Minęło 6 lat, od kiedy sąd we Wrocławiu podjął decyzję o nadaniu numeru KRS spółce Octigo. Nie miałem o tym pojęcia dopóki Linkedin tego nie przypomniał i w sumie nie ma to większego znaczenia. Jednak ta data stała się pretekstem, do zebrania w krótkim tekście doświadczeń z tworzenia symulacji szkoleniowych, jakie zebraliśmy przez ostatnie 10 lat. Czyli innymi słowy opowiem, jak zrobić symulację szkoleniową na bazie 10 lat i kilku tysięcy godzin szkoleniowych.
Czasem takie szkolenia powstają w dwa dni, a czasem i roku nie starcza, aby stworzyć dobry produkt. Ich siłą jest angażowanie uczestników, emocje z tym związane, powtarzalny efekt mniej uzależniony od osoby trenera i okoliczności, skalowalność grup.
Poniższe refleksje dotyczą tylko symulacji szkoleniowych opartych na bezpośrednim uczestnictwie w szkoleniu. Nie zagłębiłem się tutaj w aspekty symulacji komputerowych.
Na świecie jest wiele ciekawszych rzeczy do zrobienia zamiast symulacji. Nawet szkolić można za pomocą innych form, jak wykład, ćwiczenia, dyskusja, które doskonale się sprawdzają w pewnych typach szkoleń. Jeżeli jednak nie ma już wyjścia, to warto pamiętać, że szkolenie powinno mieć cel. W przypadku tworzenia naszych symulacji wyróżniamy cele na kilku poziomach:
Cel edukacyjny – szkolenie powinno czegoś uczyć. Zatem należy sobie postawić pytanie, czego uczy to konkretne szkolenie
Cel użytecznościowy – wiedza, którą dostarcza szkolenie powinna być przydatna w pracy.
Cel rozrywkowy – w przypadku symulacji mamy do czynienia z interaktywną formą dydaktyczną, zatem nie można w niej pominąć aspektu zaangażowania ludzi. To zaangażowanie jest czynnikiem wyróżniającym symulację z innych form i w wielu przypadkach decydującym o jej wartości. Innymi słowy powinna być grywalna.
Czasem autorom wpada do głowy pomysł na symulację, czasem pojawia się problem w pracy, który warto w ten sposób rozwiązać, a czasem przychodzi klient i zgłasza takie zlecenie. Przykładowo nasza Massawa powstała jako odpowiedź na wyzwanie organizacji polegające na budowie kultury wspierającej realizację projektów. Chodziło o budowanie pozytywnych postaw. Natomiast Baza na Marsie została stworzona, bo potrzebowaliśmy krótkiej formy, którą można pokazać na konferencji w ciągu 45 minut. Zaś Floryda, Test Flight, Focus na klienta zostały stworzone na zlecenie klienta według założonych przez niego celów.
2. Cel edukacyjny
Ten cel jest powodem w ogóle zajęcia się tworzeniem symulacji. W przypadku akurat tej formy szkoleniowej występuje specyficzne ryzyko polegające na tym, że można skupić się na zabawie i niczego nie nauczyć. Rozrywka może przesłonić naukę. Osobiście brałem udział w grach szkoleniowych, w których o nic nie chodziło oprócz zabawy. Wnioski były na tyle oczywiste, że wystarczyło zamiast dwugodzinnej gry w 3 minuty przedstawić te reguły w formie wykładu.
Cel edukacyjny łatwiej jest spełnić, jeżeli istnieje powszechny wzorzec postępowania. Na przykład w świecie projektów tą funkcję pełni metodyka projektowa taka, jak PMBOK Guide, Scrum, Prince2, BABOK. W świecie procesów, to lean, six sigma. W naukach społecznych takich modelowych wzorców jest wiele, jak np. modele motywacyjne, potrzeb, typy osobowości, schematy kreatywnego rozwiązywania problemów. Symulacje przede wszystkim wspierają umiejętności, narzędziowe, czy społeczne a w mniejszym zakresie wiedzę, zatem warto się zastanowić, czy w danym obszarze jest powszechny jakiś wzorzec umiejętności, zachowań w określonych sytuacjach. Z wzorcem jest łatwiej. W Octigo nazywamy go receptą. Symulacje, w których na koniec podawana jest recepta, jak poradzić sobie w danej sytuacji oceniane są jako bardziej uczące i użyteczne. Zdarzało się nam, że z braku takiego wzorca, wymyślaliśmy go sami na bazie doświadczenia i źródeł książkowych i przedstawialiśmy uczestnikom jako modelowe postępowanie. Tak jest na przykład przy okazji uczenia wdrożeń w symulacji Test Flight.
