Dotch.art – narzędzie do szybkie mapowania procesów

Dotch.art – narzędzie do szybkie mapowania procesów

Przedstawiam nietypowe narzędzie do rysowania procesów: Dotchart. Nietypowe, bo jest najważniejszym celem i wyróżnikiem jest szybkość i łatwość.

Założenie jest takie, że proces rysujemy w schemacie diagramu kropkowego, a potem automatycznie konwertujemy go na inne formy, jak na przykład tabela RACI lub mapa BPMN.

Diagram kropkowy (dotchart) był już kilka lat temu opisywany na naszym blogu. Tworzy się go w ten sposób, że w tabeli spisuje się role w procesie w wierszach i zadania w kolumnach. Na przecięciu zaś wstawia się kropki wskazujące, kto robi co. Następnie kropki łączy się strzałkami, aby pokazać logikę procesu.

Ta technika czerpie trochę z RACI, a trochę z flowchart. Przewagą nad RACI jest pokazanie przepływu i logiki procesu. Natomiast przewagą na typowym flowchart, np. w stylu swimlane, jest prostota i szybkość. W praktyce taki diagram rysowałem często, jednocześnie rozmawiając z osobami zaangażowanymi w proces.

System jest też ciekawy z tego względu, że pozwala na równoległą edycję mapy kropkowej przez wielu ludzi naraz. Wystarczy przesłać linka kolegom lub klientowi, aby zacząć wspólną edycję. W czasie rzeczywistym mapa aktualizowana jest na podstawie zmian wprowadzanych przez jej użytkowników.

Na obrazkach obok macie pokazane jak wyglądają RACI i BPMN automatycznie utworzone na podstawie Dotchart.

System Dotchart pozwala na eksport map do PDF lub do obrazka.

System pozwala również na wstawianie komentarzy do zadań, w których można zapisać na przykład zidentyfikowane problemy w procesie, albo pomysły na usprawnienia.

W trakcie tworzenia jest funkcjonalność pozwalająca na import i eksport pliku z mapą do uniwersalnego formatu XPDL, który jest obsługiwany przez najbardziej znane systemu zarządzania procesami, jak na przykład Adonis, Bizagi, Camunda.

Wówczas możliwe będzie szybkie zrobienie szkicu procesu w Dotchart, a później jego dalsza obróbka i włączenie do bazy procesów w narzędziach korporacyjnych.

Dodatkowo, aby jeszcze bardziej uprościć tworzenie mapy procesu, zaoferowano funkcję tworzenia i edycji tablicy procesu. Tablica procesu przypomina tablicę kanban, tylko, że zawiera role w kolumnach, a w nich zadania w procesie realizowane przez daną rolę. Za jej pomocą można szybko spisać, co wiemy o procesie, a potem automatycznie wygenerować wstępny wykres Dotchart, który dalej można obrabiać, na przykład, aby dodać strzałki, albo typy odpowiedzialności zgodnie z RACI.

Jeżeli byście chcieli skorzystać z systemu Dotchart, to można bez żadnych ograniczeń wejść na ten adres: https://dotch.art.

Zwinni. Zbrodnia i Scrum już w sprzedaży i pierwsze opinie

Zwinni. Zbrodnia i Scrum już w sprzedaży i pierwsze opinie

Kryminał ze Scrumem w tle pojawił się właśnie w sprzedaży wysyłkowej. W tym tygodniu trafi również na półki sklepowe. Książkę można kupić w księgarni Helion: link do książki.

Mam też pierwsze opinie, które znalazły się na okładce.

„Powitalne przeciągnięcie początkującego kierownika projektu na lince przypiętej do pędzącego mercedesa inwestora musi zwiastować ciekawą karierę! Dawno nie bawiłem się tak dobrze przy książce o biznesie. Nie wiem, jaki odsetek Was zechce po tej lekturze zająć się spektakularną kradzieżą dzieł sztuki, ale z pewnością lekko i merytorycznie wciągniecie się w świat zwinnego zarządzania.”

