Starożytny PMBOK® Guide

Starożytny PMBOK® Guide

Zarządzanie to w uproszczeniu organizowanie współpracy grupy ludzi. Aktualnie modna i dynamicznie rozwijająca się koncepcja dzięki której mamy dziesiątki metod i technik usprawniających pracę oraz zmniejszających stres wśród pracowników, mamy też więcej certyfikatów, ewangelistów dobrych zmian, konferencji w kolorach od błękitu do turkusu i szkoleń, z czego osobiście jestem zadowolony.

Jednak grupy ludzi organizowały się już drzewiej. Na tyle drzewiej, że jeszcze nie było homo sapiens, a już się organizowały. Człowiek neandertalski żył w niewielkich wspólnotach. Gdyby nie przewaga takich wspólnot, nad samotną egzystencją, nie miałby powodów gnieździć się w jaskinii z innymi rywalami do posiłku. Właściwie to nie było jeszcze homo, a już istniały grupy inteligentnych zwierząt, które potrafiły współpracować. Znamy przykłady roju pszczół, mrówek, czy watahy wilków, albo stada orek.

“Bardzo się staraliśmy. Ale za każdym razem, gdy próbowaliśmy zorganizować się w zespoły, byliśmy przeorganizowywani. Później zrozumiałem, że do każdej nowej sytuacji podchodzimy przez reorganizowanie się. Co za wspaniała metoda tworzenia iluzji postępu, w istocie wprowadzająca nieporozumienia, nieefektywność i demoralizację.” Petroniusz Arbiter 

Nowoczesne zarządzanie według wielu źródeł zaczyna się z opisem procesu produkcji szpilek przez Adama Smitha, koncepcjami Henri Fayola, metodami analizy efektywności Fredericka Taylora i ich praktyczną implementacją przez Henry Forda. Czyli dotyczy ostatnich 300 lat, a właściwie większość metod i koncepcji z zarządzania narodziła się w ciągu ostatnich 150 lat. Jednak trudno się nie zgodzić, że ludzkość organizowała duże zespoły ludzi, aby współpracowały jak najefektywniej przy dużych inwestycjach na długo przed rewolucją przemysłową. Wystarczy przytoczyć przykład wypraw wielkich odkrywców, budowę Wielkie Muru, piramid w Egipcie, czy w końcu Stonehenge, Akropolu, Tenochtitlan, Angkor Wat i figur na Wyspie Wielkanocnej.

Organizacja współpracy zatem towarzyszy nam od tysięcy lat. Pomyślałem sobie, że interesującym wyzwaniem byłoby stworzenie listy metod, technik, koncepcji z zakresu zarządzania stosowanych przez narodzinami Adama Smitha. Dla uproszczenia rozważań przyjąłem, że zarządczy oznacza dotyczący sposobu współpracy grupy ludzi, ale nie odnoszący się warstwy operacyjnej pracy. W ten sposób mógłby powstać starożytny PMBOK Guide.

Swego rodzaju zbiór dobrych praktyk, taki PMBOK® Guide dla władców, spisał Nicollo Machiavelli, w swojej książce Książę. Autor wprost pisze, że jego dzieło jest praktycznym spojrzeniem na zasady efektywnego rządzenia, co może niekiedy budzić sprzeciw moralny.

Poniżej prezentuję kilka przykładów, które dotąd udało mi się odkryć:

