+48 512 364 075

Jak zapewnić jakość w projekcie? – praktyczne podejście

Marcin Żmigrodzki

Flickr.com

Napotkałem kiedyś pewną firmę, w której zapewnienie jakości było głównym priorytetem w zarządzaniu projektami. O ile pozostałe wymiary, jak koszt, zakres i czas były w miarę pewnie planowalne, to jakość pozostawała wyzwaniem. Jednocześnie była czynnikiem dającym przedsiębiorstwu długoterminową przewagę na rynku. Ku zaskoczeniu samego kierownictwa proces zapewnienia jakości okazał się u nich wiodącym procesem zarządzania projektem, gdy już skończyliśmy mapować ich procesy projektowe. Zanim produkt docierał do klienta przechodził przez serię prób, testów i projektów, aby upewnić się, że spełni wymogi funkcjonalnej.

W innej firmie kontrola jakości stanowiła połowę kosztów rozwiązania informatycznego, bo taki był budżet na testy. Jednak rynek, na którym ta firma działała umożliwiał ponoszenie takich kosztów ze względu na wysokie ceny. Jakość doprowadzono do poziomu nie tylko odpowiedzialności konkretnych pracowników za linijkę kodu, ale i odpowiedzialności karnej członków zarządu za wady w ich oprogramowaniu. Bowiem ów software miał chronić ludzkie życie. To jest dopiero totalna kontrola!

Kończąc serię artykułów (Czymże jest jakość i Jakość w projekcie – prosta definicja) o zarządzaniu jakością w projektach, chciałbym praktycznie przedstawić, w jaki sposób spowodować, aby wytwory projektu faktycznie były wysokiej jakości. W tym celu najlepiej posłużyć się przykładem. Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo, które musi swój wyrób wyprodukować dobrze za pierwszym razem, inaczej klient zerwie kontrakt i znajdzie innego wykonawcę. Załóżmy, że od momentu dostarczenia efektów projektu nie ma miejsca na poprawki, dopasowania, obejścia, sztuczki, ręczną obsługę, prowizorki, dodatkowe testy, odbiory użytkownika końcowego i tym podobne poprawiacze jakości. Odbiorca nie ma zamiaru niczego sprawdzać, po prostu od razu chce użyć tego, co mu dostarczono. Co musiałby zrobić kierownik projektu w takiej sytuacji?

Jakoś może być przede wszystkim zaszyta w procesach produkcyjnych. Gdy mówimy o jakości w projekcie, mówimy z reguły o tym:

  • co to znaczy, że coś jest dobrze zrobione (planowanie jakości),
  • jak dobrze coś będzie wykonane (również planowanie jakości),
  • co zrobimy, aby usunąć wady (kontrola jakości),
  • co zrobimy, aby te wady w ogóle nie wystąpiły (zapewnienie jakości),
  • i ile możemy na te czynności przeznaczyć czasu oraz pieniędzy (i znowu planowanie jakości).

W praktyce mniejsze znaczenie ma jakość procesów zarządzania projektami, chyba, że w tym obszarze mamy do czynienia z totalnych chaosem. Ludzie kłócą się, brakuje jednoznacznych decyzji, nie wiadomo jaki jest status projektów, a czasem nie wiadomo, jakie projekty są zautoryzowane do wykonania.

  1. Czyli w pierwszej kolejności musimy zastanowić się nad tym, co i w jaki sposób będzie wytwarzane w naszym projekcie. Informację o tym dostarczy nam WBS, czyli precyzyjny opis zakresu. Wystarczy wybrać najistotniejsze elementy zakresu na nich skupić uwagę. Jeżeli to jest projekt informatyczny, to pewnie najważniejszy jest system informatyczny. Jeżeli szkoleniowy, to pewnie jakość szkoleń. Jeżeli organizacyjny, pewnie wartość biznesowa wprowadzonych zmian.
  2. Następnie warto ustalić, co dla klienta oznacza wysoka jakość tych produktów. Zaangażowanie klienta do definiowania jakości nieustannie jest źródłem niespodzianek i zdziwień, dlatego warto go zapytać. Istnieje szereg formalnych technik definiowania jakości jak np. CTQ, jednak w najprostszym wypadku wystarczy rozmowa w wyniku, której otrzymamy miary definiujące krytyczne dla jakości cechy produktów projektu. Przykładowo system komputerowy powinien być szczególnie wydajny w module X, bo korzysta z niego konsument końcowy. Szkolenia powinny realizować określone cele w skali Kirk Patricka. A zmiana organizacyjna powinna zaowocować efektywnymi usługami dla klientów końcowych oraz określonym poziomem zadowolenia pracowników.
  3. Po zaplanowaniu jakości w kluczowych obszarach można przejść do analizy, jak zabezpieczyć się przed jej brakiem. O tym poniżej.

