+48 512 364 075

O co chodzi z tym WBS?

Marcin Żmigrodzki

Pod tym tytułem postanowiliśmy trochę powynurzać się nad zarządzeniem zakresem projektu. WBS wiemy, czymże jest. A jak nie, to poniżej mamy odpowiedź. My autor i my czytelnik. Wracając do tytułu zaś, gdy nie wiadomo o co chodzi w projekcie, to pewnie chodzi o… komunikację.

– Jak wygląda twój projekt? – sponsor zawezwał był swojego kierownika projektu.

– Dobrze, choć właśnie dogadaliśmy się co do wymagań, lecz okazało się, że mimo, że były już zatwierdzone, to sprzedaż zgłosiła dodatkowe uwagi, które IT uwzględni pod warunkiem, że zostanie domknięta specyfikacja do jutra. Tylko, że zatwierdzenie wymaga ponownych konsultacji biznesu, a jutro nie ma analityka, więc do jutra może się nie udać zamknąć. Chyba, że stworzymy etap 2.1B+

– Czy biznes będzie mógł rozpocząć operacje w tym miesiącu?

– To zależy, częściowo na pewno, natomiast nie mamy przekonania, że uda się dokonywać potwierdzeń zleceń.

– Co to znaczy?

– Niby nic, jednak proces nie będzie kompletny, chyba, że zrobimy tymczasowo ręcznie, ale wtedy będą musiały być wygenerowane dodatkowe raporty. Masz budżet na dodatkowe etaty? Pewnie nie, zatem trzeba będzie zrezygnować. Ale to nie szkodzi, bo i tak ma spaść zapotrzebowanie w czasie wakacji. – lider projektu perorował niepowstrzymywany.

– Zgłaszasz jakiś alert? – pełna wyczekiwania cisza po zakończonej wypowiedzi kierownika sprowokowała decydenta do zadania jakiegoś choćby nieistotnego pytania.

– No właśnie powiedziałem. – rozdziawił oczy.

– Czyli wszystko ok… – uniesione brwi krzyczały: „I tylko nie pozwól mi sie zatrzymywać”.

– Jeszcze raz, nic nie zrozumiałeś…

… Klatka stop! …

Co w opisanej sytuacji nie zadziałało? … Właśnie i WBS służy właśnie do  komunikacji.

***

Struktura podziału prac (z angielska Work Breakdown Structure – WBS) to nic innego, jak lista zakupów, którą musimy zrobić w trakcie projektu. Z resztą poszczególne elementy WBS nazywa się produktami lub przedmiotami dostaw (deliverables). Lista zakupów widziana jest przede wszystkim z perspektywy celu komunikacji w projekcie, a może nim być:

  1. Raportowanie stanu projektu do sponsora – sponsor chce w żołnierskich słowach wiedzieć, co jest nie tak i które elementy projektu są zagrożone. Z doświadczenia wie, że całego zakresu projektu nie potrzebuje, ale w każdym przedsięwzięciu jest kilka kluczowych kawałków, bez których cała inwestycja nie ma sensu. Dzięki WBSowi sponsor szybko może przypomnieć sobie, o co chodziło w projekcie i co jest dla niego najważniejsze. Czego ma pilnować sam, a co można pozostawić temu gadatliwemu kierownikowi projektu.
  2. Uporządkowanie komunikacji między wykonawcami, np. IT a biznesem – technolodzy posługują się swoim językiem, biznes swoim, jedni mówią o specyfikacjach, punktach funkcyjnych, modułach, a drudzy o potrzebach, procesach, pieniądzach. WBS może być pomostem pomiędzy jednymi, a drugimi. Jedni chcą, aby projekt był jak najprostszy a przy tym technicznie dopieszczony oraz niezmienny, a drudzy – aby dał jak największą wartość choćby za cenę bylejakości.
  3. Uregulowanie kontraktu z dostawcą – jak opisać przedmiot dostaw łatwiej niż przez numerowaną listę? wystarczy do kontraktu wstawić główne części zakresu w punktach, każdy z nich rozwinąć w załącznikach i już. Jeszcze można by elementy zakresu podzielić tak, aby odpowiadały kolejnym płatnościom, co by łatwo można było stworzyć i podpisać protokół odbioru.
  4. Wewnętrzna kontrola postępu -niekiedy w projekcie mamy do czynienia z dużą ilościa drobnych kawałków, które trzeba wytworzyć i dostarczyć. Taka układanka z 1000 rozsypanych puzli łatwo może wymknąć się spod kontroli. A jeżeli ciąży nad nami presja czasu, to nieszczęście gotowe. Warto wówczas 1000 puzli pogrupować w kategorie, te w jeszcze większe kategorie, a jeżeli trzeba to w jeszcze większe. W ten sposób powstanie nam hierarchiczna struktura, porządkująca 1000 drobnych elementów, czyli WBS. Wówczas najefektywniejszym sposobem pomiaru tempa prac jest monitorowanie ile procent klocków w danej kategorii już zostało stworzone/dostarczone/odebrane/zaimplementowane/używane produkcyjnie etc. Widzimy w ten sposób postęp liczony w procentach dostarczonego zakresu.
  5. Aspekty techniczne – czasem technologia produkcji wymusza na nas określony podział prac, bo np. najpierw trzeba mieć pozwolenie na budowę, potem można kopać fundament, a następnie stawiać ściany. Warto to pokazać w opisie zakresu, bo różne fragmenty wytwarzane są w różny sposób, przy użyciu różnych umiejętności i przez różnych ludzi.
  6. Zarządzanie ryzykiem – zdarza się, że projekt jest na tak straconej pozycji, że kierownik projektu już na starcie wdziewa czerwony kubraczek i krzycząc „Hohohoho!” biega z wiadrem i gasi pożary. W takich projektach warto wyróżnić główne ryzyka, przypisać podporządkowane im kawałki zakresu i skupić się na atakowaniu zagrożeń, które w największym stopniu wpływają nam na najważniejsze produkty w projekcie. W ten sposób tworzymy tzw. RBS (Risk Breakdown Structure).
  7. Przydzielenie odpowiedzialności – analogicznie, jak przy ryzykach, możemy sobie narysować strukturę organizacyjną projektu, wyróżnić wykonawców prac i wypunktować, co każdy z nich ma wykonać. Powstanie w ten sposób tzw. OBS (Organization Breakdown Structure). Pokazuje on listę prac z perspektywy ludzi odpowiedzialnych za nie. Pomaga na przykład delegować zadania, rozwiązywać konflikty, zarządzać dostawcami itd.
  8. Stworzenie harmonogramu – w końcu warto stworzyć harmonogram, a najbardziej uporządkowanym podejściem do tego jest wprzódy spisanie tego, co ma być zrobione. Potem do każdego punktu w WBS przypisujemy zadania, daty, zasoby, zależności i mamy harmonogram, ale o planowaniu projektu już pisaliśmy przy innej okazji.