  • Formalne dzielenie się wiedzą – dowódcy rzymskich legionów spisywali swoje spostrzeżenia z efektywności i skuteczności swoich oddziałów oraz dyskutowali w pamiętnikach i listach wnioski innych dowódców. Więcej o tym w osobnym wpisie.
  • Szkolenia – do dzisiaj zachowały się resztki rzymskich obozów szkoleniowych, w których oddziały ćwiczyły między innymi rozstawianie i zwijanie obozu. Przypuszczalnie każda starożytna armia prowadziła szkolenia swoich żołnierzy, tutaj kolejny przykład armii chińskiej.
  • Standardy jakościowe – w starożytnym Egipcie spisano Księgę Umarłych, w której szczegółowo opisano, w jaki sposób należy przygotować zwłoki i je balsamować, aby przetrwały wieki.
  • Certyfikaty i formalne szkolenia – w starożytnych Chinach przez kilkaset lat stosowano egzaminy urzędnicze poprzedzone wieloletnią nauką.
  • Zarządzanie kompetencjami, specjalizacja – na stanowisu archeologicznym w Afryce odkryto najdłużej działającą fabrykę na świecie. Przez około milion lat Homo Habilis wytwarzali tam siekiery. Ciekawe jest jednak to, że w jednym miejscu znaleziono siekiery nowe, a w innym siekiery używane, które były tam odnawiane. Prawdopodobnie dzielono pracowników na specjalizacje od siekier nowych i używanych. Oczywiście podział na specjalności był szeroko rozpowszechniony przez całą starożytność, kto inny naprawiał buty, a kto inny murował. Aż do momentu, gdy ze specjalnościami powiązano przywileje, rytuały i tajemnice zawodu i tak powstały gildie. Najsłynniejsza z nich, murarska, posądzana jest do dzisiaj o sprawowanie władzy nad światem.
  • Zarządzanie pulą zasobów – zachowały się listy pracowników z czasów starożytnego Egiptu z zaznaczenie dni w pracy i wolnych oraz wyliczeniami stawek.
  • Dokumentowanie wydatków – do dzisiaj zachowały się dziesiątki tysięcy glinianych tabliczek z rachunkami, długami, rozliczeniami w handlu i inwestycjach sumeryjskich.
  • Struktura organizacyjna funkcjonalna – w trakcie wyjście Izraelitów z Egiptu Stary Testament opisuje dobre praktyki “Wybrał sobie Mojżesz z całego Izraela mężów dzielnych i ustanowił ich kierownikami ludu, przełożonymi nad tysiącem, nad stoma, nad pięćdziesięcioma i nad dziesięcioma”.
  • Linia produkcyjna – znalazłem ciekawy opis, w jaki sposób w Wenecji rozlokowano kolejne etapy produkcji statków w XVIII wieku, widać to doskonale na tytułowym rysunku. Dzięki takiemu rozplanowaniu kolejnych etapów produkcyjnych można było naraz budować nie jeden a wiele statków. Jednak podobno już na sumeryjskich tabliczkach znaleziono opis procesu produkcji sukna. A w egipskich piramidach zachował się opis przebiegu produkcji wina.
  • Ksenofont, pisarz żyjący w starożytnej Grecji, chwalił wpływ rytmicznej pracy na efektywność niewolników.

Dlaczego o tym piszę? Zastanawiam się bowiem, na ile współczesne metody, koncepcje są wytworem dzisiaj działających badaczy i praktyków. A na ile były już wielokrotnie odkrywane i zapominane. Czy istnieją czynniki podnoszące efektywność współpracy ludzi, które są ponadczasowe. Które sprawdzają się od tysięcy lat. Być może to one pozwoliły nam przejść od niewielkich wspólnot, do dużych społeczeństw budujących potężne budowle i zagospodarowujących całe kontynenty. Być może po pierwsze możliwe byłoby skonstruować z nich zestaw zasad, praktyk, technik, które zostały solidnie zweryfikowane przez setki pokoleń.

I na koniec być może dzięki zrozumieniu, co naprawdę działa w zespołach, dałoby się odróżnić skuteczne techniki i metody, od mód, które wybuchają i wkrótce znikają z horyzontu biznesowego. Przykładów można by podać wiele, jak TQM, BPR, Strategia Błękitnego Oceanu, czy turkusowe organizacje. Choć te ostatnie jeszcze nie znikły z horyzontu, więc mogę się mylić. 🙂

Pozostała literatura:

PMI, PMBOK, PMP, PMI-ACP, PgMP, PfMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.

Dlaczego współpracujemy?

Dlaczego współpracujemy?

Co łączy układanie drogi w starożytnym Rzymie, budowa łodzi XVIII wiecznym Sztokholmie, czy produkcja kuszy w czasach dynasti Qin w Chinach łączy pojęcie procesu produkcyjnego? Słowo proces, choć sama nazwa proces pojawiła się dopiero około 200 lat temu. A jeszcze szerzej, słowo współpraca.

Od kilku lat prowadzę bloga dotyczącego wybranych aspektów zarządzania. Szczególnie czegoś, co nazywamy zarządzaniem projektami i procesami. Zarządzanie dotyczy grupy ludzi, którzy razem chcą coś wytworzyć. Umawiają się na pewne sposoby zachowań, rytuałów, narzędzia, bo wierzą, że gdy razem się zabiorą za robotę, to efekt będzie dużo większy, niż gdyby pracowali indywidualnie. Jak widać zarządzanie dotyczy współpracy. To jednak dość wąskie spojrzenie na zagadnienie kooperacji. Zarządzanie w ostatnim wieku rozpoczęło swój intensywny rozwój, choć jego elementy może dostrzec na przestrzeni całej historii ludzkości, np. zachowały się opisy planowania projektów budowy kanałów irygacyjnych w Sumerze 7000 lat temu, z których wynika rola planisty i koordynatora. Kto wie, może to był pierwszy kierownik projektu.

