+48 512 364 075

4 sposoby inicjacji projektu

Marcin Żmigrodzki

Projekty uruchamia się na kilka sposobów w zależności od potrzeb organizacji, wiedzy o projekcie, uwarunkowań politycznych. Poniżej w paru słowach opowiedziano o tym, jak zaczynać z szansą na sukces.

Projekt często nie jest postrzegany jako szansa, możliwość rozwoju, uczestniczenia w czymś fascynującym. A raczej jako:

  • zjawisko nietrwałe – każdy projekt kiedyś się kończy, zatem oporny uczestnik projektu może zechcieć przeczekać go, aby wrócić do starych nawyków, sposobu pracy, obowiązków;
  • „wrzuta” – projekt to często dodatkowy obowiązek dla pracowników, oprócz bieżących zadań muszą wykonywać dodatkowe prace w projekcie, a nikt nie lubi siedzenia w nadgodzinach;
  • nowy podział władzy – kierownik projektu to nie zawsze osoba z autorytetem i mandatem władzy, zdarza się, że jest to szeregowy specjalista, któremu tylko na chwilę wciśnięto na głowę czapeczkę z napisem PM, zatem może on mieć znikomy wpływ na swoich, niejednokrotnie starszych kolegów, co z kolei prowadzi do konlfiktów; z drugiej strony w efekcie wdrożenia projektu zmianie może ulec decyzyjność pracowników, ktoś, kto kiedyś miał władzę w wyniku projektu ją straci, a ktoś, kto funkcjonował w nieistotnym obszarze firmy, pojawia się na świeczniku;
  • zmiana nawyków – projekt zwykle wprowadza zmiany w sposobie pracy części pracowników, np. przez wdrożenie systemu informatycznego, reorganizację procesu, wdrożenie nowego produktu itp.; część ludzkości wykazuje naturalny opór przed jakimikolwiek zmianami, co utrudnia realizacje projektów.

Zatem, aby ustrzec się przed powyższymi problemami, a także przed uruchamianiem przedsięwzięć skazanych na porażkę lub nieopłacalnych, warto poświęcić trochę czasu na inicjację.

A po co inicjować projekt zamiast zacząć po prostu robić? Otóż ten etap pozwala na:

  • oficjalne zaistnienie tematu – nazwa projektu zaczyna być promowana przez zainteresowanych pracowników, z czasem temat staje się oswojony, a niekiedy nawet modny, warto, aby kluczowi decydenci słyszeli o projekcie zanim ten jeszcze się rozpocznie, to pomaga rozbroić wstępne zastrzeżenia interesariuszy;
  • pozyskanie sponsora i głównego kierownictwa – przy inicjacji określa się wstępną wizję i wartość projektu, a więc i można zidentyfikować, kto powinien być właścicielem uzasadnienia projektu, czyli sponsorem; pomaga zbudować koalicję wspierającą projekt i to zanim opata zostanie po raz pierwszy wbita w ziemię;
  • zbudowanie organizacji projektowej – na podstawie wizji projektu można się zastanowić, kto powinien nim pokierować, jakie kompetencje będą przydatne, jakie odpowiedzialności trzeba pokryć, dla kogo będziemy realizowali to przedsięwzięcie itd.;
  • unikanie ryzyka projektu „sieroty” – to podstawowe ryzyko związane z projektami, sytuacja, gdy projekt nie ma wsparcia nikogo z naczelnego kierownictwa organizacji, nikt go nie potrzebuje, wówczas przy najmniejszym problemie całe przedsięwzięcie weźmie w łeb; gdy brak sponsora, niechęć do współpracy z działu obok, brak budżetu na nawet niewielką rzecz mogą zatrzymać projekt; projekt „sierota” to najlepszy pretekst, aby go skasować.

Formalna inicjacja

Pierwsza metoda (zgodna  z metodykami) polega na wydzieleniu dwóch etapów zanim rozpoczęte zostaną prace nad projektem. Najbardziej rozpowszechnione metodyki PMBOK oraz PRINCE2 zakładają dwukrokowe uruchamianie projektu: najpierw inicjowanie, a następnie planowanie. Inicjowanie polega na opisaniu pomysłu na nowe przedsięwzięcie, przeanalizowanie, czy da się je wykonać oraz jakie korzyści może potencjalnie przynieść. Daje odpowiedź na pytania:

  • o co nam chodzi?
  • czy projekt wykonalny?
  • czy projekt opłacalny?

Dokumentem, który zawiera powyższe informacje, jest tzw. karta projektu.

Uwaga: zgodnie z metodykami na tym etapie nie ma jeszcze osoby kierownika projektu. To sponsor przygotowuje kartę, ewentualnie zleca ją komuś do wykonania. Kierownik projektu pojawia się dopiero w momencie zatwierdzania karty, aby poprowadzić drugi etap – planowanie.

Warto pamiętać też, że elementem inicjacji jest również zaplanowanie, w jaki sposób będziemy planowali projekt, czyli wykonywali drugi etap zarządczy projektu.

Zatem podsumowując, inicjacja jest pierwszym etapem (tzw. zarządczym) w cyklu życia projektu. W przypadku większych etapów, warto zrobić inicjację również dla pojedynczego etapu.

