Mogę być tylko wdzięczny, że tego projektu nie udało się zrealizować. Mam, o czym opowiadać na szkoleniach z zarządzania projektami. To przejrzyste studium przypadku projektu informatycznego, bowiem opublikowano kody źródłowe, niektóre dyskusje na temat błędów, projekt był wyjątkowo krótki jak na tak duży zakres. To również niesłychanie atrakcyjne studium przypadku ze względu na medialność całej sprawy. 44 dni robocze, wdrożenie w całej Polsce, 200 przeszkolonych użytkowników, 429 tys. zł. budżetu.
Ale od początku…
Ciąg dalszy studium przypadku PKW możesz przeczytać tutaj.
Państwowa Komisja Wyborcza 11 lipca ogłosiła przetarg na „Zaprojektowanie i wykonanie modułów do wyborów samorządowych 2014r. wraz administrowaniem i utrzymaniem”. Słowo „zaprojektowanie” mogło okazać się brzemienne w skutki.
Czas projektu
4 sierpnia PKW ogłosiła zwycięzcę przetargu i co ciekawe, mimo bezsprzecznie prestiżowego charakteru zlecenia, nie wygrała go żadna znana firma z rynku IT. Co więcej, żadna nie złożyła nawet oferty. Wygrała natomiast mniejsza firma z Lodzi.
PKW w ciągu 5 dni miała podpisać umowę na wykonanie, więc można założyć, że prace w projekcie ruszyły 9 sierpnia.
Zapytałem uczestników szkolenia o to, ile ich zdaniem mogłoby zająć dostarczenie systemu według poniższego opisu. Ludzie, ci posiadają doświadczenie w zamawianiu prac IT.
- Moduł kalkulatora wyborczego dla obsługi obwodowej komisji wyborczej w wyborach samorządowych,
- Moduł kontroli spływu protokołów wyników głosowania w obwodzie,
- Moduł przyjmowania danych elektronicznych z protokołów wyników głosowania w obwodzie przesłanych przez moduł kalkulator wyborczego,
- Moduł obsługi organu wyborczego (terytorialnej komisji wyborczej, komisarza wyborczego i Państwowej Komisji Wyborczej) na obszarze właściwości organu,
- Moduł ustalania wyników głosowania i wyników wyborów,
- Oprogramowanie do zarządzania uprawnieniami do obsługi informatycznej wyborów w oparciu o bazę LDAP udostępnioną przez Zamawiającego,
- Oprogramowanie obsługi infrastruktury klucza publicznego w zakresie wystawiania i udostępniania certyfikatów,
- Systemu pobierania danych o komitetach wyborczych, listach kandydatów i kandydatach oraz obwodach, okręgach i składach komisji z serwisów udostępnionych przez Zamawiającego,
- Wykonanie eksportu danych, zapewniający przeniesienie danych dotyczących komitetów wyborczych, list kandydatów i kandydatów, obwodów głosowania, okręgach wyborczych i wyników głosowania, wyników podziału mandatów do archiwum (zaimplementowanego jako relacyjna baza danych),
- Wykonanie modułu obsługi wprowadzenia, przyjmowania danych o liczbie wyborców, którzy wzięli udział w głosowaniu w trakcie głosowania, nadzoru nad przekazywaniem, kontroli poprawności,
- Przeprowadzenie szkolenia użytkowników zamawianego oprogramowania,
- Administrowanie infrastrukturą teleinformatyczną w siedzibie Zamawiającego i w zewnętrznym centrum przetwarzania.
Uczestnicy szkolenia podali terminy od 4 do 6 miesięcy. Ja bym założył z 5-8 miesięcy. W jednym z wywiadów prezes Softex Data założył 12 miesięcy. W tym czasie należało:
- Zebrać wymagania, opisać procesy
- Stworzyć projekt systemu
- Zaprogramować cały system
- Przetestować go
- Wdrożyć produkcyjnie w całej Polsce
- Przeszkolić 150-200 użytkowników.
PKW narzuciło w SIWZ natomiast dla części zakresu 15 września, a dla reszty 17 października. Co więcej do tego dnia powinny się odbyć również dwudniowe szkolenia z obsługi systemu dla 150-200 użytkowników (z uroczystą kolacją jak napisano w SIWZ). Można założyć, że takie szkolenie raczej trzeba wykonać na działającym systemie i raczej w kilku grupach, bo trudno zgromadzić naraz 150-200 ludzi na dwudniowym szkoleniu przy komputerach. Przy podziale na 30 osobowe, dosyć spore grupy otrzymujemy 5-6 grup szkoleniowych. Zakładając dwie grupy szkolone równolegle okazuje się, że prace programistyczne należało skończyć 10 października. Oznacza to 14 dni roboczych w sierpniu, 22 we wrześniu i 8 w październiku. Lącznie 44 dni robocze, przy czym część prac oddana miała być w połowie tego czasu.
