Zastanawiałem się ostatnio, jak zaplanować prace w pewnej nowatorskiej inicjatywie, którą wdrażamy. Trudno było mi postawić zespołowi cele, bo sami nie wiemy, jeszcze, co konkretnie mamy osiągnąć. Jednym z pobocznych efektów tego projektu jest zdobycie wiedzy na ten temat. Tym bardziej ciężko zdefiniować zakres, widzimy tylko pierwsze kroki, a i tak co tydzień zmienia się koncepcja nieco. Przyszło mi do głowy, że może by zdefiniować wspólnie z naszymi wewnętrznymi klientami korzyści, które się spodziewamy osiągnąć.
Metodyka zarządzania programem składa się z trzech głównych części:
- zarządzania udziałowcami, czyli kreowania dobrej polityki wokół programu,
- tworzenia zasad prowadzenia projektów, czyli tzw. governance,
- zarządzania korzyściami, czyli dostarczania wartości firmie.
Ów trzeci obszar kilka dni temu zainspirował mnie do napisania tego tekstu. Celowo użyto tutaj terminu korzyść a nie cel. Moim zdaniem ze względu na to, że uruchamiając program często nie wiemy, jakie cele dokładnie ma osiągnąć. Natomiast wiadomo, z jakiej wartości cieszylibyśmy się. To tak, jakby w czasie wędrówki we mgle nie wiedzieć, na który szczyt chcemy wejść, ale założyć, że będziemy się cieszyć, jeśli uda nam się wspiąć wyżej.
I troszkę tak jest, gdy wdrażamy w organizacji nową ideę. Nową zarówno dla nas, jak i dla współpracowników i całej firmy. Wierzymy, że to dobry pomysł, wierzymy, że się uda, tylko trzeba ją trochę zaadoptować do naszych warunków, ale nie wiemy, co precyzyjnie nam przyniesie. Do zarządzania zakresem i pozostałymi wymiarami można podejść, jak przy ewolucyjnym zarządzaniu projektem, jednak coś powinno być stałe, powinno być punktem odniesienie – korzyści wydają się dobrym kandydatem.
Na własne potrzeby poukładania sobie w głowie tej koncepcji stworzyłem poniższy schemat postępowania. Być może ktoś uzna go za użyteczny.
Krok 1. Zapytaj klienta, z czym ma główny problem w twoim obszarze zainteresowań
Zawsze trzeba wyjść od problemu, aby nie okazało się, że robimy coś niesamowicie seksownego i fajnie wyglądającego w CV, ale niestety bezużytecznego.
Krok 2. Pogadaj z nim, co pomogłoby mu, oczywiście w obszarze twoich zainteresowań również
To właśnie będą twoje korzyści.
Krok 3. Stwórz graf pokazujący zależności między poszczególnymi korzyściami
Co jest przyczyną, a co skutkiem; co powoduje efekt synergii, a co się znosi.
Krok 4. Zaplanuj zakres i harmonogram dostarczenia najważniejszą korzyść
Krok 5. Zaplanuj proces, który zapewniać tą korzyść będzie w sposób ciągły
Krok 6. Po osiągnięciu widocznego sukcesu w pierwszej korzyści, powtórz kroki 4 i 5 dla kolejnych
