+48 512 364 075

O zarządzaniu zakresem ciąg dalszy

Marcin Żmigrodzki

Słowo zakres może mieć trzy odmienne znaczenia:

  1. Zakres (projektu) – zestaw wszystkich zadań / prac do wykonania aby osiągnąć zamierzone cele projektu – w postaci usług / produktów / rezultatów,
  2. Zakres (produktów) – zakres funkcji i cech produktów / usług / rezultatów (będących efektem projektu), produkt (przedmiot dostaw) to coś, co jest wytwarzane w trakcie projektu,
  3. Zakres (obszar) – obszar, na który projekt ma wpływ i w którym się porusza, np. lista procesów operacyjnych, które ulegną zmianie w wyniku projektu.

Warto upewnić się, o czym mówimy, używając słowa „zakres”.

Wprowadzenie

Zakres jest to lista rzeczy, które chcemy dostarczyć w projekcie, tzw. produktów (ang. deliverables). Jest on przez cały cykl życia projektu stale przeplanowywany i doprecyzowywany:

  1. Inicjacja – na tym etapie mamy do czynienia z tzw. wstępną deklaracją zakresu. W karcie projektu mamy tylko ogólne założenia, potrzeby klienta, uzasadnienienie biznesowe, czyli powód dla którego uruchamiamy projekt oraz cele do osiągnięcia. Zakres opisany jest jedynie z grubsza, np. Stworzenie oprogramowania do zarządzania szpitalem (realizującego procesy A, B, C …. oraz udostępniającego funkcje D, E, F …. dla użytkowników o rolach G, H, …), Wprowadzenie nowego produktu finansowego na rynek (cele -> pozyskanie X nowych klientów, zarobienie Y zł) – obsługa produktu w systemach, marketing produktu, przygotowanie procedur itp., Stworzenie strony WWW firmy informującej o ofercie firmy (szczegółowe informacje o produktach A, B, C … oraz usługach D, E, …), opis zakresu jest wówczas skrótowy między innymi dlatego, że nie ma jeszcze sformowanego zespołu projektowego, ani kierownika projektu,
  2. Planowanie / koncepcja – w tym momencie wspólnie z zespołem projektowym opracowywany jest pomysł, jak wykonać projekt. Czasem jest on oczywisty i etap z automatu się pomija, przechodząc do następnego, ale czasem projekt jest bardziej złożony lub innowacyjny i wówczas należy wypracować koncepcję, a inaczej mówiąc opis wdrażanego rozwiązania. W ten sposób powstaje tzw. definicja zakresu, czyli opis co chcemy zrobić w projekcie i jak chcemy to zrobić. Jest to słowny opis prac i sposobu ich wykonania, czasem tutaj realizuje się studium wykonalności, aby potwierdzic realność koncepcji.
  3. Planowanie zakresu – mając koncepcję, możemy się przejść po zespole projektowym i doprecyzować zakres projektu. Efektem tych analiz i spotkań jest stworzenie WBS (o tym dalej), czyli precyzyjne zaplanowanie tego, co chcemy dostarczyć w trakcie projektu. WBS jest również centralnym punktem, który stanowi wejście do planowania innym elementów projektu, jak zespół, harmonogram, budżet, ryzyko itp.
  4. Realizacja – po zatwierdzeniu WBS oraz reszty planu projektu można przystąpić do realizacji. Na tym etapie uruchamia się zarządzanie zmianą w projekcie i pojawiają się ryzyka, zagadnienia oraz żądania zmian. Zakres jest wielokronie zatwierdzany przez komitet sterujący i zmieniany, aż do jego wykonania w całości.
  5. Zamykanie – na zakończenie projektu, a niekiedy również etapów kierownik projektu dokonuje weryfikacji zakresu, aby potwierdzić, czy na pewno wszystko, co zamówione, zostało dostarczone. na tym kroku następują również odbiory przez klienta i spisywanie nauczek poprojektowych zawierających wnioski o tym, co poszło dobrze, a co źle.

Zatem zarządzanie zakresem projektu polega na:

  • zebraniu wymagań (służącemu zaplanowaniu zakresu),
  • pierwotnym zdefiniowaniu zakresu projektu (scope baseline),
  • wypracowaniu koncepcji projektu oraz następnie spisaniu WBS,
  • monitorowaniu osiągnięcia zaplanowanego zakresu projektu (zgodnie z ustalonym planem),
  • podejmowaniu ewentualnych działań naprawczych (w przypadku zaobserwowania odchyleń osiągniętego zakresu od planowanego, które wymagają reakcji),
  • zarządzania zmianami w trakcie trwania projektu (ze szczególnym uwzględnieniem wpływu zmian na zakres projektu oraz dostosowaniem zakresu po akceptacji zmian).

Celem realizacji zakresu projektu jest realizacja celów projektu. To oznacza, że zadaniem kierownika projektu jest:

  • dostarczyć wszystkie produkty konieczne dla osiągnięcia celów,
  • dostarczyć tylko produkty konieczne dla osiagnięcia celów.

Zarządzanie zakresem wg PMBBOK

PMBOK (jedna z wiodących metodyk zarządzania projektami) zakłada występowanie kilku procesów:

  1. Planowanie zakresu (Scope planning) – w tym kroku ustalamy, w jaki sposób podejdziemy do zarządzania zakresem w naszym projekcie, np. z kim będziemy definiować koncepcję, jaki będzie harmonogram planowania, w jakiej postaci zapiszemy zakres itd. Jest to pierwszy proces uruchamiany zatwierdzeniu karty projektu, jego inicjacji i mianowaniu kierownika projektu.
  2. Definiowanie zakresu (Scope definition) – tutaj tworzymy koncepcję projektu, efektem jest zapisanie tzw. deklaracji zakresu (scope statement). Już angażujemy ekspertów z różnych obszarów organizacji, aby rozwiązanie, które wypracujemy był optymalne, opłacalne i przede wszystkim wykonalne.
  3. Tworzenie WBS (WBS creation) – w końcu na podstawie opisanego rozwiązania możemy stworzyć listę produktów do dostarczenia w projekcie, czyli WBS. WBS to podstawowe narzędzie komunikacji w projekcie (o tym dalej).
  4. Weryfikacja zakresu (Scope verification) – ten proces zachodzi już w czasie realizacji projektu a właściwie pod jego koniec i dotyczy odbiorów i akceptacji wykonanego zakresu z perspektywy zgodności z tym, co zamówiono.
  5. Kontrolowanie zakresu (Scope control) – to proces monitorowania zakresu w trakcie jego realizacji i obserwacja, jak bardzo odchyla się wykonanie zakresu projektu od założeń w planie bazowym (opracowanym w trzech pierwszych procesach).

Ciąg dalszy nastąpi …

Możliwość komentowania jest wyłączona.

Kontakt
Interesują Cię nasze szkolenia? Skontaktuj się z nami: tel.:+48 512 364 075 e-mail: szkolenia@octigo.pl Formularz kontaktowy

Biuletyn

 

Chcesz wiedzieć, o czym piszemy na blogu, co nas fascynuje, co nowego dzieje się w Octigo? Zapisz się na nasz biuletyn.

Wypełniając powyższy formularz, zgadzam się na przetwarzanie podanych danych do celów marketingowych przez firmę Octigo sp. z o.o. Twój e-mail będzie przechowywany wyłącznie w naszej bazie, w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych, Twój e-mail nie jest udostępniany innym podmiotom, wysyłamy biuletyn e-mailowy nie częściej niż 1-2 razy w miesiącu.

 
 
Profil na Google+ PMI, PMBOK, PMP, PgMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.