PMBOK® Guide to zbiór ponad 600 stron, na których zamieszczono dziesiątki praktyk stosowanych w projektach. Owe praktyki zostały uporządkowane i przypisane do różnych rozdziałów, jak zakres, koszt, czas. Dla większej przejrzystości ujęto je w procesy, techniki, narzędzia, wejścia oraz wyjścia, łącznie grubo ponad 500 elementów w różnych konfiguracjach. I to upraszczanie spowodowało, że dość trudno jest zrozumieć tą książkę.
W trakcie jednego ze szkoleń przyszedł mi do głowy pewien schemat myślowy, który może uprościć zrozumienie i odpowiadanie na pytania egzaminacyjne PMP®, CAPM®, czy PgMP®.
Zacznijmy od strony 61. Zawiera ona rozbudowaną tabelę podzieloną na 5 grup procesów i 10 obszarów wiedzy. Grupy procesów to nic innego, jak funkcje, które może wykonywać menadżer w ramach zarządzania projektem, np. inicjować, planować, koordynować, monitorować i kontrolować oraz zamykać. Obszary wiedzy to różne merytorycznie podzielone rozdziały wiedzy przydatne w zarządzaniu projektami: integralność, zakres, czas, koszt, jakość, ludzie, komunikacja, ryzyka, zakupy, udziałowcy projektu.
Zatem mamy 5 x 10 komórek, w których umieszczono 47 różnych działań często wykonywanych w projektach. To są procesy. Przykładowo w obszarze zarządzania jakością i w funkcji kontroli mamy proces Control Quality, a w obszarze zakupów i funkcji planowania mamy proces Plan Procurements.
Każdy proces potrzebuje pewnych informacji, aby móc go wykonac, to są tzw. Input, zaś z drugiej strony dostarcza pewnych informacji na wyjściu tzw. Output. W jednym przypadku Output nie jest informacją, otóż proces Direct and Manage Project Work dostarcza wykonanego zakresu – Deliverables.
Dodatkowo w ramach każdego procesu można wykorzystywać różne techniki i narzędzia (Tools & Techniques). Przykładowo w ramach procesu Estimate Costs korzystamy z Expert Judgment, innymi słowy, aby obliczyć koszt projektu stosujemy szacowanie z czapki.
Duża część pytań na egzaminach PMP i innych dotyczy zrozumienia, jak praktyki z PMBOK® Guide lokują się w sytuacjach projektowych (pytania sytuacyjne), albo jaki element pasuje do wskazanego miejsca (pytania metodyczne). W pytaniach sytuacyjnych przeczytamy, że „Jesteś kierownikiem projektu budowlanego. Właśnie przyszedł do ciebie klient i poprosił o dobudowanie jeszcze jednego piętra. Od razu też powiedział ci, że płaci za wszystko z góry. Co zrobisz najpierw? A. Perform Integrated Change Control, B. Control Procurements, C. Expert Judgment, D. Direct and Manage Project Work” Prawidłową odpowiedzią będzie, że uruchomię najpierw proces analizy zmiany (Perform Integrated Change Control). Pytanie metodyczne będzie brzmieć mniej więcej w ten sposób: „Co nie jest wejściem do procesu kontroli harmonogramu Control Schedule? A. Project Management Plan, B. Project Charter, C. Project Schedule, D. Work Performance Data”. I prawidłową odpowiedzią jest Project Charter.
Oba te typy pytań można łatwo odkodować i dzięki temu wyeliminować błędne warianty odpowiedzi. Poniżej pomysł, jak to zrobić.
Krok 1. Wykuj na blachę stronę 61.
Dzień przed pójściem na egzamin poświęć dwie godziny na nauczenie się na pamięć strony 61. Robi się to tak, patrzysz na stronę, zamykasz książkę i z pamięci zapisujesz wszystkie obszary wiedzy, grupy procesów i procesy. Następnie otwierasz książkę i sprawdzasz, ile błędów popełniłeś. Ponawiasz całą procedurę aż za którymś razem nie robisz żadnych pomyłek.