Zakres projektu
Projekt wstępny systemu nie był gotowy, bowiem aż 51% oceny ofert stanowiła ocena właśnie tegoż projektu przygotowanego przez wykonawcę. Wymagania do tego projektu mogły być zbierane jedynie e-mailem na adresy Krajowego Biura Wyborczego. PKW udostępnia zadane pytania i wynika z nich, że koncepcja techniczna ani funkcjonalna nie była gotowa. Na szereg pytań PKW odpowiada „Zamawiający przekaże informacje szczegółowe o interfejsie Wykonawcy, który zostanie wyłoniony w wyniku tego przetargu.”, „… zostanie ona (metoda zabezpieczeń) uzgodniona z wyłonionym w drodze przetargu Wykonawcą systemu”, „System autentykacji użytkowników będzie opracowany we współpracy z wyłonionym w drodze przetargu Wykonawcą.”.
W dalszej części SIWZ opisano kilkadziesiąt punktów wymagań, jednak one nie wyczerpują sposobu funkcjonowania systemu i nie możliwe jest stworzenie na ich podstawie rzetelnej analizy. Sam aspekt konfiguracji uprawnień, ról, kryteriów raportowych stanowił osobne wyzwania. Zaś PKW odesłał oferentów do odpowiedniej ustawy 🙂
Jakość projektu
Media wymieniają dziesiątki błędów, które uniemożliwiały korzystanie z systemu przed wyborami, jak i po nich. W tydzień po wyborach nie można było uzyskać wiarygodnych wyników. Sprawę musiała utrudniać kwestia integracji z poprzednim systemem, który też potrafił sprawiać problemy.
30 października, dwa tygodnie po zakończeniu przetargu, a na dwa tygodnie przed wyborami krytyczne moduły nadal nie działały.
Na koniec kwestią profesjonalizmu jest zablokowanie dostępu do platformy testowej i repozytorium błędów. W tym wypadku każdy mógł podejrzeć przebieg testów oraz obejrzeć źródła jednego z kluczowych modułów.
Wykonawca wyjaśnił w oświadczeniu, że „chcielibyśmy podkreślić, że testy służą właśnie temu, aby wychwycić błędy„. Jednak te testy wykonano 30 października i 7 listopada (na tydzień przed wyborami). Efekt? Błędy szczęśliwie wychwycono i przez kolejne tygodnie są stopniowo usuwane. Wszystko to 3 tygodnie po wyznaczonym terminie.
Koszt projektu
Firma, która wygrała przetarg przedstawiła ofertę 429 270 zł. brutto. To raczej niewygórowana cena za tak rozległy i złożony system. Prosty rachunek 430 tys. / 44 dni robocze daje = ok. 8 000 zł. netto za dzień. Przy czym projekt naprawdę okazał się dużo bardziej pracochłonny.
Koszty kar umownych po projekcie według projektu umowy z SIWZ wyniosły dotąd (do 20 listopada) ok. 10 dni opóźnienia * 0,05% = 2 146 zł. z tytułu nienaprawionych błedów, zaś z tytułu opóźnienia w zakończeniu projektu 20 dni * 0,5 % = 42 927 zł.
Podsumowanie
Podsumowując moim skromnym zdaniem zbyt krótki czas spowodował nie przystąpienie do przetargu dużych graczy. Mała firma z Lodzi obiecała dostarczyć system w 44 dni robocze. W trakcie okazało się, że wymagania nie są zebrane i przeanalizowane. Zatem nie istnieje projekt systemu. Komunikacja przed przetargiem nie zakładała warsztatów, spotkań, wywiadów między wykonawca i zamawiającym. System miał dodatkowe wymogi integracyjne, bezpieczeństwa oraz wymagał rozproszonego wdrożenia na terytorium całego kraju. Po upłynięciu terminu w połowie października media zaczęły interesować się sprawą, co podniosło atmosferę. 7 listopada PKW wiedziała, że system nie działa, jednak podjęła ryzyko użycia go w wyborach. I od tego momentu zaczęła się medialna bomba, a szef BKW podał się do dymisji. Pewnie to początek zwolnień w tym obszarze. Z ostatniej chwili – demonstranci zajęli siedzibę PKW.
Z drugiej strony promocja firmy z Lodzi – bezcenna!
Mogę jedynie wyrazić wdzięczność PKW i pewnej firmie z Lodzi, że były tak uprzejme i dostarczyły niezwykle atrakcyjnego studium przypadku na szkolenia z zarządzania projektami. I prosić o więcej.