Na ogół symulacje mają charakter powtarzalnych rund, w trakcie których uczestnicy zanurzają się stopniowo w symulowanym świecie, natrafiają na wyzwanie, wychodzą z niego lub nie, a na koniec oceniają konsekwencje swoich decyzji oraz zachowań. W trakcie tych rund na początku musimy dać czas, aby uczestnicy je zrozumieli, więc powinno być trochę łatwiej. Następnie, gdy nabiorą wprawy można podnieść poziom trudności przez dodanie nowych zasad lub zdarzeń. Rundy muszą odzwierciedlać modelowe postępowanie, które chcemy zademonstrować. Innymi słowy, jeżeli uczestnicy stosują modelowe podejście, to automatycznie rundy toczą prosto do sukcesu, zaś, gdy nie dają sobie rady, to rundy prowadzą do klęski. Jeżeli nie ma zależności między stosowaniem modelowego podejścia, a sukcesem lub klęską, to ryzykujemy stwierdzenie na koniec, że „na co nam to szkolenie, skoro i bez niego nam się udało”.
Przykładowo w Bazie na Marsie chodzi o pokazanie, że projekt prowadzony z planem daje lepszy rezultat nić na żywioł. Zatem dotąd testowaliśmy różne konstrukcje z klocków, aż utworzyliśmy na tyle złożoną, że różnica w sukcesie przy podejściu z planem i bez była oczywista i widoczna dla każdego. Nie wierzycie, to rzućcie okiem na tabelkę z wynikami ponad 400 osób.
A propos zdarzeń losowych. Najlepiej sprawdza się, gdy te zdarzenia nie są tak naprawdę losowe. Wystarczy, że uczestnicy nie znają scenariusza i to w ich oczach zapewnia losowość. Bowiem, stosując scenariusz zdarzeń, można z góry wywołać określone reakcje. Ponadto wiarygodniej porównuje się wyniki między grupami. I w końcu jest bardziej sprawiedliwie. Do kwestii sprawiedliwości jeszcze wrócimy.
Czyli podsumowując, aby symulacja uczyła przydaje się zidentyfikować wzorcowe podejście, które będzie uczone za pomocą kolejnych rund. Jeżeli takowe nie istnieje w literaturze, to trzeba je stworzyć przez systematyzację dostępnej wiedzy. Następnie sztuka polega na takim skonstruowaniu symulacji, aby stosowanie modelowego podejścia gwarantowało sukces, a jednocześnie jego brak – klęskę. To ostatnie nie jest łatwym zadaniem i niekiedy wymaga przetestowania wielu koncepcji zanim trafi się na właściwą. Przykładowo w Mayday Mayday najpierw wymyśliliśmy ucieczkę z więzienia, następnie ratowanie ludzi z tonącego okrętu, by w końcu wybrać ratowanie sprzętu z tonącego okrętu.
3. Cel użytecznościowy
Ten obszar, co zaskakujące dla mnie, jest chyba najtrudniejszy do osiągnięcia. Stawiamy w nim hipotezę, że uczestnik szkolenia będzie w stanie zastosować pozyskaną wiedzę w praktyce. Jednakowoż wpływ na to, czy człowiek skorzysta w praktyce z wiedzy ma wiele czynników również pozaszkoleniowych. Toteż tylko w niewielkim stopniu zależy on od konstrukcji symulacji. Gdy na symulację z prowadzenia portfela projektów przyjdą ludzie, którzy nigdy nie zrealizowali żadnego projektu, to użyteczność będzie dla nich żadna.
Krokiem, który pomaga jest ustalenie, z jaką wiedzą powinien opuścić salę uczestnik szkolenia i dla kogo ono jest. A następnie zastanowienie się, czy ta wiedza mu się przyda. Kompetencje miękkie, jak motywowanie, negocjowanie, wywieranie wpływu, przemawianie etc. są dosyć uniwersalne. Natomiast kompetencje stosowania konkretnej metodyki lub narzędzia, na przykład UML albo BPMN okazują się dość wąskie.
Krytyczną rolę dla wzrostu użyteczności pełni omówienie wyniki przez grupę i trenera. Zauważyliśmy, że ludzie mogą mieć problem ze zbudowaniem analogii do swojej bieżącej pracy. Nieodzowne staje się wówczas zbudowanie pomostu między uproszczoną sytuacją w symulacji a codziennością zawodową. Takie omówienie zwykle realizowane jest połowie oraz na końcu szkolenia. Ale zdarza się również częściej, jeżeli wymaga tego sytuacja.
4. Cel rozrywkowy
Symulacje ze swej natury są dość atrakcyjne, warto jedynie spełnić kilka wymogów, aby zachować wysoki poziom grywalności:
Ciekawa historia – historia daje szansę zaangażowanym uczestnikom szkolenia do rozwinięcia interpretacji. Przy okazji gry Business Inc. zdarzyło się nam otrzymać komentarz, że ta Jane (wirtualny pracownik w grze) ma wredny charakter i jej nie należy zatrudniać. Było to o tyle zaskakujące, że niczego takiego nie skonfigurowaliśmy w aplikacji. Natomiast napisaliśmy w scenariuszu kilka zdarzeń odnośnie kłótni z Jane, które jednak nie miały żadnego powiązania z rzeczywistym zachowaniem tej postaci w grze. Ludzie dodają od siebie narrację, co, moim zdaniem, pogłębia kontakt z symulacją. Idealnie, jeżeli historia jest autentyczna, jak w Massawie, a my ją tylko adaptujemy. To ułatwia wczucie się w role. Jednak wyimaginowane sytuacje, które mogłyby mieć swoje odzwierciedlenie w rzeczywistości też są atrakcyjne.