Zacząłem się jednak zastanawiać nad wspólnymi cechami, z których wynika to, że raczej organizujemy się w grupy, jak piranie lub termity, niż działamy samotnie, jak niedźwiedzie. Przecież najłatwiej uzyskać dostęp do zasobów wokół nas, eliminując wszystkich dookoła. Yuval Noah Harrari w swojej książce stwierdza za badaczami, że cechą wyróżniającą człowieka jest nie tyle sama zdolność współpracy, co elastyczne zmienianie zasad kooperacji i dostosywanie się do zmieniających się wyzwań. Autor podaje przykład pszczół, które są perfekcyjne we współrpacy w dużych rojach, może są nawet bardziej efektywne niż polski parlament, jednak ich sposób kooperacji nie zmienił się od setek tysięcy lat. W tym samym czasie ludzie wymyślali dziesiątki form, jedne bardziej udane, jak kultury zbieracko-łowieckie, inne nieco mniej, jak komunizm, czy nazizm.

Przegląd literatury na temat współpracy pokazał, że istnieje wiele perspektyw na to zjawisko. Jedna z nich, nazwałbym ją teorią gier, wywodzi chęć do współpracy z dylematów takich, jak więźnia. Piękną interaktywną lekcję na temat zawiłości budowania zaufania w środowisku gry o sumie zero można znaleźć tutaj. Naprawdę polecam tą interaktywną lekcję. Inny nurt analizuje społeczności ludzi przez pryzmat zwyczajów i nawyków członków organizacji. Jeszcze inny patrzy na grupę ludzi, jak na maszynę, której zadaniem jest optymalizować wykorzystanie zasobów. Kolejny, bardziej psychologiczny, szuka potrzeb więzi, relacji społecznych zaprogramowanych w naszych umysłach. Następny mówi, że jako jedyny gatunek stosujemy “narrację” rzeczywistości, czyli opowiadamy sobie fikcyjne historie, aby uzasadnić określone zachowania oraz zjawiska, jak np. religie, hierarchie społeczne, władzę, humanizm. A następnie umawiamy się, że wspólnie będziemy w nie wierzyli.

Czy człowiek jest naturalnym kooperantem, który bardziej woli współpracować niż rywalizować albo działać samotnie? Jeżeli tak, to dlaczego w trakcie tej współpracy pojawia się tak wiele konfliktów, rywalizacji właśnie i wyniszczania oponentów? Jakie cechy wspólne powinien spełniać zespół ludzi, aby efektywnie współpracował? Czy jest wśród nich porozumienie języka, kultury, wychowania, poczucie autonomii, interes ekonomiczny, wyższe normy, wiarygodna historia mówiąca, skąd pochodzę i dokąd zmierzam, wspólne geny, wizja synergii wynikającej z pracy grupowej?

Im bardziej zagłębiam się w temat powodów i zasad współpracy, tym więcej drzew widzę. Ale po pozycjach książkowych dostrzegam, że coraz więcej ludzi stawia sobie podobne pytania. W biznesie przykładowo wierzę, że w coraz większym stopniu rywalizacja między firmami przenosi się do obszaru efektywności ludzi osiąganej dzięki ich zaangażowaniu, dzieleniu się wiedzą, dostarczaniu innowacyjnych pomysłów, szybkiemu reagowaniu na nietypowe sytuacje, doskonaleniu się itd.

Udzielenie odpowiedzi na tytułowe pytanie “Dlaczego współpracujemy?” mogłoby też pomóc znaleźć odpowiedź na pytanie, jak dalej będzie rozwijać się współpraca między nami samymi. Szczególnie w środowisku, które zmienia się coraz szybciej, dostarcza tony danych, wymaga kooperacji ludzi coraz bardziej oddalonych od siebie i w coraz większych stopniu korzysta z algorytmów samodzielnie podejmujących decyzje. Poznanie tej odpowiedzi może okazać się bardzo wartościowe dla biznesu i indywidualnych jednostek.

Ile trwało zbudowanie obozu wojskowego dla 10 000 legionistów?

Rzymianie rozróżniali wiele rodzajów obozów: stacjonarny, nadrzeczny, zimowy, letni, stały, 3-dniowy, 4-dniowy. Dyskutując z pewną firmą IT na temat problemów we wdrożeniach, uświadomiłem sobie, że rozstawianie obozu marszowego to niesamowity przykład talentów organizacyjnych rzymskiej armii. To przykład szybkie implementacji wcześniej częściowo przygotowanej konstrukcji w nowych nieznanych warunkach pod dużą presją czasu i ryzyk. Przypomina to pewną klasę projektów, w których istotnym etapem jest montaż lub wdrożenie przygotowanego wcześniej zakresu. Poniższy tekst jest o wdrożeniach w projektach i o tym, czego może nas nauczyć rzymska armia.

(więcej…)