Ile trwa nalewanie paliwa do auta osobowego? Parę minut. Trzeba czymś zająć myśli. Od jakiegoś czasu bawię się w szacowanie. Ile litrów wskaże dystrybutor, w momencie nalania do pełna? Problem infantylny, ale tylko pozornie, bowiem, gdy ma się kilkadziesiąt minut w miesiącu urasta do rangi teorii naukowej. Ale jak to się ma do projektów?
Szacowanie zadania jest wyzwaniem trudno modelowalnym. Wiąże się z niepewnością, której poziom z reguły jest również nieznany. Ktoś nas pyta „Ile ci zajmie opracowanie koncepcji?” A my z reguły strzelamy „Z tydzień.”
Jedna z metodyk, łańcuch krytyczny, wręcz zakłada, że poziom niepewności szacunku jest znany zawsze i precyzyjnie określony. To moim zdaniem rzadko ma miejsce. Czasem w bardzo powtarzalnych zadaniach można wykreślić rozkład czasów, ale projekt to wszak innowacyjne przedsięwzięcie o wysokiej niepewności i takich powtarzalnych sytuacji nie ma wiele.
No więc jest pewna metoda, która okazuje się być niekiedy skuteczna w sytuacji szacowania niewiadomych. To kalibracja opisana w książce How to Measure Anything R. Hubbarda.
Zgodnie z tym podejściem ekspert ponawia szacunki w sposób systematyczny. Szacuje, następnie analizuje, na ile trafił w punkt, a następnie zastanawia się, jakie założenia doprowadziły do określonego szacunku i co może poprawić jego trafność.
No więc ja od kilkunastu tankowań spędzam czas przy dystrybutorze, zgadując na ilu litrach zatrzyma się liczydło. I muszę powiedzieć, że jestem w tym coraz lepszy. Poniższy wykres symbolicznie pokazuje błąd prognozy.
Obserwacja pojedynczego pomiaru pokazuje, że ciągle się mylę. Ale spojrzenie na całą serię pokazuje, że błąd powoli się zmniejsza. Wartością jest nie to, że się w ogóle nie mylę, ale to, że coraz pewniej podaje zbliżony wynik. Drugą prawidłowością jest to, że stosunkowo szybko zredukowałem największe błędy szacowania, a później poprawa szacunków jest już mniej wyraźna. Trzecim spostrzeżeniem jest to, że zacząłem strukturalizować moje szacunki. To jest zastanawiać się, dlaczego coraz lepiej szacuję. Na jakiej podstawie stwierdzam, że zmieszczą się 45 litry a nie 50. Okazało się wówczas, że nieświadomie biorę pod uwagę wskazanie miernika paliwa, ilość kilometrów pozostałych, lepiej uświadomiłem sobie, ile naprawdę pomieści bak itd. Innymi słowy poziom wiedzy o problemie tankowania wzrósł, co poprawiło wiarygodność prognoz.
W projektach mamy podobną sytuację. A jedną z cech, która odróżnia efektywne zespoły od nieefektywnych jest to, że obserwują swoje błędy i poprawiają prognozy. W jednym zespole było kiedyś dwóch specjalistów: optymista, który zawsze się spóźniał (choć był najszybszym fachowcem i tak) oraz pesymista, który zwykle robił na czas (choć pracował wolno). Latwiej jest, gdy wiemy, w którą stronę nasz ekspert jest przekalibrowany, tj. czy zwykle niedoszacowuje, czy przeszacowuje. Mając dwóch przeciwstawnych ekspertów mogłem zadać to samo pytanie „Ile zajmie to zadanie?” i wyciągnąć średnią.
