Niepewność planu projektu

Mam propozycję. Zróbcie mały eksperyment. Weźcie harmonogram jakiegoś projektu. Taki z conajmniej 20 zadaniami, aby nie był zbyt trywialny. Poproście kogoś innego, aby oszacował czasy trwania tych zadań (chyba, że już macie szacunki). Unikniemy w ten sposób syndromu ojcostwa. Dla wiarygodności prognoz warto, aby ta osoba się znała na materii projektu. Następnie poproście tą osobę, aby podała procentowo, na ile pewny jest szacunek czasu trwania każdego zadania.

Pewnie uzyskaliście tabelkę taką, jak poniżej.

W perfekcyjnie zaplanowanym projekcie powinno wszystko iść jak po sznurku. Czyli każdy powinien wiedzieć, co ma robić zgodnie z planem i to po prostu robić. Szczególna kontrola, zarządzanie konfliktami, zmianami, ryzykiem nie jest konieczne, bo wszystko jest jasne i każdy przecież wie, co ma robić. Kierownik projektu nie byłby potrzebny. W takim projekcie prawdopodobieństwo spełnienia szacunków zadań wynosiłoby wszędzie 100%. Pracowaliście kiedyś w takim przedsięwzięciu? 🙂

Ponieważ plany w praktyce zwykle się rozjeżdżają spróbujmy ustalić, jak bardzo. Teraz zastosujemy pewne uproszczenie, które nie spodoba się purystom, ale myślę, że nieźle ilusturje naturę projektów. Wprowadzenie rzetelnego i szczegółowego modelu tylko zaciemniłoby cały wywód.

Pomnóżmy prawdopodobieństwa szacunków przez siebie, czyli w naszym przykładzie 0,7 * 0,9 * 0,6 = 0,37. Taka jest szansa, że nasz projekt faktycznie zostanie zrealizowany w podanych terminach. Nic nie będzie ani szybciej, ani później. I odwrotnie (1 – 0,37 = 0,63) na 0,63 coś się rozjedzie. To jest nasz współczynnik niepewności terminu.

Zauważmy, że nawet, jeżeli każde zadanie byłoby oszacowane na 0,9, to i tak przy 10 zadaniach szansa, że ze wszystkimi szacunkami trafimy wynosi 0,9^10 = 0,35 (0,9*0,9*0,9*0,9*0,9*0,9*0,9*0,9*0,9*0,9). Na 0,65 (1-0,35) nawet tak wiarygodnie oszacowany projekt rozjedzie się z terminami. A wyobraźmy sobie, co się dzieje, gdy mamy 100 zadań oszacowanych na 0,9 (0,9^100).

Wracając do tabelki, jaki współczynnik niepewności wyszedł w waszych projektach?

Następnie odczekajcie dwa tygodnie zanim zaczniecie czytać dalej… Nie zaglądajcie jeszcze! Jeszcze 3 dni. Już? To kontynuujemy.

Ponownie zapytajcie waszego eksperta, ile czasu zajmą wszystkie zadania. Jeżeli był zaangażowany w projekt, to powinien wiedzieć o nim więcej teraz niż 2 tygodnie temu.

Załóżmy, że w naszym przykładzie przy drugim podejściu ekspert nieco zmienił zdanie. Nowy współczynnik niepewności wynosi w tym momencie 0,9*0,9*07 = 0,57. Przy tym nowym oszacowaniu projekt będzie trwał nieco dłużej, ale wiemy to z większą pewnością.

A jak wyszło w waszych projektach?

Wnioski:

• Zauważcie, jak duża jest przestrzeń niepewności w projekcie. Ta przestrzeń wymaga efektywnego reagowania na nieprzewidziane sytuacje, czyli zarządzanie ryzykiem planowe lub ad hoc.
• Sytuacja zmienia się dynamicznie i na ogół, jeżeli nie wydarzy się coś, co wywróci projekt do góry nogami, nasza pewność szacunków będzie rosła wraz z postępem projektu. Po prostu coraz więcej o nim wiemy.
• Toteż warto regularnie wracać do planu i wielokrotnie zadawać sobie to samo pytanie: co jeszcze musimy zrobić?, ile to jeszcze będzie trwało?, ile to będzie kosztować?, czy warto dalej to ciągnąć? Na tym polega monitorowanie i kontrola projektu.
• Warto z projektu na projekt zwiększać naszą wiedzę o produktywności w zadaniach projektowych. Bo zwykle nawet nie zdajemy sobie sprawy, w jak gęstej mgle się poruszamy, próbując oszacować dowolny projekt.
• W związku z tak wysokimi współczynnikami niepewności projektu może jako kierownicy projektów jeszcze długo spać spokojnie, nie stracimy pracy przez wiele lat.
• W końcu, warto sobie uświadomić, w jak trudnym położeniu znajduje się sponsor projektu, który pyta kierownika: ile to będzie kosztować?, kiedy skończycie? oraz ile na tym zarobimy? A potem dostaje odpowiedzi: 1 mln, 14 miesięcy, 50 mln i na tej podstawie ma podjąć decyzję o uruchomieniu inwestycji.