Grzegorz Szałajko

ekspert i doradca strategiczny w obszarze projektów

„Marcin w doskonały sposób łączy edukację z dobrą zabawą. Bez profesorskiego zadęcia uczy zwinnego podejścia i konsekwentnie promuje uniwersalne wartości, jak współpraca, zaufanie czy odpowiedzialność. Doskonała lektura!”

Wojciech Humiński

CEO TestArmy Group

„W natłoku ścisłych definicji zwinności i tego, czym jest Scrum, Marcin Żmigrodzki proponuje nam wciągającą fabułę, która przedstawia te pojęcia w odniesieniu do codzienności złodziei i szarej strefy. Kilka godzin poświęconych na lekturę to było miło spędzony czas, bo oprócz podejścia metodycznego znajdujemy w książce wiele zagadnień związanych z budowaniem zespołów i emocji, jakie towarzyszą zwinnej pracy. Najbardziej przypadły mi do gustu rozważania Szczepana, bardzo łatwo jest mi się z nim utożsamić.”

Mateusz Żeromski

Agile Lead, Agile Coach, Scrum Master, autor książek Budowanie zespołu. Młotek Scrum Mastera i Mapa Agile & Srum. Jak się odnaleźć jako Scrum Master.

Techniki a metodyka analizy wymagań

Techniki a metodyka analizy wymagań

autor zdjęcia: charlesdeluvio

Analiza biznesowa oferuje kilkadziesiąt technik zbierania i analizowania wymagań. Ktoś nieobeznany z taką mnogością narzędzi, może poczuć się zagubiony w ich gąszczu. Sam grad skrótów może doprowadzić do bólu głowy: VSM, CtQ, BPMN, UML, SIPOC, PBI, DoD, DoR, BPM, WBS, UAT, SoW.

Ostatnie rozmowy z uczestnikami szkoleń zainspirowały mnie do uporządkowania nieco podejścia do analizy. Główne pytanie, jakie przewijało się to „Jak zacząć?”. Zatem poniżej zamieszczam krótką odpowiedź na to pytanie.

(więcej…)

Zwinni. Zbrodnia i Scrum

Zwinni. Zbrodnia i Scrum

4 maja ukaże się moja książka na temat Scruma pod tytułem Zwinni. Zbrodnia i Scrum.

Tutaj możecie znaleźć linka do sklepu wydawnictwa Helion, gdzie będzie można ją nabyć. Prawdopodobnie ukaże się też w Empiku i internetowych księgarniach.

Zanim będzie dostępna postanowiłem napisać kilka słów, o czym jest. Zwinni… to powieść w gatunku kryminału. Szajka przestępców zostaje zmuszona lub zachęcona do przeprowadzenia kradzieży ponad sześciotonowego dzieła sztuki. Ze względu na jego wielkość ów przedmiot trzeba zwinąć kawałek po kawałku, co staje się pretekstem do zorganizowania projektu scrumowego.

Około 90% książki to fabuła i akcja, natomiast 10% to pokazanie w praktyce zastosowań technik i metod zwinnych. Jest parę trupów, miłość i pieniądze, jak to w projektach.

Zależało mi jednak przede wszystkim na zilustrowaniu czegoś ulotnego, co jednak decyduje o tym, że projekt jest zwinny lub nie. Chciałem pokazać wartości projektu zwinnego, postawy te właściwe i te niewłaściwe w takim projekcie. Aby je dobrze pokazać, musiałem wprowadzić sytuacje konfliktowe, dylematy bohaterów, spadki motywacji i kryzysy. Jak to mówią, na dobre czasy, to i PRINCE2 da radę, dopiero w kryzysie ujawnia się duch zespołu.

Chciałem pokazać też coś jeszcze bardziej ulotnego. Z różnorodności osobowości członków zespołu, z tarć pomiędzy nimi i okazywanego wsparcia rodzi się duch zespołu. W trakcie kolejnych przełomów banda indywiduów staje się zgraną drużyną. Zależało mi na tym, aby na końcu czytelnik pomyślał sobie „chciałbym być częścią tej ekipy”.

