Jak stosować i korzystać PMBOK® Guide w praktyce, czyli PMBOK® Guide jako komoda

Aby lepiej zrozumieć przeznaczenie tej książki warto zrozumieć jej proces powstawania. Otóż grupa praktyków kilkadziesiąt lat temu spotkała się i spisała metody, techniki, słownictwo, które stosowali w projektach. Prawdopodobnie nie spisali wszystkiego, tylko te bardziej rozpowszechnione, albo te, do których byli bardziej przekonani. Ponieważ okazało się, że ich pobieżny opis zajął ponad 100 stron, postanowili je pogrupować. Może nieco subiektywnie, ale intencją była czytelność podziału. Z czasem okazało się, że praktyk stosowanych w projektach jest więcej, więc spotkali się ponownie. Uzupełnili treść o kolejne metody i dodali parę nowych rozdziałów. Tak powstała kolejna wersja książki. I w ten sposób postanowili spotykać się co kilka lat i uzupełniać treść tego leksykonu o nowy kanon metod. Za każdym razem dobierano je subiektywnie, według popularności. Komitet twórców rósł, podzielono ich z czasem na redaktorów, recenzentów, komentatorów, bo było ich tak dużo. Dziś w tworzeniu tej encyklopedii bierze udział ponad setka ludzi. Nie wierzycie, to zajrzyjcie na koniec książki, gdzie znajdują się wykazy osób zaangażowanych. Z czasem okazało się, że zagadnień jest tak wiele, że trzeba dokonać dodatkowego podziału na umowne grupy procesów.

PMBOK^® Guide jest zatem spisem niekoniecznie najlepszych, ale za to najpopularniejszych praktyk stosowanych w projektach. Pamiętajmy, że autorzy nie zadali sobie trudu sprawdzania, czy wymieniane przez nich techniki mają sens, są zgodne z wiedzą o człowieku i ekonomii, czy dają wartość. Wypisali to, co się w praktyce stosuje w różnych przedsięwzięciach.

Jak korzystać z PMBOK^® Guide?

Wspomniałem o ich dużej liczbie. Na tą 600 stronicową książkę warto spojrzeć jak na komodę. Czasem chcemy się w coś ubrać, szczególnie warto to zrobić, gdy wychodzimy z domu. Podobnie czasem uznajemy, że warto nasz projekt ubrać w coś, co uczyni go nieco atrakcyjniejszym lub wierzymy, że zwiększy jego szanse na powodzenie. W obu tych sytuacjach przydaje się wiedzieć, co przechowujemy w komodzie. W przypadku projektów są to pudełka z powtarzalnymi działaniami zwanymi procesami projektowymi. Cala komoda posiada 10 kolumn szuflad i 5 rzędów, 50 szuflad razem. W niektórych szufladach jest jedno takie pudełko, w innych wiele, a jeszcze w innych jest pusto. Przykładowo w kolumnie Inicjacja i wierszu Integralność znajdziemy jedno pudełko z napisem Develop Project Charter, zaś w tej samej kolumnie, ale w wierszu Zakres już nie będzie niczego. Z kolei w wierszu Planowanie i kolumnie Harmonogram można znaleźć pięć pudełek reprezentujących różne procesy związane z planowaniem harmonogramu. Łącznie tych pudełek w szufladach jest 49.

W każdym pudełku przechowuje się opisy różnych technik i metod, które akurat najbardziej pasowały do danego pudełka. I tak w prawie każdym procesie/pudełku można odnaleźć technikę Expert Judgment, w kilku pudełkach wpisano Meeting. To nie znaczy, że spotykać się nie należy przy innych okazjach, ale autorzy PMBOK^® Guide uznali, że spotkanie jest najbardziej charakterystyczne dla tychże procesów. Dodatkowo po analizie tych procesów/pudełek okazało się, że dzięki zastosowaniu technik wypracowuje się rozmaite dokumenty, decyzje, informacje, efekty projektów. Są to tak zwane wyjścia/outputy z procesów. Z kolei owe outputy przydają się przy realizacji kolejnych technik i metod wymienionych w innych procesach. Tak zidentyfikowano inputy. Nikt nie stwierdza, że zawsze należy stosować wszelkie wymienione inputy, aby zrealizować proces i zawsze uzyskuje się ten sam zestaw outputów. Jednak zdaniem autorów taki dobór jest typowy.

Zatem łącząc outputy z inputami, można budować sekwencje procesów. Każdy z procesów ma wiele typowych inputów i outputów, więc i kombinacji sekwencji może być wiele. Nie ma jednego wzorcowego podejścia, tak jak nie ma standardowej organizacji i projektu. Sytuacje są różne.

Sposoby wykorzystanie tej książki są zasadniczo trzy. Pierwszym jest potrzeba przygotowania się do egzaminu PMP^®, wówczas czyta się ją strona po stronie. Mało praktyczne, ale certyfikat się przydaje, więc co zrobić.

Drugim jest znajdywanie rozwiązań dla konkretnego problemu. Wyobraźmy sobie, że mamy sytuację projektową, w której po zatwierdzeniu planu pojawia się niespodziewany dyrektor, którego zignorowaliśmy przy analizie wymagań. Zignorowany dyrektor nie czuje urazy, ale sugeruje naniesienie szeregu zmian do projektu, które wywracają nam koncepcję do góry nogami. Aby utrudnić sytuację, przyjmijmy, że niestety racja jest po jego stronie. Co w takiej sytuacji możemy zrobić? Zajrzeć do książki, otworzyć szufladę w rzędzie Planowanie i kolumnie Zakres, odnaleźć tam pudełko o nazwie Collect Requirements i je otworzyć. Okaże się, że istnieje dziedzina wiedzy nosząca miano analizy wymagań. Dowiemy się też, jakie są kategorie wymagań oraz jakich technik można użyć, aby te wymagania pozbierać i przeanalizować. I w tym momencie zostajemy zainspirowani. Zainspirowani nowymi zagadnieniami szukamy innych podręczników, które opisują, jak stosować techniki sugerowane przez PMBOK^® Guide. Tak więc PMBOK^® Guide pomaga poradzić sobie w konkretnych sytuacjach i działa wtedy jak tzw. reference book.

Trzecim sposobem użycia tej książki jest wdrażanie standardów projektowych w organizacji lub tylko w naszym projekcie. Patrzymy wówczas na listę 49 pudełek i zastanawiamy się, które mogą nam się przydać w tej konkretnej organizacji, bądź przedsięwzięciu. Tak powstaje lista procesów projektowych do wdrożenia. Następnie wymyślamy, jak miałyby przebiegać owe wybrane procesy, jacy ludzie byliby w nie zaangażowani, jakie dokumenty i deycyzje by powstały w nich. Tak krok po kroku powstaje metodyka projektowa.

Podsumowując, aby móc użyć PMBOK^® Guide warto wiedzieć, co znajduje się w środku. Bo warto wiedzieć, na której stronie go otworzyć i jakiej techniki szukać. Sam PMBOK^® Guide jednak, mimo, że tak obszerny, nie jest podręcznikiem. Nie zawiera instrukcji, jak używać owych technik i procesów, tylko je wymienia, czasem dodatkowo definiuje i prezentuje ich szczegóły. Gdyby faktycznie instruował na temat każdej techniki, nie składałby się z 600 a kilku tysięcy stron.