***

… Przewiń do tyłu … Kamera, akcja! ….

– Jak wygląda twój projekt? – odezwał się sponsor, gdy kierownik projektu wszedł do jego biura.

– Przypomnę, że mamy 5 głównych części projektu. 3 są kluczowe z punktu widzenia celu (A, B, C) i nie mogą się opóźnić, 2 możemy wykonać w wolnym czasie (D, E), choć jak wiesz biznes nalega na wszystko. A – jest w trakcie specyfikacji i mamy 3 dni spóźnienia z powodu absencji analityka, B i C – jest w czasie: zamykamy specyfikacje jutro. Do podjęcia decyzja, czy wdrażamy A, B, C, ale z tygodniowym opóźnieniem, czy też rozdzielamy A od B i C. Ten drugi scenariusz nie ma sensu, bo i tak musimy te elementy mieć wdrożone, aby biznes był w stanie je wykorzystać.

– Czyli opóźniamy wdrożenie o tydzień. Co z D i E? – sponsor zainteresował się.

– Będzie później, proces zadziała, ale przez miesiąc potrzebujemy na zapewnienie obsługi przy braku E dodatkowego człowieka. – wyjaśnił kierownik projektu.

– Załatwione.

– To nie pozwolę sobie dłużej nadwyrężać twojej cierpliwości. – i wyszedł z dwoma decyzjami w kieszeni.

Niby ta sama sytuacja i brzmi inaczej.

O tym, jak tworzyć WBS i jak go przerabiać na RBS, OBS i wszelkie inne BSy porozmawiamy* w kolejnym wpisie.

*My autor i my czytelnik. 🙂

Jedna odpowiedź do “O co chodzi z tym WBS?”

  1. JL pisze:

    Pierwsza wersja jest bardziej ułańska 🙂 Taka z fantazją w związku z czym podoba mi się też bardziej… 🙂

Kontakt
Interesują Cię nasze szkolenia? Skontaktuj się z nami: tel.:+48 512 364 075 e-mail: szkolenia@octigo.pl Formularz kontaktowy

Biuletyn

 

Chcesz wiedzieć, o czym piszemy na blogu, co nas fascynuje, co nowego dzieje się w Octigo? Zapisz się na nasz biuletyn.

Wypełniając powyższy formularz, zgadzam się na przetwarzanie podanych danych do celów marketingowych przez firmę Octigo sp. z o.o. Twój e-mail będzie przechowywany wyłącznie w naszej bazie, w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych, Twój e-mail nie jest udostępniany innym podmiotom, wysyłamy biuletyn e-mailowy nie częściej niż 1-2 razy w miesiącu.

 
 
Profil na Google+ PMI, PMBOK, PMP, PgMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.