Jedno z pierwszych pytań przy planowaniu zapewnienia jakości, które warto sobie zadać, to kto będzie za nią płacił, bo wysoka jakość kosztuje. Jej brak, wiadomo, jeszcze bardziej, ale często oficjalnie klient (zewnętrzny bądź wewnętrzny) nie zamierza za nią płacić tylko zakłada, że jakość jest obecna z definicji. Skoro już ustalimy, kto zapłaci, można przystąpić do planowania jak za te pieniądze zapewnić wysoką jakość. Jakość, jak już napisano, można zapewniać przez unikanie błędów albo przez kontrolę i ich poprawianie. To pierwsze jest dużo tańsze zwykle, jednak trudno zakładać, że uda się wykluczyć wszystkie problemy. Najlepiej posłużyć się przykładem dla pokazania zapewnienia jakości w projekcie.

Zanim pakiet prac może zostać wyprodukowany w przykładowym projekcie, niekiedy zespół musi wykonać szereg przygotowań, jak stworzenie prototypu, czy symulacji, decyzje kupić, czy tworzyć samemu. W takim projekcie sporo zmian kosztu i harmonogramu może wynikać z konieczności zapewnienia najwyższej jakości. No bo przecież tworzenie prototypu może zajmować tygodnie i kosztować tysiące złotych. Może się okazać, że lepsi dostawcy są dużo drożsi lub akurat nie mają czasu na nasze zamówienie. Ponadto na każdym z kroków ponosi się dodatkowy wysiłek dokumentowania wymagań, rezultatów, wniosków, testów, zmian itd., aby wysoka jakość nie umknęła gdzieś po drodze.

Jedno z pytań przygotowujących do testu na certyfikat PMP brzmi: Jak sprawić, aby jakość w projekcie była zapewniona. Poprawna odpowiedź to: Spowodować, aby jakość stała strategicznym priorytetem dla całej firmy. I jest to smutna prawda. W organizacji, w której nie oczekuje się jakości, ludzie nie będą widzieli powodu, aby wyjątkowo się starać. Może oprócz grupki zapaleńców, którzy we krwi mają osobiste mistrzostwo we wszystkim, co robią. Jest to niestety rzeczywistość wielu współczesnych przedsiębiorstw. I takim wnioskiem proponuję zakończyć serię wpisów na temat jakości w zarządzaniu projektami.

Jedna odpowiedź do “Jak zapewnić jakość w projekcie? – praktyczne podejście”

  1. JL pisze:

    „Jedno z pytań przygotowujących do testu na certyfikat PMP brzmi: Jak sprawić, aby jakość w projekcie była zapewniona. Poprawna odpowiedź to: Spowodować, aby jakość stała strategicznym priorytetem dla całej firmy”
    Amen.

Kontakt
Interesują Cię nasze szkolenia? Skontaktuj się z nami: tel.:+48 512 364 075 e-mail: szkolenia@octigo.pl Formularz kontaktowy

Biuletyn

 

Chcesz wiedzieć, o czym piszemy na blogu, co nas fascynuje, co nowego dzieje się w Octigo? Zapisz się na nasz biuletyn.

Wypełniając powyższy formularz, zgadzam się na przetwarzanie podanych danych do celów marketingowych przez firmę Octigo sp. z o.o. Twój e-mail będzie przechowywany wyłącznie w naszej bazie, w każdej chwili możesz wycofać zgodę na przetwarzanie Twoich danych, Twój e-mail nie jest udostępniany innym podmiotom, wysyłamy biuletyn e-mailowy nie częściej niż 1-2 razy w miesiącu.

 
 
Profil na Google+ PMI, PMBOK, PMP, PgMP are registered mark of the Project Management Institute, Inc.