Głównym bohaterem książki jest niedoświadczony Scrum Master, który ma za zadanie zorganizować projekt, w którym jeszcze nie brał udziału – kradzież dzieła sztuki. Głównym bohaterem jest też mafioso, który ku swojemu zdziwieniu i rozbawieniu jest wtłaczany w rolę sponsora projektu. Głównym bohaterem jest również dziewczyna, na której zlecenie odbywa się cała akcja, która nieporadnie próbuje odgrywać rolę product ownera. Wreszcie najbardziej głównym bohaterem jest zespół, który nawet nie ma świadomości, że jest zwinny, ale ta ignorancja niespecjalnie mu przeszkadza.

Jeżeli jesteście ciekawi, czy mi się udało, zapraszam do lektury. Tutaj będziecie mogli znaleźć książkę.

Aby przekonać wydawnictwo, że jest to nadal podręcznik, to na końcu książki dodałem słownik terminów ze świata agile. Także jest pełna profeska.

Narzędzia w projektach ekstremalnych – Bardziej niż agile

Narzędzia w projektach ekstremalnych – Bardziej niż agile

Po 30 wywiadach z praktykami projektów ekstremalnych zaczęła zapełniać mi się lista narzędzi, które są stosowane w takich projektach. I często słyszę o wielu z nich po raz pierwszy. Inne, mimo, że znane, natomiast są wykorzystywane w nietypowy sposób.

Poniżej zamieszczam listę narzędzi wspierających zarządzanie projektami bardzo zmiennymi i ryzykownymi, który stosują przedstawiciele uczelni, startupów, agencji reklamowych, korporacji, czy zespołów studenckich.

Przy okazji mam roboczy tytuł nowej książki Bardziej niż Agile. Co sądzicie? (więcej…)

Projekty zwinniejsze niż Scrum

Projekty zwinniejsze niż Scrum

Pod hasłem projekt ekstremalny, eksploracyjny, eksperymentalny odnalazłem przedsięwzięcia z różnych obszarów:

  1. Hackathony – to bardzo krótkie projekty od 24 do 36 godzin zwykle. Ekstremalność w nich wynika z innowacyjności rozwiązania i krótkiego czasu na produkcję.
  2. Początkowe fazy startupów – przez kilka pierwszych lat (od 2 do 5) istnienia startupy często podlega on rewolucyjnym zmianom modelu biznesowego, obietnicy wartości, sposobu organizacji. Nazywane są one pivotami a wynikają z olbrzymiej niepewności rynkowej i czasem technologicznej młodego biznesu.
  3. Testowanie nowych technologii – takie projekty można spotkać w dużych korporacjach, np. lotnictwie, jak i w mniejszych firmach, które niekiedy wręcz specjalizują się w usługach walidowania nowych technologii. Na wejściu projektu jest hipoteza, że określona technologia zadziała, a na wyjściu jest prototyp albo negatywna informacja zwrotna. Taką technologią może być prototyp urządzenia albo model AI.
  4. Projekty naukowe – ich niepewność wynika z obszaru, w którym są realizowane. Jeżeli celem projektu jest dokonanie odkrycia naukowego, to musi on być niepewny. Paradoksalnie instytucje finansujące takie badania często wymuszają planowanie i kontrolę takich projektów w sposób kaskadowy.

Koncepcję prowadzenia projektów w sposób bardziej elastyczny niż oferuje to Scrum pojawia się w wielu miejscach, np.:

Prowadząc rozmowy z kilkudziesięcioma praktykami projektów bardziej zwinnych niż agile zauważyłem kilka cech wspólnych. Za każdym razem wywiad prowadzony był w formie pytań otwartych i starałem się unikać naprowadzania rozmówcy na z góry założone wnioski. Mimo tego wielu rozmówców przywoływało podobne spostrzeżenia. Poniżej prezentuję pierwsze z nich. Kolejne będę publikował w późniejszych wpisach oraz w książce, którą prawdopodobnie skończę pisać po wakacjach 2022.

