająca na import i eksport pliku z mapą do uniwersalnego formatu XPDL, który jest obsługiwany przez najbardziej znane systemu zarządzania procesami, jak na przykład Adonis, Bizagi, Camunda.

Wówczas możliwe będzie szybkie zrobienie szkicu procesu w Dotchart, a później jego dalsza obróbka i włączenie do bazy procesów w narzędziach korporacyjnych.

Dodatkowo, aby jeszcze bardziej uprościć tworzenie mapy procesu, zaoferowano funkcję tworzenia i edycji tablicy procesu. Tablica procesu przypomina tablicę kanban, tylko, że zawiera role w kolumnach, a w nich zadania w procesie realizowane przez daną rolę. Za jej pomocą można szybko spisać, co wiemy o procesie, a potem automatycznie wygenerować wstępny wykres Dotchart, który dalej można obrabiać, na przykład, aby dodać strzałki, albo typy odpowiedzialności zgodnie z RACI.

Jeżeli byście chcieli skorzystać z systemu Dotchart, to można bez żadnych ograniczeń wejść na ten adres: https://dotch.art.

Zwinni. Zbrodnia i Scrum już w sprzedaży i pierwsze opinie

Zwinni. Zbrodnia i Scrum już w sprzedaży i pierwsze opinie

Kryminał ze Scrumem w tle pojawił się właśnie w sprzedaży wysyłkowej. W tym tygodniu trafi również na półki sklepowe. Książkę można kupić w księgarni Helion: link do książki.

Mam też pierwsze opinie, które znalazły się na okładce.

„Powitalne przeciągnięcie początkującego kierownika projektu na lince przypiętej do pędzącego mercedesa inwestora musi zwiastować ciekawą karierę! Dawno nie bawiłem się tak dobrze przy książce o biznesie. Nie wiem, jaki odsetek Was zechce po tej lekturze zająć się spektakularną kradzieżą dzieł sztuki, ale z pewnością lekko i merytorycznie wciągniecie się w świat zwinnego zarządzania.”

Grzegorz Szałajko

ekspert i doradca strategiczny w obszarze projektów

„Marcin w doskonały sposób łączy edukację z dobrą zabawą. Bez profesorskiego zadęcia uczy zwinnego podejścia i konsekwentnie promuje uniwersalne wartości, jak współpraca, zaufanie czy odpowiedzialność. Doskonała lektura!”

Wojciech Humiński

CEO TestArmy Group

„W natłoku ścisłych definicji zwinności i tego, czym jest Scrum, Marcin Żmigrodzki proponuje nam wciągającą fabułę, która przedstawia te pojęcia w odniesieniu do codzienności złodziei i szarej strefy. Kilka godzin poświęconych na lekturę to było miło spędzony czas, bo oprócz podejścia metodycznego znajdujemy w książce wiele zagadnień związanych z budowaniem zespołów i emocji, jakie towarzyszą zwinnej pracy. Najbardziej przypadły mi do gustu rozważania Szczepana, bardzo łatwo jest mi się z nim utożsamić.”

Mateusz Żeromski

Agile Lead, Agile Coach, Scrum Master, autor książek Budowanie zespołu. Młotek Scrum Mastera i Mapa Agile & Srum. Jak się odnaleźć jako Scrum Master.

Techniki a metodyka analizy wymagań

Techniki a metodyka analizy wymagań

autor zdjęcia: charlesdeluvio

Analiza biznesowa oferuje kilkadziesiąt technik zbierania i analizowania wymagań. Ktoś nieobeznany z taką mnogością narzędzi, może poczuć się zagubiony w ich gąszczu. Sam grad skrótów może doprowadzić do bólu głowy: VSM, CtQ, BPMN, UML, SIPOC, PBI, DoD, DoR, BPM, WBS, UAT, SoW.

Ostatnie rozmowy z uczestnikami szkoleń zainspirowały mnie do uporządkowania nieco podejścia do analizy. Główne pytanie, jakie przewijało się to „Jak zacząć?”. Zatem poniżej zamieszczam krótką odpowiedź na to pytanie.

(więcej…)

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany