+48 512 364 075

Jak zaplanować harmonogram w MS Project

Marcin Żmigrodzki

Na koniec rozważań o zarządzaniu czasem projektów warto wspomnieć jeszcze, jak to się robi z perspektywy oprogramowania. A chyba najpopularniejszy program dla kierownika projektu obok programu do poczty elektronicznej, to MS Project. Nauczymy się tego na przykładzie pewnego harmonogramu.

Zagraj w naszą grę online, która w czasie rzeczywistym pokazuje jak wpływa ścieżka krytyczna na projekt oraz jak monitorować projekt metodą wartości wypracowanej – kliknij tutaj.

Wstępne ustawienia

Najpierw weź tuzin zadań i MS Projecta. Po uruchomieniu programu powinieneś zobaczyć ekran taki, jak poniżej.

Z lewej strony mamy typowe zadania, które tymczasowo można pominąć. Nie przydadzą się przy prostym harmonogramie, a domyślne ustawienia MS Project są odpowiednie w 90% przypadków.

Za wyjątkiem dwóch górnych opcji. Pierwsza „Ustawianie daty rozpoczęcia harmonogramu” pozwala nam ustalić, od którego momentu ma być wyliczany harmonogram: w przyszłości, bądź w przeszłości, domyślnie jest to data dzisiejsza. Druga opcja to „Definiowanie ogólnych godzin pracy”, MS Project ma standardowy kalendarz dnia od 9 do 18 z przerwą godzinną od 13 do 14. Jeżeli nie interesuje nas rozliczanie pracy z dokładnością poniżej jednego dnia, to zostawmy to tak jak jest. Jeśli zaś chcemy rozliczać poszczególne godziny, to warto ustawić właściwy kalendarz. A teraz zamknijmy boczny panel za pomocą czerwonego krzyżyka w rogu.
Massawa - szkolenie z zarządzania projektami
Wprowadzanie zadań

Wprowadzamy zadania do drugiej kolumny, po prostu wpisując ich nazwy i klikając ENTER po każdym. Następnie wybieramy zadania, które są podzadaniami i klikamy przy nich strzałkę w prawo „Zwiększ wcięcie„. Przykładowo podzadaniami „Przygotowanie inwestycji” są „Uzyskanie warunków zabudowy” oraz „Uzyskanie pozwolenia na budowę„. Podzadanie od zadania nadrzędnego (zwanego też zadaniem sumarycznym) różni się tym, że w zadaniu nadrzędnym nie można wprowadzić czasu, ani pracy. Wynikają one z czasu i pracy zadań podrzędnych. Inaczej mówiąc nadzadanie zaczyna się wtedy, kiedy zaczyna się najwcześniejsze podzadanie i kończy, gdy kończy się ostatnie podzadanie. Praca nadzadania jest zaś sumą pracy wszystkich jego podzadań. Poniższy obrazek pokazuje jak teraz wygląda lista zadań.

Budowa harmonogramu

W kolumnie trzeciej zaś wpisujemy czas trwania zadań w dniach (tylko podzadań, jak wspominałem). W tym momencie okazało się, że wykres zadań na osi czasu (tzw. Gantta) przedstawia zbyt dużą szczegółowość czasową. Zmniejszyć jego skalę można przez naciśnięcie lupy ze znakiem minus na pasku zadań. Po dwukrotnym kliknięciu mamy widok z dokładnością do tygodnia i widzimy naraz około 8 miesięcy. Widać to na kolejnym obrazku poniżej.

Powoli zaczyna się wyłaniać harmonogram projektu. Teraz wystarczy uzupełnić go o zależności między zadaniami. W naszym przykładzie użyjemy tylko relacji Zakończenie do Rozpoczęcia (ZR). Aby to zrobić, wystarczy w kolumnie „Poprzedniki” wpisać numer zadania poprzedzającego. Można też alternatywnie przeciągnąć zadanie poprzedzające na następne na wykresie Gantta. Możliwe jest także wprowadzanie zależności między zadaniami sumarycznymi, wówczas przesunięciu ulegnie cała grupa zadań.

Harmonogram już mamy prawie gotowy. Możemy teraz powiedzieć, kiedy zakończy się nasz projekt. MS Project po wprowadzeniu zadań z czasami trwania i zależności automatycznie wyliczył ścieżkę krytyczną i ma ochotę teraz nam pokazać. Aby ją zobaczyć, wystarczy w menu MS Projecta kliknąć Widok >> Diagram siecowy albo Widok >> Wykres Gantta – śledz. Przy jednym i drugim zadania na ścieżce krytycznej oznaczone są na czerwono. Jak widać nasz projekt jest jedną wielką ścieżką krytyczną, co wynika z tego, że wszystkie zadania są powiązane w jeden łańcuszek. W praktyce oznaczałoby to duże ryzyko dla terminu projektu, bowiem opóźnienie jakiegokolwiek zadania natychmiast opóźni projekt.

Przypisanie zasobów

Ostatnim krokiem jest określenie, kto będzie wykonywał zadania. W tym celu należy kliknąć opcję Widok >> Arkusz zasobów. W tabelce wpisujemy przykładowe imiona wykonawców zadań. Następnie wracamy do widoku harmonogramu Widok >> Wykres Gantta i klikamy dwa razy w każde zadanie podrzędne i w okienku wybieramy zakładkę Zasoby. Dla każdego wiersza wybieramy osobę spośród uprzednio wpisanych. Możemy wpisać domyślne 100% zaangażowania, albo mniejszą wartość, np. 50%, jeżeli ktoś robi zadanie na pół etatu. Szybszą metodą wpisywania jest wybieranie z listy wyboru Nazwy zasobów w ostatniej kolumnie na widoku Gantta.

I harmonogram gotowy! Teraz możemy zacząć mierzyć postęp prac w projekcie.

Monitorowanie postępu

Aby tego dokonać, najprostszą metodą jest kliknąć dwa razy w zadanie. I na zakładce Ogólne wpisać odpowiedni procent postępu prac. MS Project pokaże na wykresie czarny pasek na niebieskim pasku zadania, które długość odpowiada wpisanym procentom. Jeżeli w trakcie realizacji projektu okaże się, że zmieni się czas trwania, zależności między zadaniami lub pojawią się nowe zadania, to program automatycznie przeliczy cały harmonogram i narysuje nowy.

Na koniec warto wspomnieć, że MS Project oferuje wiele funkcji analitycznych harmonogramu projektu. Przykładowa opcja Projekt >> Informacje o projekcie >> Statystyka pokazuje podstawowe informacje o datach harmonogramu oraz liczbie dni pracy zaplanowanych, wykonanych i pozostałych w całym projekcie.

Powyższy opis był zrobiony dla MS Project 2003. MS Project jest znakiem towarowym firmy Microsoft Corporation.

Możliwość komentowania jest wyłączona.

Kontakt
Interesują Cię nasze szkolenia? Skontaktuj się z nami: tel.:+48 512 364 075 e-mail: szkolenia@octigo.pl Formularz kontaktowy

Biuletyn

 

Chcesz wiedzieć, o czym piszemy na blogu, co nas fascynuje, co nowego dzieje się w Octigo? Zapisz się na nasz biuletyn.

Wypełniając powyższy formularz, zgadzam się na przetwarzanie podanych danych do celów marketingowych przez firmę Octigo sp. z o.o. Twój e-mail będzie przechowywany wyłącznie w naszej bazie, w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych, Twój e-mail nie jest udostępniany innym podmiotom, wysyłamy biuletyn e-mailowy nie częściej niż 1-2 razy w miesiącu.

 
 
Profil na Google+ PMI, PMBOK, PMP, PgMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.