Zmienne iteracje

Cechą powszechnie wymienianą w tytułowych projektach jest to, że iteracje trwają różne odcinki czasu. Jeden z rozmówców wskazał, że u nich sprint w jednym projekcie może trwać od kilku godzin do dwóch tygodni.

Kiedy sprint powinien się skończyć? Otóż wymienia się tutaj dwa warunki. Po pierwsze, gdy zostanie dostarczona wiedza albo wykonany zadany zakres. Estymacje czasowe są tak niepewne, że regularnie sprint trwa krócej lub dłużej niż zakładano. Czasem długi czas wynika z tego, że trzeba czekać wiele dni na wyniki, a czasem dlatego, że zadania są niedoszacowane. Po drugie iteracje może zakończyć „zwrotnica” (termin użyty przez jednego z rozmówców). Projekt dochodzi do punktu, gdy pojawia się rozbieżność nie do wyeliminowania w ramach bieżących założeń. Sprint jest wówczas zakańczany, a zespół musi rozwiązać kolizję, stworzyć nową koncepcję i zaplanować dalszy zakres.

Ponadto generalnie iteracje są dużo krótsze niż w typowym projekcie Scrumowym. Zdarza się, że zespół integruje rozwiązanie co 2 dni i na nowo je planuje.

Mały zespół niezależnych ekspertów

Generalnie zespoły w takich projektach są conajmniej o połowę mniejsze niż w Scrumie. Typowy zespół to 4-6 osób, ale niektórych firmach zajmujących się sztuczną inteligencją podano mi przykłady zespołów dwuosobowych.

Dodatkowo często członkowie zespołu tak planują prace, aby móc działać niezależnie od pozostałych. Wszelkie interface’y między zadaniami tylko podnoszą złożoność projektu, a przez to ryzyko niepowodzenia. Super, gdy ludzie w ekipie projektowej mają rozdzielne kompetencje, np. ktoś od hardware, ktoś od programowania, ktoś od prezentacji, ktoś od modelu AI.

Współpraca stacjonarna

Nawet w hackathonach zdalnych zespół regularnie spotyka się u kogoś w mieszkaniu lub w biurze. Praca twórcza wymaga spędzania ze sobą czasu. Przykuwanie uwagi do problemu, szczególnie, gdy zespół jest zmęczony lub zestresowany, wymaga spotykania się. Jeżeli zespoły pracują w osobnych lokalizacjach to i tak regularnie się spotykają, aby uzgodnić postęp prac.

Powraca spostrzeżenie, że efektywność działań innowacyjnych w formule zdalnej spada i to znacząco. Brakuje dynamiki, brakuje poczucia wspólnego rytmu dowożenia zadań, brak koncentracji na celu, brakuje nieformalnego komunikacji, która potrafi przenosić góry w kilka minut.

Zmienne przywództwo

Wydawało mi się, że w projektach bardziej zwinnych niż Scrum lider będzie wzorem servant leadershipu. Pomyłka! Projekty tak zwinne często doświadczają pivotów, zmian kierunków, koncepcji, wizji. Dodatkowo są narażone na dużą presję ograniczeń czasu, kosztu, wymogów jakościowych. Ktoś musi podejmować szybkie decyzje.

To, co jest często wymieniane to lider z silną wizją, niekiedy wpadający w autokratyzm. Jednocześnie jednak taki, który w chwilach spokojnego produkowania zadanego zakresu oddaje władzę ludziom. Gdy wiadomo, co robić servant leader, gdy trzeba narzucić kierunek – autokrata. To działa w startupach i na hackathonach. Co więcej członkowie zespołów zdają się doceniać takie podejście, bo to dużo porzadkuje.

Podsumowanie

Na liście mam jeszcze kilkanaście wniosków, które nasuwają się po ponad 30 rozmowach z praktykami skrajnie niepewnych projektów. Chętnie będę o nich opowiadał w miarę zdobywania nowej wiedzy od moich rozmówców. Więc jeśli interesuje was tematyka projektów ekstremalnych, to wracajcie do bloga Octigo.

 

 

 

Zapisz się na nasz newsletter

Zapisz się na nasz newsletter

Twój e-mail został zapisany