Spójne i przewidywalne zasady – idealnie, gdy uzyskamy efekt jak w dobrym kryminale, czyli na końcu, gdy okazuje się, że to kamerdyner otruł rodzinę, stwierdzamy „No tak, to było oczywiste. Że też na to nie wpadłem.” Uczestnicy wyłapią, że trener raz zasadę zinterpretował w określony sposób, a innym razem inaczej. Główną konsekwencją będzie obarczenie trenera winą za niepowodzenie w symulacji. Czasem zasad w symulacji jest sporo i trudno je opanować
Sprawiedliwość – zauważyliśmy, że protestu uczestników szkolenia nie budzi trudność zasad, czy złośliwość losu w takim stopniu, jak nierówne traktowanie. Jeżeli na przykład na sali mamy kilka grup realizujących to samo wyzwanie, to krytyczne jest, aby nie pojawiły się odstępstwa od zasad gry dla jednej tylko grupy. Z pewnością wywoła to protesty u drugiej.
Możliwość dokonania przełomu po wspólnym wysiłku – zauważyliśmy, że w symulacjach szkoleniowych satysfakcję przynosi zwycięstwo, gdy okupione jest wysiłkiem, niepewnością, stresem. Pewnie nie jest to zbyt odkrywcze stwierdzenie, ale to naprawdę działa. Jest też doskonałą metodą integracji zespołu. Podziały znikają, gdy mamy wspólne wyzwanie, wroga, cel. Z tego między innymi powodu symulacje stosowane są czasem jako narzędzie integracyjne.
5. Harmonogram prac, czyli ile to zajmie
Symulacja szkoleniowa powstaje iteracyjnie. Rzadko się zdarza, że pierwsza idea od razu jest świetna. Praca polega na stworzeniu prototypu, sprawdzeniu jak działa, zarzuceniu go lub poprawieniu. Generalnie, gdy szkolenie dobrnie do momentu, że mamy działającą koncepcję, to zaczyna być deterministycznie. Dopiero od tego punktu można wiarygodnie przewidzieć koniec projektu. Czasem tworzenie działającej koncepcji trwa dzień, a czasem rok, jak w przypadku Whisky. Natomiast testowanie i korygowanie, gdy już koncepcja istnieje, zwykle trwa od miesiąca do trzech.
Zakochaliśmy się w Trello. To narzędzie naprawdę świetnie pozwala zarządzić wszystkimi zmianami, a bywa ich naprawdę wiele, np. po pilotażu Florydy zarejestrowaliśmy ponad 60 zgłoszeń zmian. Przydaje się również na etapie tworzenia koncepcji, łatwo można wrzucać zdjęcia, prowadzić dyskusje, robić notatki, tworzyć backlog.
Dobrze jest zbierać ankiety już od pierwszych testów symulacji, aby widzieć jak zmieniają się poszczególne parametry w ocenie uczestników. A percepcja może być różna. Czasem uczestnicy niepełny produkt traktują bardzo krytycznie, jakby był skończony. W internecie można znaleźć wpis na temat testowej sesji Scrum Droid, w którym jedna z uczestniczek była nie zadowolona z wielu aspektów szkolenia mimo uprzedzenia, że jest ono nieskończone i bierze udział w beta testach.
Projekt tworzenia nowej symulacji można podzielić na następujące etapy:
Analiza założeń i celów, oferta, planowanie
Tworzenie koncepcji
Produkcja, montowanie pułapek, optymalizacja
Testy i pilotaż
Podsumowując, po 10 latach pracy nad tworzeniem i prowadzenie szkoleń opartych na symulacjach, warto pamiętać, że również dla trenera są to ciekawe doświadczenia. Grupy potrafią zachowywać się naprawdę nieprzewidywalnie. Mieliśmy sytuację, że ktoś obraził się na innych uczestników, a de facto na klocki lego, a potem ekipa go namawiała, aby wrócił, bo cały projekt był zagrożony. Zdarzyło się, że ludzie łazili po stołach, aby zademonstrować swoją kreatywność. Albo ujawniali długo skrywane urazy z dnia codziennego i klient zlecił nam dalsze konsultacje i moderowanie sporu. Raz tylko ojciec zapytał mnie, widząc kilka kilogramów klocków i paletę butelek iniekcyjnych, czym ty się zajmujesz w pracy. I miałem problem z odpowiedzią, bo stwierdzenie, że bawię się, brzmiałoby niepoważnie.
