Odchudzanie procesów – wprowadzenie do analizy

Dość łatwo wyobrazić nam sobie dietę dla każdego z nas, mniej jeść, więcej się ruszać i przede wszystkim nie podgryzać przekąsek wieczorami J. W przypadku procesów nic nie jest takie oczywiste, jak może się wydawać na pierwszy rzut oka.  Na co patrzeć ? Czego szukać ? Jakie zadawać pytania ? W dalszej części wpisu postaram się ten temat trochę przybliżyć.

Wyobraźmy sobie pierwszy lepszy proces (z mojego i nie tylko doświadczenia wynika, że początki są trochę łatwiejsze w produkcji niż w usługach ponieważ więcej widać na pierwszy rzut oka). Otrzymaliśmy za zadanie odchudzenie tego procesu.

1) Nasze obserwacje powinniśmy zacząć od przeglądu dostępnej dokumentacji. Pozwoli to nam odpowiedzieć na pytania dotyczące:

• wskaźników istniejących dla tego procesu (czy istnieją, jak są dokładne, czy nie jest ich za mało/za dużo),
• opisu sposobu realizacji procesu (w zależności od rodzaju dokumentów będzie to mniej lub bardziej dokładne),
• czy w procesie występuje kontrola i jak jest ona realizowana,
• czy są wyznaczone osoby odpowiedzialne za proces i w jaki sposób wygląda ta odpowiedzialność,
• czy dokument jest na bieżąco aktualizowany,
• jakie kompetencje potrzebne są do realizacji procesu.

Wszystkie te informacje dadzą nam możliwość wstępnego zapoznania się z badanym procesem i w dalszej kolejności porównania istniejącej dokumentacji ze stanem rzeczywistym zbadanym w GEMBIE oraz naprowadzenia na początkowe wnioski.  Kolejne etapy analizy muszą być już wykonywane w miejscu pracy i wraz z użytkownikami/operatorami procesu. Ilość wizyt w miejscu pracy, czas takich wizyt oraz wielkość zespołu zależeć będzie od wielkości i stopnia skomplikowania procesu.

2) Zaczynając analizę miejsca pracy możemy pierwsze pytania kierunkować na narzędzia pracy. Narzędzia pracy to elementy wyposażenia/systemów dzięki którym operatorzy procesu mogą realizować kroki procesu. Narzędziami mogą być np.: drukarki, excele, zszywacze, linijki, długopisy, komputery itd. Optymalizacja narzędzi pracy poprzez ich chociażby umiejscowienie na stanowisku pracy lub ułożenie pracy zgodnie z ich możliwościami może nam znacząco odchudzić proces. Skoro już jesteśmy na miejscu, pracy nie można nie zwrócić uwagi na elementy takie, jak:

• ogólnie rozumiana czystość i porządek, ale nie tylko na biurkach i w pokojach lecz również w systemach typu poczta lub katalogach dyskowych (Jak sądzicie ile czasu dziennie tracimy na szukanie posiadanych informacji związanych z wykonywaną pracą ? Jak sądzicie ile razy zamawiamy różnego typu narzędzia – chociażby długopisy, a później okazuje się, że przecież je posiadaliśmy ?),
• określone standardy związane z wizualizacją,
• bezpieczeństwo pracy/środowisko pracy.