Przewagą formalnej inicjacji jest to, że nie potrzebujemy mieć wielkiego wsparcia organizacji, aby ją wykonać, gdyż zgadzając się na realizację tego etapu, firma zgadza się jedynie na poniesienie kosztów analizy wykonalności i opłacalności, a nie wykonania całego projektu. Ponadto dzięki stworzeniu dokumentu – karta projektu, uzyskujemy pierwszą dokumentację realizowanego przedsięwzięcia. W końcu uzyskujemy formalną decyzję naczelnego kierownictwa zezwalającą na zajęcie się tematem i angażowanie zasobów organizacji.

Stopniowe, nieformalne uzgodnienia

Niekiedy okazuje się, że temat projektu jest niewygodny lub niepopularny dla niektórych członków organizacji. Wówczas formalna inicjacja mogłaby spowodować szybkie zarzucenie tematu.

Taki wariant inicjowania ma sens jedynie, gdy mamy do czynienia z silnie upolitycznionym środowiskiem, niejasnymi potrzebami i celami interesariuszy, albo projekt wymaga podejścia ewolucyjnego.

W praktyce wygląda to tak, że sponsor wędruje po piętrach biurowca i zaczepia różnych ważnych ludzi: „Co byś powiedział, gdyby organizacja zajęła się tym tematem?”, „Słyszałem, że w dziale technologii analizują możliwość odpalenia nowego projektu. Co o tym sądzisz?”, „Podobno nasza konkurencja już wdrożyła produkt X. Czy myślisz, że my też powinniśmy?”. Po odpowiedziach na takie pytania można się zorientować, w jakiej formule projekt ma szansę powodzenia w firmie.

Wymogiem koniecznym jest ciągłe wsparcie sponsora, bowiem inicjowanie w tym podejściu może trochę potrwać.

Za pomocą innego projektu

Czasem projekt jest tak wielki, że samo jego uruchamiania to osobne przedsięwzięcie. Wówczas odbywa się to analogicznie do formalnej inicjacji z tym, że startujemy osobny projekt, którego celem jest inicjacja. Ma to miejsce np. wówczas, gdy projekt wymaga wykonania złożonego studium wykonalności.

Do startu…, Naprzód!

Wiemy wszystko? Znamy się? Lubimy współpracować? To do roboty, zamiast marnować czas na biurokrację. Tak w skrócie można by określić ostatnią metodę startowania projektu.

Taki sposób uruchamiania zadziała tylko, gdy zespół zna się ze sobą, jest zmotywowany do współpracy i wizja projektu jest oczywista albo nie ma problemu, gdy będzie się z czasem klarować. Formuła Ad hoc, bo tak się nazywa fachowo, wymaga także zapewnienia bezkrytycznego finansowania projektu. Taka sytuacja występuje przede wszystkim w firmach garażowych, gdzie pracownicy, a jednocześnie właściciele spędzają po kilkanaście godzin dziennie w pracy nakręcani wizją rozwoju firmy.

W większych organizacjach o mniej przedsiębiorczej kulturze organizacyjnej taka formuła może zadziałać jedynie dla bardzo małych projektów. Bowiem przy braku formalnej inicjacji projekt może mieć trudności z pozyskanie budżetów i zaangażowania ludzi z innych działów.

2 odpowiedzi na “4 sposoby inicjacji projektu”

  1. Komentarz z Facebooka:
    „tęsknię za podejściem do tematu „ad hoc”, ale w dużych organizacjach rzeczywiście sprawdza się to raczej tylko do małych projektów, raczej dodatkowych zadań zespołu. i to między innymi stanowi często o przewadze młodych małych firm. przy okazji zaskakujące, jak wiele osób nawet nie zastanawia się, kim jest sponsor, dlaczego zdecydował się na dany projekt i czego w rzeczywistości oczekuje po jego zakończeniu. a kiedy jednak zada się te pytania, jak trudno uzyskać satysfakcjonujące odpowiedzi. często wygląda to właśnie na nieszczęsne projekty „sieroty”. wydaje mi się, że jest tak często wtedy, gdy uda się pozornie zyskać przychylność decydenta odnośnie projektu, ale później brakuje z jego strony prawdziwego wsparcia.”

    • To chyba częste jest szczególnie w początkowej fazie wdrażania metodyki projektowej, np. Six Sigma. Gdy dopiero krystalizuje się rola sponsora i tego, że ma on też jakieś obowiązki, np. zapewnienie, aby projekt miał sens biznesowy.

Kontakt
Interesują Cię nasze szkolenia? Skontaktuj się z nami: tel.:+48 512 364 075 e-mail: szkolenia@octigo.pl Formularz kontaktowy

Biuletyn

 

Chcesz wiedzieć, o czym piszemy na blogu, co nas fascynuje, co nowego dzieje się w Octigo? Zapisz się na nasz biuletyn.

Wypełniając powyższy formularz, zgadzam się na przetwarzanie podanych danych do celów marketingowych przez firmę Octigo sp. z o.o. Twój e-mail będzie przechowywany wyłącznie w naszej bazie, w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych, Twój e-mail nie jest udostępniany innym podmiotom, wysyłamy biuletyn e-mailowy nie częściej niż 1-2 razy w miesiącu.

 
 
Profil na Google+ PMI, PMBOK, PMP, PgMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.