Następnie przychodzisz na egzamin i przed włączeniem komputera spisujesz z pamięci całą stronę 61. A następnie o niej zapominasz. W trakcie egzaminu możesz sięgać dowolnie do takiej legalnej ściągi.
Krok 2. Ustal, czego dotyczy pytanie.
Pytania na ogół dotyczą obszaru wiedzy, grupy procesów, inputów, outputów, nazw procesów, nazw technik i narzędzi. Weźmy nasze pytanie o dobudowanie piętra domu. W tym wypadku z kontekstu odpowiedzi można wywnioskować, że chodzi o właściwy proces.
Krok 3. Ustal, gdzie merytorycznie jesteś
Pytania w zdecydowanej większości dotyczą konkretnego obszaru PMBOK Guide. Najpierw ustalamy grupę procesów, a potem obszar wiedzy. Zatem najlepszym sposobem na wyeliminowanie błędnych odpowiedzi jest zawężenie rozważań do tego obszaru. W przypadku pytania o dobudowanie piętra w domu dowiadujemy się, że w aspekcie grupy procesów nie mamy pewności, gdzie jesteśmy choć na pewno nie jest to Initiation ani Closing, bo projekt jest w toku, natomiast w aspekcie obszaru wiedzy, to jest zmiana, czyli Integration management.
Krok 4. Wyeliminuj błędne odpowiedzi
Pytania na PMP®, PgMP® i CAPM® zawsze mają 4 warianty odpowiedzi i w tym jedną dobrą. Zatem przez eliminację z gruntu złych zwiększamy szanse na nawet ślepe trafienie.
Wróćmy do naszego przykładu. Według strony 61 w kolumnie Executing, Controlling i Planning w wierszu Integration znajdują się tylko 4 procesy, to już dużo lepiej niż wszystkie 47. Patrząc na warianty odpowiedzi, wychodzi nam, że tylko A i D pasują. Już mamy 50% szans na ślepe trafienie. No i na koniec trzeba włączyć zdrowy rozsądek i odpowiedzieć sobie na pytanie, czy najpierw na ślepo rozpocznę budowanie dodatkowego piętra, czy najpierw przeanalizuję wpływ takiej zmiany.
Odnośnie drugiego podanego wyżej pytania o wejście do Control Schedule. W kroku 2 wiemy, że pytanie dotyczy Input. W kroku 3 eliminujemy kolumnę Initiation i Closing oraz zakreślamy wiersz Time Management. Initiation można usunąć, bo kontrola projektu jest już po jego zaplanowaniu, zaś Closing, bo zwykle przy zamykaniu projektu niewiele mamy kontroli harmonogramu. W kroku 4 eliminujemy wszystkie odpowiedzi oprócz Project Charter, ponieważ właśnie ta odpowiedź należała do usunięte kolumny Initiation.
Ps.
Celowo wstawiłem miniaturową i nieczytelną grafikę, bowiem PMI® nie zgadza się na publikowanie fragmentów PMBOK® Guide. W dziesiątkach opracowań internetowych i książek można znaleźć treść tej strony. Wystarczy wpisać w wyszukiwarce „page 61 pmbok„.
Pps.
Celowo używam w artykule angielskich nazw, bo egzaminy są po angielsku. Z końcem roku udostępniono wsparcie językowe dla polskiego, ale brakuje potwierdzenia, że polska wersja książki, która jest nie oficjalnym tłumaczeniem, jest w pełni zgodna z polskimi pytaniami na egzaminie.
Ppps.
PMBOK® Guide, PMP®, PMI® są znakami handlowymi Project Management Institute.
Tytułowy obrazek pobrany z serwisu Freepik.com
Pppps.
Tytułowe 15 minut to oczywiste kłamstwo, ale cóż, współczesny marketing stawia pewne wyzwania. Tak naprawdę typowy czas przygotowania się do PMP to od 1 do 3 miesięcy.
PMI, PMBOK, PMP, PMI-ACP, PgMP, PfMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.