Wszystkie wspomniane elementy są świetnym materiałem do wprowadzenia optymalizacji związanej z 5S, czyli ogólnie pojętym sprzątaniem. Teraz już widzieliśmy prawie wszystko, co można było zobaczyć na pierwszy rzut oka więc trzeba pogrzebać głębiej i poszukać danych liczbowych. Szukamy wszystkich danych mówiących o ilości instancji w procesie, czasie ich przetwarzania (Lead Time, Process Time), czasach pośrednich, błędowości itp. Może się zdarzyć, że nie otrzymamy potrzebnych nam danych (ponieważ ich nie ma) i w takim przypadku konieczne będą samodzielne pomiary na podstawie próbek. Nawet, jeżeli jednak otrzymamy wszystkie dane, warto sprawdzić, w jaki sposób były  zbierane i co tak naprawdę mierzą. Tylko posiadając wiarygodne fakty liczbowe o procesie, będziemy w stanie pokazać na poziomie kosztów proces „gruby”, a później proces „chudy”, a także dać narzędzie decyzyjne managerom związane z priorytetami optymalizacyjnymi (nie da się wszystkiego zrobić w jednym momencie).
W końcu nadszedł czas na opisanie przebiegu procesu. Narzędzi związanych z opisem przebiegu jest bardzo wiele: Value Stream Mapping (Mapa Strumienia Wartości), notacja BPMN, schemat blokowy, analiza wartości, natomiast trzeba dobierać je rozsądnie w zależności od tego, co chcemy pokazać.  Rozsądnie oznacza, że nie możemy zastosować wszystkich w jednym momencie, a jeżeli np. problem tkwi głównie w czasach oczekiwania na poszczególnych etapach procesu lepszy będzie VSM niż schemat blokowy.  Pokazując systemy warto, zrobić print screeny i sposób wpisywania/rejestracji danych, chcąc pokazać obieg dokumentacji można skorzystać z diagramu spaghetti i zdjęć itd. Bez względu na to, z jakiego narzędzia korzystamy, jeżeli chcemy odchudzić proces, w każdym przypadku trzeba pokazać wartość dodaną (VA) i kroki niedodające wartości (NVA). W większości procesów, które nigdy wcześniej nie podlegały optymalizacji stosunek wartości VA do NVA wynosi 90%/10%. Krokami NVA powinniśmy w pierwszej kolejności się zająć chcąc cokolwiek odchudzać, nie znaczy to jednak, że od razu trzeba je usuwać. Kroki NVA mogą być związane z zaleceniami prawnymi lub istniejącą na dany moment technologią więc pośpiech w eliminacji nie jest wbrew pozorom wskazany.  Przykładem może być chociażby produkcja długopisów, gdzie w ramach produkcji czynności wsparcia związane z wystawianiem faktury VAT mogą wydawać się na pierwszy rzut oka niedodające wartości  (nie zarabiamy na wystawieniu FV) jednakże eliminacja tych czynności z procesu spowoduje, że w ogóle nie otrzymamy pieniędzy ponieważ tak jest zorganizowany obieg finansowy w Polsce.

Podsumowując temat analizy, chciałbym zwrócić uwagę na kilka elementów, które pozwolą uniknąć niepotrzebnych dyskusji i być może zmniejszyć potencjalny opór przed kolejnym krokiem, czyli zmianą. Przede wszystkim całe badanie powinniśmy dokumentować w sposób jak najbardziej niepodważalny (zdjęcia, print screeny, cytaty z dokumentów, arkusze pomiarów, metoda badawcza, filmy z przebiegu procesu) tak, aby mówić tylko o faktach bez wyrażania opinii i polemiki na temat potencjału. Po drugie cały czas starajmy się używać sformułowań pozytywnych np. potencjał do zmian zamiast problemy do rozwiązania. I na koniec zwróćmy uwagę na to, że we wszystkie zmiany związane z odchudzaniem procesów MUSZĄ być zaangażowani operatorzy procesu (osoby wykonujące pracę /czynności w procesie)  , które dzięki  pomocy doświadczonych konsultantów/analityków procesów będą mogły wprowadzać te zmiany w sposób najbardziej dla siebie zrozumiały i optymalny.

Wpisy na podobny temat

1. Nowość – Studia podyplomowe Six Sigma i Optymalizacja Procesów
2. Szybsze mapy procesów
3. 5 prostych kroków jak uczynić projekt kuloodpornym – wprowadzenie do zarządzania ryzykiem część 1
4. Dolnośląska Grupa Regionalna SPMP zaprasza na spotkanie "Projekty usprawniania procesów biznesowych"