Jak często zdarza się, że uczestniczymy w długotrwałych, bezproduktywnych spotkaniach, z których nic nie wynika. Jest to świetna okazja do pogrania na gry zręcznościowe albo nawet w naszą Symulację projektu :). Jednak z perspektywy biznesu to kompletne marnotrastwo. Lektura pewnej książki przyniosła ciekawe spostrzeżenia dotyczące efektywnych spotkań.
Nie spotykaj tylko dlatego, że akurat jest poniedziałek.
Spotykaj się tylko, gdy masz agendę spraw do omówienia i decyzji do podjęcia. Celem spotkań jest podejmowanie decyzji, czyli wybór między dostępnymi wariantami działania. Aspekty społeczne spotkań dużo lepiej załatwia ekspres do kawy.
Nie chodzi o to, że regularne spotkania są błędem, tylko o to, że regularne spotkania powinny być wcześniej przygotowane, w przeciwnym wypadku spotykanie się tylko po to, aby wypełnić rytuał jest bezużyteczne.
Każde spotkanie kończ przeglądem Zadań do wykonania.
Dobrą praktyką jest upewnienie się, że wszyscy zrozumieli, czego się od nich oczekuje i akceptują nałożoną odpowiedzialność. Zajmie to pół minuty, ale naprawdę warto odczytać na głos wszystkie Zadania i choć spojrzeć głęboko w oczy każdej osoby wyznaczonej do jego wykonania.
Unikaj organizowania spotkań bez Zadań do wykonania.
Ilość podjętych decyzji oraz rozplanowanie dalszych działań świadczy o efektywności spotkania. Zatem jak ognia należy unikać spotkać bez celu. Dodatkową wartością jest wzrost szacunku i uznania wobec menadżera, który szanuje czas swoich ludzi.
Prowadź spotkania na stojąco.
Osobiście mam wątpliwości co do tego punktu, ale wiele źródeł literaturowych stwierdza, że prowadzenie spotkań na stojąco ma wpływ na obciążenie nóg uczestników, co ma prowadzić do ich skompresowania w czasie.
Natomiast bezrefleksyjne stosowanie tej zasady może prowadzić do wielogodzinnych stojących przemówień a la Fidel Castro. Efekt totalnie odwrotny od zamierzonego.
Nie zwołuj spotkań tylko po to, aby zwiększyć swoje poczucie bezpieczeństwa.
Wielu menadżerów albo nie ma pojęcia, czym zajmują się ich ludzie, albo żyje w ciągłej obawie o swoją pozycję w firmie. Spotkania dla nich mają cel budowania pewności siebie, satysfakcji z bycia szefem lub poczucia kontroli. Spotkania polegające na odpytywaniu pracowników, co robią w danej chwili ma sens tylko, gdy ta wiedza jest również potrzebna reszcie zespołu. W przeciwnym wypadku wygodnie jest opracować system monitorowania postępu prac albo spotykać się indywidualnie.
Nie planuj spotkań na pełne godziny.
Ludzie mają tendencję do myślenia w pełnych jednostkach, np. ile ci to zajmie? tydzień, za ile wychodzimy? daj mi 5 minut, ile to będzie kosztować? około 100 tys. zł. etc. Spotkanie powinno trwać tyle, ile powinno, aby zrealizować agendę i ani minuty dłużej.
Zawsze dokonuj pomiaru efektu spotkania
Najbardziej oczywistą miarą są rozwiązane problemy, podjęte decyzje, czy rozplanowane Zadania do wykonania. Czasem spotkanie ma bardziej ulotne przeznaczenie, wówczas miara będzie bardziej subtelna, np. zmiana postaw ludzi lub przekazanie wiadomości. Wówczas należy się zastanowić, jak sprawdzić, czy cele spotkania zostały osiągnięte, tj. czy odczytana prezentacja faktycznie wyjaśni ludziom to, co powinna wyjaśnić, albo czy rzeczywiście przekona ludzi do nowej inicjatywy.
Powyższy artykuł jest swobodnym tłumaczeniem fragmentu książki na temat egzekucji kreatywnych przedsięwzięć: Making Ideas Happen.
Źródło: Scott Belsky, Making Ideas Happen, s. 79
